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Aufgaben einer Chefsekretärin

casseda

Mitglied seit
27.05.2004
Beiträge: 54
Hilfreich: 0

Hallo Tatjana!

So ganz spontan:

Du möchtest Deinem Chef so gerne zuarbeiten und ihn weiter entlasten? Dann sprich ihn doch an, welche Aufgaben Du zusätzlich übernehmen kannst, notfalls in Eigenregie - d.h. Übernahme solcher Aufgaben, die weder seine Ansage noch seine Kontrolle erfordern, denn er ist ja oft nicht da und es gibt wenig Zeit, die Dinge zu besprechen. Sollte das dann tagesfüllend sein, hast Du zwangläufig weniger/keine Zeit für Verwaltungsarbeiten und diese Aufgaben müssen neu verteilt werden.

Im Moment hört es sich so an, dass Du - aufgrund der häufigen Abwesenheit Deines Chefs - noch ausreichend Zeit für diese Verwaltungsarbeit hast. Du hast ja eigentlich auch schon mit der Übernahme dieser Arbeiten begonnen.

Reicht man den kleinen Finger...

Gruß casseda

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Tatjana2

Mitglied seit
21.06.2017
Beiträge: 3
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Hallo zusammen,

ich bin die Sek. der Geschäftsführung in einem Unternehmen mit ca. 400 Mitarbeitern. Mein Chef ist sehr oft auf Reisen. Ich möchte ihn noch besser entlasten und ihm zuarbeiten, aber es fehlt oft die Zeit
für Absprachen.

Seit einiger Zeit ist eine Kollegin ausgeschieden, die für allgemeine
Verwaltungsarbeiten zuständig war. Ihr Aufgabengebiet wurde aufgeteilt und folglich kommen auch zu mir viele Mitarbeiter, die Büromaterial brauchen, allg. Belange haben, etc. Mittlerweile fällt es gar nicht mehr richtig auf, dass die Kollegin weg ist !?

Wir haben auch noch einen 2. GF mit Sekretärin. Er beansprucht sie natürlich und möchte nicht, dass sie für andere Arbeiten zuständig ist, damit bleibt die Verwaltung an mir hängen.
Als ich ihn darauf ansprach, dass mir das so nicht gefällt, "witzelte" er mit der Begründung, dass ich ja Zeit hätte, da mein Chef eh selten im Haus ist. Mir fiel die Kinnlade runter. Ich konnte und wollte auch gar nichts darauf sagen, da ich natürlich Angst um meinen Arbeitsplatz habe.
Ich möchte doch soo gerne meinem Chef zuarbeiten bzw. ihn entlasten und nicht zur Verwaltungsassistentin "mutieren" !
Wer kann mir helfen ??

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das_mue

Mitglied seit
20.01.2005
Beiträge: 48
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Hallo Tatjana,

also so auf die Schnelle fällt mir dazu nur eine Frage ein: Hast du eine detaillierte Stellenbeschreibung? Wenn nein, dann mach` dir eine, wenn ja, dann forsche mal, ob sie überhaupt noch "aktuell" ist.
Möglicherweise kannst du ja so deine Aufgaben - zusammen mit deinem Chef (neu) definieren und besser auf dem Punkt bringen. Auch mein Chef ist mehr "weg" als "da" - wir haben uns so geeinigt, dass wir eine gemeinsame Liste führen (wer macht was bis wann) und die ist offen einsehbar. Wenn jetzt einer seiner lieben Kollegen meint, er kann mir Sachen auf den Schreibtisch kippen (machen Sie mal, Sie machen das schon, sonst mach` ich Ihnen eins...) - dann brauche ich nur mit spitzem Finger auf "die Liste" zeigen und lächelnd sagen: "tut mir leid, keine Zeit".
Das Problem ist wohl auch, dass du dich auf die zusätzliche Arbeit einlässt - sorry, aber es gibt immer einen der macht und einen der machen lässt...
Um ein eingehendes Gespräch mit deinem Chef wirst du wohl nicht drum herumkommen - aber mach` ihm klar, wie "wertvoll" für IHN deine Arbeit ist. Da wirst du aber vorarbeiten müssen, z.B. den ganzen kleinen, alltäglichen Fummelkram aufschreiben, der so "nebenbei" erledigt wird und für den die Herren Chefs kein Auge haben. Wenn mal alles gelistet ist, dann ist das schon recht eindrucksvoll - selbst für Chefs...
Viel Erfolg wünsch das_mue

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Nanni2

Mitglied seit
21.06.2017
Beiträge: 1027
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was ich jetzt nicht verstehe: Du hast aber doch wirklich Zeit dazu ??

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Lerche

Mitglied seit
28.01.2005
Beiträge: 39
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Da kann nur DEIN Chef Abhilfe schaffen. Rede mit ihm, mach ihm die Situation klar. Sag ihm, wie konkret du ihn mehr entlasten könntest, wenn du die Zeit hättest.

Was mein denn deine Kollegin dazu? Könnte sie denn einige Aufgaben übernehmen?

Liebe Grüße und viel Erfolg.

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Antje1

Mitglied seit
23.10.2003
Beiträge: 218
Hilfreich: 0

Hallo Tatjana,

das ist ein "sehr schönes" Vorurteil "Chef nicht das - Sekki hat nichts zu tun" . Ich kenne das ziemlich gut aus vergangenen Jahren. Ich denke aber, es kommt auch auf den Chef an, wie er dich beschäftigt und was er durch dich machen lassen will.

Wenn mein Chef mehrere Tage hintereinander nicht da ist, hinterlässt er mir immer jede Menge Kram, der geklärt oder vorbereitet werden muss. Wenn das mal nicht passiert, habe ich meistens viel aufzuarbeiten, was nämlich liegen geblieben ist von der Zeit, wo er da war ...

Doch in der Zeit seiner Abwesenheit kommen auch ab und zu mal Mitarbeiter und fragen bzw. bitten um Hilfe. Wenn ich es einrichten kann, helfe ich auch gern, betone aber, dass das nicht zur Normalität werden darf. Doch wer hilft, auch dem wird auch wieder geholfen, so läuft das bei uns.

Lass es nicht zur Einbahnstraße werden, wenn die Mitarbeiter dich beschäftigen, drehe den Spieß auch irgendwann mal um

Viel Glück dabei.

LG

--
Antje

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Tatjana2

Mitglied seit
21.06.2017
Beiträge: 3
Hilfreich: 0

Hallo Casseda,

danke für deine Info. Ich habe ihn schon oft gefragt, wie ich
ihn entlasten kann, aber er sagt mir nichts konkretes. Wenn er im
Haus, knallt er mich mit "Allerlei" zu, aber konkrete Projekte habe ich nicht. Immer so der "Mülleimer". Aber ich werde am Ball bleiben

Grüße

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