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Aufgaben des Backoffices auf einer 2-tägigen Konferenz?

jackiek

Mitglied seit
22.06.2005
Beiträge: 22
Hilfreich: 0

Hallo,
wer hat schon mal Erfahrungen gesammelt, an was man alles denken muss, wenn eine 2-tägige Konferenz mit 150 Teilnehmern durchführt wird. :?: Da bei uns in der Abt. keiner Erfahrungen hat, soll ich mir mal Gedanken machen und zusammentragen, was dort an Aufgaben auf das Backoffice zu kommen könnte. Ich hoffe, ihr könnt mir helfen. Ich denke da z. B. an Checklisten, die ihr mir schicken könntet (Jacqueline.Kasten@bahn.de).
Vielen Dank.
Liebe Grüße aus Berlin
Jackie

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adelaide

Mitglied seit
27.01.2006
Beiträge: 268
Hilfreich: 0

Hallo Jackie,

- was bekommen die Teilnehmer vorher
:arrow: Informationsmaterial und Anfahrtbeschreibung über die Location
:arrow: Programm
:arrow: ggf. Informationsmaterial und Anfahrtbeschreibung über das Hotel

- vor Ort
:arrow: nochmal Programm (das hat nie einer mit)
:arrow: Namensschilder
:arrow: ggf. Teilnehmerliste
:arrow: ggf. Schreibblock und Kugelschreiber

- am Desk
:arrow: Teilnehmerliste zur Unterschrift als "Beweismaterial"
:arrow: diverse Reserveprogramme
:arrow: diverse Reserveteilnehmerlisten
:arrow: Blankonamensschilder als Reserve (irgendwer kommt immer unangemeldet)
:arrow: Telefonnumer Taxidienste
:arrow: Fahrpläne öffentlicher Nahverkehr (auch direkt von den nächsten Haltestellen)
:arrow: Telefonnumern der Hotels (falls wer zu spät kommt und ein Late-check-in braucht)
:arrow: Veranstaltungskalender Konzerte, Oper, Museum
:arrow: ein Komplettsatz Büromaterial Papier, Stifte, Klebezettel, Schere, Klebeband, Tacker, ... alles
:arrow: wenn PC vorhanden, Sicherheitskopie aller Dateien und allen Schriftverkehrs auf Stick oder CD oder so

Falls Ihr Poster habt
:arrow: einen genauen "Lageplan" für die Posterwände und wer wo sein Poster aufhängen soll, am besten vorher auf die Posterwände einen Aufkleber mit dem Namen des "Autors" anbringen und dann die Leute dorthin schicken
:arrow: ausreichend Magneten oder Pins bereitstellen
:arrow: für's Desk nochmal die gleiche Menge Magneten oder Pins vorrätig halten

Mehr fällt mir jetzt nicht ein. Frag gerne noch mehr.

Viele Grüße

Adelaide

PS: Bitte Tippfehler großzügig ignorieren, ich stehe leicht im Streß .

[size=9:e27a80423f]Jemanden lieben heißt als Einziger ein für die anderen unsichtbares Wunder sehen.
François Mauriac[/size:e27a80423f]

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adelaide

Mitglied seit
27.01.2006
Beiträge: 268
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Hallo Jackie, mir ist nochwas eingefallen, als Aufgabe, sozusagen.

Zwischendurch darauf achten, ob sich die Pausenzeiten einhalten lassen und ggf. dem Catering die Verzögerung mitteilen. Nichts ist schlimmer als kalter Kaffe und zulange warmgehaltenes Gemüse.

Ach ja, und vielleicht für die heißen Mahlzeiten auch was Vegetarisches ordern.

In den Pausen nicht nur Kekse, Obst wird da auch gern genommen, nur keine ganzen Äpfel oder Birnen, da gibt nur Schweinerei

Viel Glück für den großen Tag

Adelaide

[size=9:e27a80423f]Jemanden lieben heißt als Einziger ein für die anderen unsichtbares Wunder sehen.
François Mauriac[/size:e27a80423f]

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FrauMahlzahn

Mitglied seit
24.11.2005
Beiträge: 85
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Vielleicht kannst du hiermit etwas anfangen:

http://www.uni-graz.at/en/ffowww_tem_handbuch_24.06.05.pdf

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jackiek

Mitglied seit
22.06.2005
Beiträge: 22
Hilfreich: 0

Hallo und einen wunderschönen Guten Morgen,
das Handbuch ist ja echt super. Hab es gleich mal auf den Drucker gejagt. Vielen Dank!!!
Wünsche allen ein schönes Wochenende
Liebe Grüße
Jackie
(Das Wetter in Berlin ist echt mies... )

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