Zwischenbescheide per e-Mail im Namen des Chefs

office-hero12

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Hallo zusammen,

ich suche nach einer effizienten & einfachen Möglichkeit, Zwischenbescheide im Namen meines Chefs zu verschicken.

Ich habe Vollzugriff auf seinen Posteingang und bearbeite die allermeisten seiner E-Mails. Jedoch fehlt mir bisher noch das Gefühl dafür, zu welcher E-Mail er einen Zwischenbescheid schreiben möchte (weil er sich hinsichtlich der Antwort erst nochmals Gedanken machen muss) und auf welche E-Mail ich keinen Zwischenbescheid schicken muss, da er diese zeitnah bearbeiten kann.

Meine ersten Ideen dazu waren

1.)
ein Unterordner unterhalb des Posteingangs, der den Namen \"Zwischenbescheid\" trägt und in den der Chef alle Mails, zu denen Zwischenbescheide versendet werden sollen, schiebt

oder

2.)
die spezielle Kennzeichnung einer E-Mail im Posteingang, was mir das Signal gibt \"bitte Zwischenbescheid schicken\".

Ich bin gespannt auf Eure Ideen & Meinungen dazu..... Alle Tipps aus der Alltagspraxis sind mir sehr Willkommen .....

Vielen Dank.

Eure
office-hero 12

"Stil ist nicht das Ende des Besens"

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TraumSekki

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Hallo Office-Hero,

ich wäre für Variante 2 - du kannst im Outlook ja hinten eine Kategorie auswählen bzw. auch selbst eine anlegen. Das hat den Vorteil, dass du und dein Chef trotzdem über alle Mails den Überblick habt.

Wenn du einen extra Unterordner erstellt, kann es sein, dass du zwar einen Zwischenbescheid raus schickst, dein Chef dann aber die Mail da vergisst und nicht weiter bearbeitet, weil in der Inbox noch mehr als genug zu tun ist.

LG,
TraumSekki

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office-hero12

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04.09.2012
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Hallo TraumSekki,

vielen Dank für deine Meinung dazu und die schnelle Rückantwort.

Ich tendiere ebenfalls zu dieser Variante, habe aber ein bisschen \"Bauchweh\" dabei. Aus folgendem Grund:

sobald eine E-Mail mit einer bestimmten Kennzeichnung weiterverarbeitet wird, muss die Kennzeichnung ja manuell rausgenommen werden. Und - denkt man da immer sofort dran ....?

Wenn nicht, könnte das beim Empfänger zu Verwirrung führen, denke ich.

Also auch diese Lösung halte ich nicht für 100% optimal.

Aufgrund der verhaltenen Antworten zu meinem Beitrag gehe ich davon aus, dass noch nicht viele von Euch vor diesem Thema standen, oder?

Ich freue mich über weitere Beiträge dazu, die mich auf eine gute Idee bringen könnten!

Viele liebe Grüße
orga-hero12

"Stil ist nicht das Ende des Besens"

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Suse

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Wir hatten hier mal die Möglichkeit beschrieben, ein \"Notizfeld\" im Posteingang anzulegen. Dort kann man hinter jeder Mail etwas vermerken.
Dein Chef könnte dort ein Z für Zwischenbescheid eintragen und Du Ze für erledigt. Er sieht dann, dass der Bescheid raus ist, die weitere Bearbeitung aber noch aussteht.
Mit der Statusänderung ist es aber ebenso wie bei der Kategorisierung, sie lebt vom machen und muß eben einfach erledigt werden.
Nicht dran denken behindert sicher viele Arbeiten, aber ich meine, dass es keine idiotensichere Lösung geben wird, alles lebt davon, dass man dran denkt

Suse

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TraumSekki

Mitglied seit
03.02.2011
Beiträge: 138
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Hey Suse,

ich hab bei mir in meiner Inbox auch das Notizfeld eingetragen und finde das super. So muss ich nicht alle Mails immer wieder angucken - leider schreiben ja genug Leute keinen passenden Betreff rein

Allerdings hat man dort den Nachteil, dass man nicht mehr einfach sortieren kann... hm, also sortieren kann man ja schon nocht, aber wenn ich z. B. nach Mail von sortiere, kann ich normalerweise ja \"S\" tippen und der springt auf die Mails von Absendern mit S... das geht bei der Notiz-Funktion nicht mehr - da musst du dann runter scrollen.

Da ich die Funktion bei mir nur in der Inbox habe, ist es kein Problem. Die umfasst meist nur 50 Mails... bei den Archivordnern kann ich also normal suchen.

@Office-Hero: ich schreibe mir hinter die Mails immer so was wie \"Bestellung einpflegen, Angebot schreiben / versenden, Rechnung prüfen\" - das funktioniert super.

LG,
TraumSekki

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ClaudiaVonWilmsdorff

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Hallo,

freut mich, dass die Notiz in der Inbox gefällt und praxistauglich ist.

Außer dieser Kennzeichnung könnte man eine Mail auch noch mit der rechten Maustaste auf die Flagge hintenan als Aufgabe kennzeichnen. Wählt man benutzerdefiniert ist eigener Text einzugeben - z. B. \"Zwischenbescheid\". Dieses Feld ist wie die Notiz auch einzublenden - es heißt \"Kennzeichnung\". Das wäre vielleicht auch noch eine Variante. Ist die Aufgabe erledigt kann man sie abhaken - übersichtlich.

Liebe Grüße

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich: PC-Tipps, Tricks, Techniken unter
http://www.von-wilmsdorff.com & http://www.workingoffice.de
Praktisch: Praxishandbuch Word, Das große Buch zu Word
Fachartikel im Magazin working@office
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office-hero12

Mitglied seit
04.09.2012
Beiträge: 49
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Hallo zusammen,

vielen herzlichen Dank für eure guten Beiträge und die Mühe, die ihr euch damit gemacht habt!

Ich werde nun die Variante mit der zusätzlichen Spalte ausprobieren und schauen, wie das funktioniert und ob es in der täglichen Praxis auch sinnvoll ist!

Das hätte den Vorteil, dass mein Chef dann gleich einen Zeitraum nennen kann, wie lange er noch für die Antwort braucht... Das könnte ich im Zwischenbescheid ja dann schon einmal anvisieren und erwähnen ...

Also - nochmals vielen Dank für Eure guten Beiträge und die schnelle Hilfe!

Eure
office-hero12

"Stil ist nicht das Ende des Besens"

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