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Arbeitsauslastung

jade77

Mitglied seit
25.10.2006
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Hallo,

ich frage mich seit Tagen, ob ich zu lahm bin oder ob ich einfach zu viel arbeit auf dem Tisch hab. Folgende Aufgaben habe ich.

Betreue ein Team von 13 Personen und bin für alle Reisebuchungen sowie Abrechnungen (Reisekosten und Kreditkarte) zuständig. Ausserdem gebe ich für zwei Kollegen auch die Visitenkarten ein (nicht gerade wenige). Bin auch Office Managerin, weil ich die einzige Assistentin bin, alle anderen sind natürlich aus dem Banking Bereich und würden keinen Finger krümmern. Nebenbei bin ich natürlich auch Beschaffungsabteilung sowie Zentrale. Termine können die Damen und Herren auch nicht selbst organisieren also wird das auch durch mich gemacht. Von den ganzen Kleinigkeiten wie z.B IT Probleme, aktualisieren von internen Listen (Organigrammen ) etc. will ich gar nicht erst anfangen. Meetingräume decken, Lieferanten abfertigen gehören natürlich auch zu meinem Aufgabenbereich.

Meint Ihr ich übertreibe? Irgendwie hetze ich der Arbeit nur hinterher. Wie schaut es denn bei Euch aus?

LG
Jade

PS: Rechtschreibfehler bitte ignorieren habe nicht drübergesehen

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Katzenliebhaberin

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Uih, also, das was Du an Aufgaben beschreibst, machen bei un 5 Fachabteilungen!

Du übertreibst also nicht, wenn Dir das zuviel vorkommt.

Kannst Du als Office-Managerin nicht anders organisieren? Ich weiß, wenn die Damen und Herren erstmal "verwöhnt" sind, ist es schwierig, das Ruder wieder herumzudrehen.

Das ganze Leben ist ein Quiz

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jaegerin

Mitglied seit
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Also 13 Personen zu betreuen sollte kein Problem sein.

Die Visitenkarten können die Kollegen selbst eingeben oder ihr besorgt euch sowas: http://www.softguide.de/prog_t/pt_1130.htm

Und Meetingräume eindecken und wieder aufräumen kann doch jeder Kollege selbst.

Unter Beschaffungsabteilung kann ich mir jetzt nichts vorstellen. Meinst du Büromaterial? Das würde ich halt nur alle 4 Wochen oder so machen, mußt halt eine gewisse Grundausstattung haben und nicht jeden Bleistift extra bestellen.

Welche Lieferanten mußt Du denn abfertigen? Und wie oft muß man denn bei 13 Leuten die Organigramme aktualisieren? Und du führst die Terminkalender von allen Kollegen?

Also ich betreue 2 Chefs und zu denen gehören ca. 130 Leute. Bei uns wird auch viel gereist, ich habe monatlich ca. 20-30 Reisen zu organisieren und abzurechnen. Terminkalender führe ich nur für die Chefs, die anderen machen ihre Termine selbst. Das Büromaterial für alle besorge ich, ebenso die Arbeitskleidung für die gewerblichen Mitarbeiter. Da gibt es eben nur monatlich eine Bestellung, das wissen alle. Und für Besprechungen wird bei uns nicht eingedeckt. Da gibt es nicht mal Kaffee oder Getränke weil bei uns die Meinung vertreten wird, bei Besprechungen wird gearbeitet und nicht gefeiert

Schreib doch mal konsequent auf, was Du so den ganzen Tag machst, mit Zeitangaben und zwar in der Reihenfolge wie Du es machst. Vielleicht läßt sich da schon erkennen, wo Zeit eingespart werden kann oder wo Arbeiten gemacht werden, die keiner braucht.

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Alleinzuhaus1

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Ich denke, dass es an der Grundorganisation in dem Unternehmen liegt, dass Du so viel zu tun hast. Es gibt Firmen, da dürfen einige Kollegen einfach alles, wozu man selber keine Lust hat, auf eine Person abwälzen. Dann sind 13 unselbstständige Personen schon heftig. Wenn diese Arbeitsweise sehr eingerissen ist, hat man kaum eine Chance was zu ändern. Es sei denn, der Chef versteht das Problem und ist gewillt, dass jeder Mitarbeiter auch gewisse Dinge selber erledigt.

Die Tipps von Jaegerin sind nur umzusetzen, wenn die Geschäftsleitung hinter Dir steht. Wenn Dein Chef verlangt, dass Du z. B. jeden Bleistift extra bestellst, weil ja jeder einen besonderen Stift benötigt und das natürlich von jetzt auf gleich, ist an der Situation nichts zu ändern. Wie gesagt, es hängt sehr davon ab, was in der Firma gelebt wird. Ich habe es auch schon erlebt, dass eine gewisse Gruppe von Mitarbeiter sich wirklich alles erlauben konnte und denen jeder Wunsch von den Augen abgelesen wurde, weil es sich angeblich um schwer zu ersetzende Mitarbeiter handelte (was nur bedingt stimmte). Andere Mitarbeiter haben nicht einmal einen neuen Bürostuhl bekommen, obwohl dieser schon unter dem Mitarbeiter zusammengebrochen war. Da wurde es z. B. immer damit begründet, dass diese 'besondere' Gruppe schließlich das Geld verdient und die restlichen Mitarbeiter nur Geld kosten ... Dass es ohne die anderen Mitarbeiter mit hoher Wahrscheinlichkeit auch nicht ging, wurde natürlich nicht gesehen.

In dem Unternehmen gab diese Gruppe von Mitarbeitern z. B. nach Reisen einfach die Belege in einer losen Blattsammlung ab, d. h. wurde nach Gefühl der entsprechenden Mitarbeiterin auf den Tisch gekippt und die Mitarbeiterin für die Reisekostenabrechnung musste dann das Formular nach den Richtlinien der Buchhaltung ausfüllen und die Belege sortieren und dazuheften. Das alles natürlich in Lichtgeschwindigkeit, weil die Mitarbeiter ja am besten sofort das Geld zurückhaben wollten. Den hochbezahlten Damen und Herren dieser besonderen Gruppe waren solche Arbeiten natürlich nicht zuzumuten.

Jade, wenn Du in so einer Firma arbeitest, wirst Du wahrscheinlich nichts ändern können. Dann kannst Du die Dinge nur der Reihe nach erledigen und auf Einsicht Deines Chefs hoffen.

LG
Alleinzuhaus

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jenny14101976

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10.03.2005
Beiträge: 1686
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ich denke es dürfte kein Problem sein 13 Leute zu betreuen. Habe selbst 40 Kollegen und 3 Chefs. Aber ich muss schon zugeben dass ich so langsam auch unter Zeitmangel leide ops:

"Mit jeder neu gelernten Sprache erwirbst du eine neue Seele." Aus Tschechien

[img:2cf0b9fa23]http://www.cosgan.de/images/smilie/frech/a035.gif[/img:2cf0b9fa23]

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jade77

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25.10.2006
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Hallo,

vielen Dank für die zahlreichen Anregungen. Nun ja natürlich bestelle ich nur einmal im Monat aber das ist ja nicht nur Materialbestellung. Eher alles was in einem Büro gebraucht wird von einer Glühbirne bis Fachliteratur. Reisen muss ich auch für alle Kollegen buchen. So im Schnitt würde ich sagen sind es vielleicht 40 Reisen pro Monat (im Durchschnitt). Die Belege sind natürlich nicht fein säuberlich sortiert sondern werden mir auf den Tisch gelegt ohne Kommentar (einige wenige machen Angaben). Ich´habe mit meinem Chef schon oft diskutiert dass die Leute bestimmte Formulare ausfüllen sollen, damit ich es einfacher habe, aber er sagt ich soll in den Kalender nachsehen wo die Leute sind das sollte mir reichen (Kalender sind natürlich selten ordentlich geführt). Ich soll mich auch um die Genehmigung kümmern d.h die Leute sagen ich soll eine Reise buchen dann gehe ich zum Chef (meistens in London) und sage der/die Kollege(in) will die und die Reise machen kannst Du das bitte genehmigen. Visitenkarten muss ich auch nur noch für zwei Chefs eingeben (Gott sei Dank).
Mein Chef hat mir jetzt erlaubt Stundenweise eine Aushilfskraft zu bestellen. Es würde freiberufliche Assistentinen geben. Habt Ihr da Informationen dazu ? Würde ich dringend brauchen...

LG
Jade

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bintz

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15.05.2007
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[quote="jade77"]
Ich´habe mit meinem Chef schon oft diskutiert dass die Leute bestimmte Formulare ausfüllen sollen, damit ich es einfacher habe, aber er sagt ich soll in den Kalender nachsehen wo die Leute sind das sollte mir reichen (Kalender sind natürlich selten ordentlich geführt). [/quote]

was machst du wenn der termin nicht eingetragen ist und du partout nicht rausfinden kannst wo der mensch war?

da ich selbst schon mal paar "pappenheimer" betreuen musset, die weder in der lage sind ganze sätze zu formulieren (ich kann ja gedankenlesen ) noch die zettel vollständig ausfüllen können (wozu auch? ich kann ja auch hellsehen ) hab ich mich langsam aber sicher etwas doof angestellt: ich hab die zettel einfach wieder zurückgehen lassen. oder wenn der mitarbeiter nicht greifbar war, unschuldig meinen chef gefragt. das hab ich ungefähr ein halbes jahr lang immer und immer wieder gemacht, bis sie es alle halbwegs verinnerlicht haben das sie mir schon mehr angaben geben müssen als "hier sind meine belege". mir hat auch geholfen das ich gleich als sie mir die zettel hingelegt haben gefragt habe. dann hat man die leute gleich am wickel und kann in ihrem beisein alle relevanten daten notieren. das erfordert aber starke nerven, konsequenz, mut zur lücke und eine grosse portion durchsetzung.

wenn du aber nicht der typ für sowas bist oder die organisation deiner arbeit das nicht zulässt, wünsch ich dir ganz starke nerven. solche kollegen sind sehr anstrengend.

lg bintz

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clarissa

Mitglied seit
21.09.2006
Beiträge: 685
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[quote="jade77"]
Ich´habe mit meinem Chef schon oft diskutiert dass die Leute bestimmte Formulare ausfüllen sollen, damit ich es einfacher habe, aber er sagt ich soll in den Kalender nachsehen wo die Leute sind das sollte mir reichen [/quote]

Ohne schriftlichen "Reise-Auftrag" der Firma, z.B. einen vom Vorgesetzten unterschriebenen Reiseantrag, ist das nicht nur eine organisatorische sondern auch eine versicherungsrechtliche (!) Frage.

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jade77

Mitglied seit
25.10.2006
Beiträge: 30
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hmmm das wäre vielleicht ne möglichkeit die Leute abzuschrecken.. bin ich nicht steuerlicht verpflichtet einen korrekten antrag und abrechnung vorzuweisen?`und wie sieht das den nun versicherungstechnisch aus ? alle unsere mitarbeiter sind auf geschäftsreisen durch eine reiseversicherung unseres unternehmens versichert. du meintest vermutlich die geseztliche versicherung, nicht ? na ja vielleicht gibt es da ja steuerliche bedenken die ich vorbringen kann?

LG
Jade

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sGANDtippe

Mitglied seit
02.11.2007
Beiträge: 31
Hilfreich: 0

Steuerliche Verpflichtungen?
Pah!
Die Einkommensteuer is eine Personensteuer, das muss jeder dieser Dödel mit sich selber ausmachen.
Für Deinen Arbeitgeber siehts natürlich anders aus.
Wenn der AG etwas steuermindernd geltend machen will, muss es natürlich inerhalb der Grenzen des Verpflegungsmehraufwandes sein.
Und die wird das Kerle wohl kennen...

Ich tippe, also bin ich.

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