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Firmen Events

Nacht

Mitglied seit
24.04.2006
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Hallo,

ich darf gleich drei Events aufsetzen:

1. Party: Das soll ein Event sein, wo neue Mitarbeiter integriert werden und wir uns alle mal kennenlernen und lieb haben. 11 Personen. In Frankfurt

2. Party: Event, wo wir einige Kollegen aus London und USA zu uns einladen. Wieder in Frankfurt mit ca 20-30 Teilnehmern.

3. Party: Hmm.... da hab ich noch gar keine Angaben. Meld mich wieder.

Hätte jemand Ideen oder vielleicht auch Checklisten für mich?

Vielen lieben Dank!
Schmatz

Ich hab die Nacht gesehen, ich bleibe hier.

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Susanne187

Mitglied seit
20.06.2006
Beiträge: 95
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Ob Vorstandssitzung, Pressekonferenz oder Firmenjubiläum ? wenn Ihr Chef Sie als Eventmanagerin einsetzt gilt grundsätzlich: Gut geplant ist halb organisiert! Jede Veranstaltung soll schließlich ein Erfolg sein und das Image eines Unternehmens positiv stärken. Lesen Sie hier, was Sie bei der Planung von Veranstaltungen jeglicher Art beachten sollten, damit das Event erfolgreich über die Bühne geht und nicht im Chaos endet.

Um Veranstaltungen erfolgreich zu managen, brauchen Sie Organisationstalent und logistische Fähigkeiten. Als Sekretärin, Assistentin oder Office-Managerin dürften diese Anforderungen ohnehin kein Problem für Sie darstellen. Für den Fall, dass Sie jedoch eventuell noch unerfahren im Bereich Veranstaltungsorganisation sind, haben wir für Sie im Folgenden nützliche Tipps zusammengetragen.

Firmenevents

Von der Aufsichtsratssitzung über Besichtigungen, Konferenzen, Kongresse bis hin zu Symposien, Schulungen, Tagungen und Workshops gibt es eine lange Liste von Veranstaltungen, die in Ihrem Berufsalltag anfallen können und spezieller Organisation bedürfen. Diese verschiedenen Events unterscheiden sich in folgenden Punkten:

Anlass und Ziel/Zweck

Hierarchie und Anzahl der Teilnehmer

Häufigkeit

Zeitplan

Tagungsort

Firmenevents können eingesetzt werden als Marketinginstrumente, als multimediale Ereignisse in Wirtschaft, Freizeit und Kultur, bei wissenschaftlichen Veranstaltungen oder auch als soziale Ereignisse. In Zeiten der Informations- und Reizüberflutung nehmen die Anforderungen an die Professionalität einer Veranstaltung permanent zu. Gerade im geschäftlichen Bereich hängt enorm viel vom Ablauf einer Veranstaltung ab. Um ein Event erfolgreich zu managen, empfehlen wir Ihnen, nach dem Vier-Phasen-Schema vorzugehen:

Die vier Veranstaltungsphasen

Zu einer Veranstaltung gehört nicht nur das "Ereignis" an sich in dem Moment, an dem es tatsächlich stattfindet, sondern eine ganze Menge Vor- und Nachbereitung. Man unterscheidet vier Phasen:

1. Planung

2. Organsiation

3. Durchführung

4. Nachbereitung

Lesen Sie im Folgenden, welche Aufgaben in die einzelnen Phasen gehören und was Sie alles berücksichtigen sollten.

1. Planung

Diese konzeptionellen Kriterien sollten Sie unbedingt im Vorfeld klären:

Form/Anlass der Veranstaltung

Zuständigkeiten (ggf. Team bilden)

Budgetrahmen

Zielgruppe/Teilnehmerzahl

Zeit (Datum, Uhrzeit, Dauer)

Programm/Ablauf (Pausen nicht vergessen!)

Erstellen Sie Checklisten oder greifen Sie auf vorhandene zurück, um nicht den Überblick zu verlieren. Planen Sie auf jeden Fall rechtzeitig und engagieren Sie bei großen Veranstaltungen eine Hostessenagentur und/oder einen Cateringservice.

2. Organisation

Nach der Planungsphase sind konkrete Aktivitäten gefordert:

Einladungen (gestalten, verschicken)

Teilnehmerverwaltung (Infoservice, Anmeldeservice, ggf. Rechnungslegung)

Medienvertreter einladen, Presse informieren

Ansprechpartner bestimmen für Teilnehmer/"Künstler"/Presse

technische Tools/Medien organisieren

ggf. Künstler/Vortragende o. ä. organisieren (inkl. Briefing, Vertragsgestaltung, Honorarservice)

3. Durchführung

Während der Veranstaltung bzw. unmittelbar davor gilt es, Ruhe und Überblick zu bewahren. Denn folgende Aufgaben warten auf Sie als Eventmanagerin:

Koordination

Ausstattung (z. B. Technik, Bestuhlung etc.) überprüfen

Teilnehmerbetreuung

Künstlerbetreuung

Bewirtung/Catering überwachen

4. Nachbereitung

Nach jeder Veranstaltung sollten Sie ein Resümee ziehen. Wenn Sie die Absicht verfolgen, künftige Events zu optimieren und Ihr Veranstaltungsmanagement noch effizienter zu gestalten, ist eine ausführliche Nachbereitung unerlässlich. Zu dieser gehören:

Dokumentation

Checkliste (Was ist gut/schlecht gelaufen? Was sollte zukünftig verbessert werden?)

ggf. Feedbackumfrage

Dank in Form von Briefen, Mailings und/oder Geschenken an Mitwirkende

Folgeveranstaltungen planen

Selbstverständlich können Sie auch professionelle Eventmanagement-Dienste zu Ihrer Unterstützung beauftragen. Aber wenn Sie strukturiert und mit einem guten Zeitplan an die Aufgabe herangehen, sollte es für Sie ? selbst als Berufseinsteigerin ? kein Problem darstellen, eine gelungene Veranstaltung auszurichten. Scheuen Sie sich nicht, dabei auf die Erfahrungen Ihrer Kolleginnen zurückzugreifen und vertrauen Sie Ihrem eigenen Organisationstalent. Mit einer ausgefeilten Vorarbeit ist Ihnen das Lob von Geschäftspartnern, Kunden, Kollegen und der Presse sicher.

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Susanne187

Mitglied seit
20.06.2006
Beiträge: 95
Hilfreich: 0

Organisationsüberblick
Zeit-rahmen
Ter-min
Aufgabe Zuständig-keit
erle-digt am Bemerkungen
18 Mo-nate vorher Durchführung einer Ist-Analyse der bereits durchgeführten Ver-einsveranstaltungen Vorstand
Beschluss zur Durchführung der Veranstaltung Zieldefinition und Ziel-gruppenauswahl
Durchführung eines ?Kreativwo-chenendes?zur Ideenfindung Zusammenstellung aller Ideen
16 Mo-nate vorher Bildung eines Organisationsko-mittees (OK) Mitarbeiter nach Qualifi-kationen auswählen, ggf. Arbeitsverträge ab-schließen
Definition der Aufgaben und Ver-teilung im OK Festlegung der Kernbe-reiche, Erstellung des Organisgramms
Finanzplan erstellen Einnahmen- und Ausga-benplanung
Entwicklung eines Mottos, Leit-bildes für die Veranstaltung Umsetzung der Zieldefi-nition der Veranstaltung
Termin und Örtlichkeit auswäh-len Konkurrenzveranstal-tungen beachten, Alter-nativtermine und -räume auswählen
Erscheinungsbild (Logo, Slogan) entwerfen Corporate Design, auf Übersichtlichkeit achten!
12 Mo-nate vorher Veranstaltungsgenehmigung einholen Gemeinde, ggf. Verband
Termininformation an örtl. Be-hörden, Vrbände und Presse Eintrag in die Veranstal-tungskalender
Werbekonzept erarbeiten Wie, wann, wo soll ge-worben werden?
Sponsoringkonzept entwickeln Kontaktliste erstellen
Sponsoren akquirieren Verträge abschließen
Feinplanung Ablaufprogramm Wie soll das Programm aussehen? Bühne, Ein-gangsbereich, Saalakti-onen etc.
Medienplan und Kontaktliste Medien erstellen
Auswahl und Verpflichtung von Künstlern, Musikern und Mode-ratoren Verträge vorbereiten
10 Mo-nate vorher Entscheidung über die Bewir-tungsform treffen In Abhängigkeit von den Räumlichkeiten, evtl. mit bestehender Verpach-tung
Festschrift zusammenstellen
Versicherungsfragen abklären
8 Mona-te vorher Genehmigungen einholen Schankerlaubnis, Lotte-rie, etc.
Antrag an GEMA
Speise- und Getränkeauswahl treffen Preisgestaltung bei der Zusammenstellung be-achten!
6 Mona-te vorher Kontrolle des Finanzplans Evtl. Korrekturen bzw. Verschiebungen vor-nehmen
Adressliste der Ehrengäste zu-sammenstellen
Helfer für die Veranstaltung su-chen und verpflichten Schriftliche Bestätigun-gen verschicken
4 Mona-te vorher Drucksachen und Werbemittel produzieren lassen Plakate, Handzettel, Ein-trittskarten, Speisekar-ten, Werbegeschenke, Programmhefte, etc.
Zuschussanträge stellen Verbände, Gemeinde, Stiftungen, etc.
3 Mona-te vorher Einladungen verschicken Gäste, Ehrengäste
Kartenverkauf organisieren Evtl. Nachfassen bei eingeladenen Personen
Helferplanung vornehmen Helferbesprechung durchführen
2 Mona-te vorher Werbe- und Presseaktionen durchführen Infostände, Plakatierung, Verteilung der Handzet-tel, Anzeigenschaltung, Spannbänder, Gewinn-spiele im Radio usw.
Fotografen verpflichten Unabhängigen Fotogra-fen, der die Bilder macht, die der Verein benötigt (z.B. Sponso-renauftritte)
1 Monat vorher Moderationstexte erstellen Infos über Akteure, Künstler, Ehrengäste, etc.
Kontrolle der Plakate Verschmutzte oder zer-rissene Plakate abneh-men, ggf. Neuplakatie-rung
2 Wo-chen vorher Nachfassen bei Ehrengästen und Presse Wer kommt wirklich?
1 Woche vorher Pressekonferenz abhalten Pressemappen vorberei-ten
Proben für Bühnenprogramm im Veranstaltungsraum durchführen
Telefonlisten aller wichtigen Personen während der Veran-staltung erstellen Hausmeister, Techniker, Arzt, etc.
1 Tag vorher Mitarbeiterbesprechung (alle) Letzte Instruktionen ge-ben, Telefonliste und Namensschilder vertei-len
Presseraum einrichten Telefon- und Faxan-schluss prüfen (evtl. frei-schalten lassen), Pres-semappen zusammen-stellen
Veranstaltungsgelände, -raum einrichten Tische, Stühle, Dekora-tion, Beschilderung, Pla-katierung, Fahnen, Ban-ner
am Ve-ran-
stal-tungstag ?Abendkasse? besetzen Wechselgeld bereithal-ten, Reservierungsliste der Ehrengast-, Presse- und Sponsorenkarten vorbereiten
Kontrolle der werblichen Auftritte der Sponsoren Sind alle zugesagten Leistungen im Veranstal-tungsraum umgesetzt (Fahnen, Banden, Büh-nenrückwand, etc.)?
Notausgänge und Rettungswege kontrollieren Sind alle Notausgänge frei zugänglich (auch hinter der Bühne)?
Bühne und Umkleidekabinen auf Funktion und Sauberkeit prüfen Getränke bereitstellen
Material- und Gerätebestand kontrollieren
Ton- und Lichtanlage checken Sind alle benötigten Mu-sikstücke da?
Anwesenheit der Akteure, Red-ner und Mitarbeiter überprüfen Ggf. ?Springer? einset-zen
Öffnung der Veranstaltungsstät-te, Einlass ?Begrüßungsteam? im Eingangsbereich postie-ren
Begrüßung der Ehrengäste, Pressevertreter, Sponsoren Individuelle Betreuung
Durchführung des Programms
Evtl. Abrechnung und Auszah-lung der Honorare Je nach Vereinbarung
1 Tag danach Abbau und Abtransport der Ge-räte und Materialien
Müllentsorgung Plakate abnehmen, Ver-anstaltungsgelände rei-nigen usw.
1 bis 2 Wochen danach Schlussabrechnung
Schlussanalyse, Dokumentation
Pressebericht und Bilder an die Medien versenden An die Medienvertreter, die nicht anwesend wa-ren
Bericht für Vereinszeitung und ggf. Internetseite verfassen Bilder vom Fotografen anfordern
Dokumentation für Sponsoren und Archiv erstellen
Dankschreiben an Mitarbeiter, Sponsoren, Presse und Ge-meinde versenden
2 bis 3 Wochen danach Helferparty durchführen und Ge-schenke für OK-Mitarbeiter über-reichen Vorstand

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Neuling

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30.12.2005
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Hallochen,

kann heute abend mal zu Hause schaun, ob ich noch so eine Liste für die Planung von Veranstaltungen habe.
Geb dir dann Bescheid.

Gruß Neuling

A balanced diet is a cookie in each hand. (Anon)

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Allsdruff

Mitglied seit
07.10.2005
Beiträge: 957
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Also ich habe bei uns eine "Happy Hour" ins Leben gerufen. Das ist einmal im Monat ein kleines Get-Together für alle, wo wir Bier, Wein, Prosecco, Soft Drinks und Finger Food anbieten. Bei der richtigen Gruppe kommt die gute Laune von alleine auf. Ich würde bei 11 Personen 1 Kiste Bier, 2 Flaschen Rotwein, 2 Flaschen Weißwein, 3 Flaschen Prosecco und beim Caterer für 11 Leute Snacks bestellen. Länger als 2 Stunden muss es ja nicht gehen. Hat bei uns übrigens sehr zur Stärkung des Teams beigetragen. Alle verstehen sich wunderbar und sind sehr kollegial. Und da es jeden Monat stattfindet, werden alle Neulinge auf diese Weise integriert. Und wenn es keine Neulinge gibt? Egal, die Gruppe weiß es zu schätzen und arbeitet dann lieber miteinander und ist motivierter.

Bei der zweiten Party würde ich was typisch deutsches - oder besser noch: frankfurterisches - machen. Handkäs mit Musik, Äbbelwoi, Binding, Grie Soß mit Kardoffel usw.

Bei der dritten Party kann ich dir auch nicht helfen

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Lea302

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21.06.2017
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Als Eventlocation fällt mir noch dieser "kleinere" Flugplatz in der Nähe von Neu-Isenburg, gleich neben Langen ein: Egelsbach???

Vielleicht könnt ihr dort sogar für die ausländischen Gäste Rundflüge organisieren, um Ihnen einen Überblick über die schöne Gegend zu geben.

Viele Grüße,
Lea

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vivian

Mitglied seit
06.06.2002
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zu 1.
Wieso kennen sich 11 Leute aus Frankfurt, die in einer Firma erbeiten nicht :shock: . Da fänd ich eine Stehparty am besten oder ein Grillfest. jeder bringt ws mit.

zu 2.
Wie wäre es mit einer Stadtrundfahrt/-führung und anschließend ins Rad oder Buchscheer und wenn es nobel sein soll nach Königstein? Etwas Kultur ist für die ausländischen Freunde immer interessant. Oder wenn ihr gaaanz viel Geld habt, mit dem Heißluftballon oder eine Mainschifffahrt. In Seligenstadt kann man auch schön weggehen.

zu 3
Hier schlage ich vor, zunächst noch abzuwarten

Vivian

Das Heute sorgt für Heute und das Morgen sorgt für Morgen

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Neuling

Mitglied seit
30.12.2005
Beiträge: 72
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Hallo Schmatz,

wie wär es mit Teambuilding in einem Hochseilpark? Ist zwar keine Party aber man soll sich dabei sehr gut kennen lernen und Vertrauen aufbauen.

Checklisten habe ich übrigens keine mehr bei mir gefunden.

Gruß
Neuling

A balanced diet is a cookie in each hand. (Anon)

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Nacht

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24.04.2006
Beiträge: 1054
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Vielen lieben Dank für eure Hilfe!
Mal schauen, was ich alles gebrauchen kann.

Zum Verständnis: Als ich hier angefangen hab, waren wir nur zu viert. Jetzt kommen ständig neue Mitarbeiter und bis September sind wir mindestens 13, wahrscheinlich eher 15 Leute.

Da wollen wir die neuen Mal richtig kennenlernen und ein wenig Teambuilding machen. Im Büro ist es eher so, dass man ins kalte Wasser geschmissen wird und für 'gequatsche' erstmal nicht wirklich Zeit ist. Geht hoch her hier.

Ich würde auch Grillen total nett finden, nur wo soll man das in Frankfurt einfach so machen?

Ich hab die Nacht gesehen, ich bleibe hier.

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Zeena2

Mitglied seit
21.06.2017
Beiträge: 84
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Hi Schmatz,

vielleicht kannst Du mal ein Bisschen ausführen was es bei diesen Events genau sein soll und was es kosten darf. Ich meine, nobel oder gemütlich, wird viel Wert aufs Essen gelegt, wie ist der Zeitrahmen, etc. Dann kann ich Dir sicher helfen.

Kannste gern auch per PN machen.

Liebe Grüße!

Zeena

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