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Benötige Hilfe für den täglichen Ablauf des Posteingangs

Sekki82

Mitglied seit
17.06.2008
Beiträge: 71
Hilfreich: 0

Hallo ihr Lieben!

Erst einmal wünsche ich euch allen einen guten Start und viel Erfolg für das neue Jahr.

Kaum im Büro angekommen, stört mich schon wieder der tägliche Posteingang für unsere 2 Chefs und eine Assistentin.

Das Sekretariat wird von mir und meiner Kollegin besetzt. Wir beide sind insgesamt für 3 Personen zuständig. Aktuell halten wir es so, das jede Person eine Posteingangsmappe hat. Problem: Die Post wird zum einem nicht jeden Tag bearbeitet und zum anderen gehen oft Unterlagen verloren. Chef 1 meint das hat Chef 2, Chef 2 weiß von nix, dann folgen die Aussagen das liegt im Sekretariat .... usw.

Ein Chef hat jetzt den Vorschlag gemacht, die Eingangspost zu dokumentieren (jetzt nicht alles, sondern nur die wichtigen Dokumente). Ich halte dies aber für viel zu übertrieben und finde auch, das wir uns in dieser Sache selbst verwalten. Reine Zeitverschwendung aus meiner Sicht.

Hat jemand von euch einen Tipp wie wir das mit der Post bestreiten können?
Bin für jede Idee und Hilfe offen.

Wie macht ihr das mit der Post? Bearbeiten eure Chefs die Post täglich?

Lieben Dank,
Gruß Sekki82

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Zicke

Mitglied seit
11.08.2002
Beiträge: 1132
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Es koennte mehrere Loesungen geben:

1. Der Posteingang wird von dir und deiner Kolleging gemeinsam bearbeitet, d.h. ihr setzt euch morgens zusammen hin und jede sieht die gesamte Post, die dann in die jeweiligen Mappen gelegt wird. Somit habt ihr beide die gleiche Information und koennt euren Chefs sofort antworten.

2. Wichtige Dokumente werden nach Erhalt gescannt und in einem Ordner abgelegt, auf den nur ihr beide Zugriff habt. Beim Dateinamen koennt ihr euch ja auf ein Format einigen - idealerweise koennt ihr schon am Namen erkennen, an welchen Chef das Dok wann weitergeleitet wurde....

3. Ihr macht es wie euer Chef vorschlaegt und legt eine Excel Tabelle an, wo die Post registriert wird.

Ich persoenlich wuerde die zweite Variante vorziehen.

Gruss aus London
Zicke

~ Change is the spice of life ~

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Allsdruff

Mitglied seit
07.10.2005
Beiträge: 957
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Oder noch besser: Ihr leitet die Post generell nur elektronisch weiter und behaltet die Originale im Sekretariat. Dann kann nix verloren gehen...! Vorteil auch: Ihr könnt Briefe, die für mehrere Chefs bestimmt sind, an sie gleichzeitig versenden.

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efunk

Mitglied seit
28.01.2008
Beiträge: 42
Hilfreich: 0

Super Idee Allsdruff!!!

bin auch dafür. habe auch jetzt durchgesetzt, dass wir einen scanner ins sekretariat bekommen.

jetzt scanne ich einiges ein, was verteilt werden soll und kann elektronisch auch darauf zugreifen.

ist echt praktisch.

liebe Grüße

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