Assistentin begleitet Chefin zum Ball

Julia_Radebeul

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01.06.2011
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Hallo Mädels!

Folgender Sachverhalt:
Unser Weingut veranstaltet jährlich einen Sommernachtsball, der findet Samstag in zwei Wochen statt. Normalerweise ist die Referentin der GFin an dem Tag die rechte Hand von meiner Chefin, aber die Referentin musste im Mai die Abteilung wechseln. Ich sollte eigentlich die Künstler und die Garderobe mit betreuen. Nun sagte mir meine Chefin letzten Freitag vor ihrem Urlaub, dass ich an diesem Abend ihre rechte Hand sein soll. Da kann ich ja schlecht nein sagen.
Die Gästeliste ist hochrangig: der sächsische MP wird da sein (Schirmherr) und das Who-is-Who der regionalen Wirtschaft.

Nun zu mir:
Ich bin gerne Sekretärin, habe ein gutes mittlerweile auch vertrauensvolles Verhältnis zu meiner Chefin und zieh im Hintergrund die Fäden. Die Betonung hier liegt auf \"im Hintergrund\".

Meine Frage bzw. Bitte an euch:
Da ich ja nun wohl oder übel mit im Vordergrund stehen werde (oder halb dahinter) und ich noch nie (Betonung liegt auf \"nie\" in so einer prominenten Situation war, wollte ich von euch gern mal hören, ob ihr mir für diesen Abend Tipps und Hinweise geben könnt, worauf ich achten muss, wie ich mich verhalte, usw.
Handy hab ich immer dabei, Kleiderfrage ist auch geklärt, mir gehts quasi darum, dass ich gut und wenn möglich auf alles vorbereitet bin.

DANKESCHÖN!

PS: Manche von euch werden jetzt vielleicht sagen, dann frag doch die Referentinnen, die das letzten Jahre gemacht haben: Tja, die eine ist in Mutterschutz und kurz vor der Entbindung und die letzte war nur ein Jahr dabei und kann mir nicht wirklich helfen.

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Melsi

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Hallo Julia,

wow, da gratuliere ich doch mal herzlich zur \"Beförderung\"

Wäre ich an Deiner Stelle, dann würde ich mir die Namen der Gäste gut einprägen, damit ich diese auch den dazugehörigen Gesichtern zuordnen kann. Dann hast Du schon mal Pluspunkte sammeln, wenn Du die Leute persönlich mit Namen begrüßt.

Noch besser ist es, wenn Du auch die Namen/Gesichter deren Begleitung kennen würdest. Dann könntest Du auch die direkt ansprechen.

Ansonsten einfach die Etikette für solche Events beachten und kritische Themen (Politik, Religion etc.) in den Gesprächen außen vor lassen.

Damit bist Du sicherlich schon mal auf dem richtigen Weg.

LG, Melsi

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Kirsten

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08.11.2006
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Hallo Julia,

kannst du nicht kurzfristig noch an einen zeitgemäßen Knigge herankommen? Den in Händen haltend würde ich mir das Inhaltsverzeichnis durchlesen und mir dann die Teile einverleiben, für die du an euren Tag X Berührungspunkte siehst. Gutes Benehmen kann nie schaden und wird m. E. auch heute noch gewertschätzt.

Weißt du z. B., wie man einen Ranghöheren Herrn einer älteren Dame vorstellt? Habt ihr womöglich Gäste aus dem Ausland dabei? Welche Dos and Don\'ts gibt es da?

Bei den Hochkarätern würde ich mich eher in Zurückhaltung üben. Ein paar Small-Talk-Themen in petto zu haben, kann m. E. aber trotzdem nicht schaden.

Den Tipp mit den genaueren Blick auf die Gästeliste finde ich auch gut. Bei den Hochkarätern kannst du sicherlich auch Infos ergoogeln, die du dir in einer kleinen Kladde zusammenträgst. Ob du die dann nutzt, solltest du von der Situation abhängig machen und deinen Bauch entscheiden lassen.

Ansonsten würde ich mich auf jeden Fall auch noch kurz mit deiner Chefin absprechen, welche Erwartungen sie an diesem Abend an dich hat. So kannst du zumindest nicht völlig daneben liegen und schauen, ob sich das mit deinem eigenen Verständnis deckt.

Ach ja, und gut wäre vermutlich auch, wenn du allen an der Organisation beteiligten eine Handynummer zur Verfügung stellst, unter der du jederzeit erreicht werden kannst. Das gibt denen eine gewisse Sicherheit und dir auch, weil du weißt, dass du auf Knopfdruck verfügbar bist.

Sollte mir noch mehr einfallen, melde ich mich noch einmal.

Viele Grüße
Kirsten

Derjenige, der sagt: 'Es geht nicht', sollte den nicht stören, ders gerade tut.

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Julia_Radebeul

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01.06.2011
Beiträge: 2
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Danke Mädels.
Das mit der Handynummer ist erledigt und Gästeliste mit Foto der VIPs hab ich schon erstellt.
Fehlt nur noch der Knigge - danke euch!

Gruß und schönes Wochenende!

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TraumSekki

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03.02.2011
Beiträge: 138
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Hallo Julia,

ich muss da an den Film \"Der Teufel trägt Prada\" denken - dort war doch auch so eine hochkarätige Veranstaltung, wo die Assistenz der Chefin unauffällig flüstern musste \"das ist XY und seine Begleitung XZ, die sind von dem und dem und machen dort dies und jenes\".

Ich wünsche dir auf jeden Fall einen schönen Abend (auch wenn er sicher stressig werden wird )

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