Zusammenarbeit mehrere Sekretariate

workflow

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01.04.2015
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Hallo zusammen,

ich bin neu hier und hoffe auf eure Mithilfe

Also dann erkläre ich kurz meine Situation: wir bekommen einen neuen Chef, für den ich tätig werden soll als "Chefsekretärin"
Es gibt weitere vier Geschäftsführer von denen auch jeder eine Sekretärin hat, diese Sekretärinnen soll ich dann "leiten" um so einen besseren Informationsaustausch zu erzielen. D.h. dass wir Sekretärinnen sollen untereinander über unsere Chefs informiert sein um so besser auf Anfragen (telefonische/externe) reagieren zu können. Außerdem soll die Vertretung untereinander gut laufen.

Und nun meine Fragen: Wie kann ich denn uns 5 Sekretärinnen gut zusammenbringen? Wie kann ich sicherstellen, dass wir uns gegenseitig updaten über aktuelle Themen und/oder Vorgänge. Wie kann ich garantieren, dass über die Mittagszeit das Telefon besetzt ist?

Gibt es jemanden der bereits Erfahrungen mit ähnlichen Konstellationen im Unternehmen hat? Und wie kann ich die Damen dazu bringen mich zu akzeptieren? Ich bin zwar nicht ihr Vorgesetzter werde aber trotzdem die Gruppe irgendwie führen müssen. Ich habe eigentlich einen guten Draht zu allen aber es ist dann doch anders wenn man plötzlich eine andere Verantwortung hat. Würde es Sinn machen nach einem Geschäftshandy zu fragen oder ist das unnötig?

Ich hoffe, ihr könnt mir einige Tipps geben.
Vielen lieben Dank!!

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Angie2106

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18.03.2014
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Hallo grüß dich,

na das sind doch tolle Neuigkeiten, dass du eine neue Aufgabe bekommen wirst und zudem das Sekretariat anleiten wirst. Natürlich kann ich verstehen, wenn dir jetzt viele Fragen durch den Kopf schießen, man möchte ja von Anfang an einen guten Start hinlegen.

Ich arbeite in meiner Firma auch mit mehreren Assistentinnen zusammen, verteilt auf verschiedene deutsche und globale Standorte. Wir haben uns aber zumindest für die deutschen Kollegen angewöhnt uns mindestens 2 im Jahr zu einem Assistenzmeeting zusammen zu setzen. Hier werden aktuelle Themen besprochen und gemeinsam an Lösungen gearbeitet. Zudem nutzen wir einen gemeinsamen E-Mail-Verteiler, über den wir Informationen austauschen. Auch haben wir ein gemeinsames Datenlaufwerk angelegt, unter dem wir verschiedene Unterlagen wie z.B. Reisedokumente, An- und Abwesenheitslisten, Besucherkalender, etc. abgelegt haben. So kann sich jeder schnell auf den aktuellen Stand bringen, wenn eine Kollegin nicht im Haus ist. Gibt es bei euch schon so etwas wie ein Sekretariats-Handbuch? In meinem Bereich haben wir im Assistenzbereich so ein Handbuch erstellt. Hier werden alle Routineaufgaben angefangen von Termineinladungen, Postbearbeitung, Meetings, Reiseorganisation, etc. aufgeschrieben und erläutert. Da ihr ja verschiedene Chefs habt, könnte man hier natürlich auch die jeweiligen Arbeitsweisen und wichtige Themen die den jeweiligen Chef betreffen notieren, so dass ihr euch im Vertretungsfall leichter tut.

Vielleicht kannst du dir die eine oder andere Anregung mitnehmen und bei euch umsetzen. Wichtig ist natürlich, dass du alle Kolleginnen mit ins Boot holst und sie nicht das Gefühl haben, du drückst ihnen einfach was auf, weil sonst wird es schwer mit der Akzeptanz. Mein Rat: Lade deine Kolleginnen zuerst zu einem Meeting ein und besprecht gemeinsam wie ihr eure Zusammenarbeit und den Informationsfluss verbessern könnt. Du wirst sehen, da kommen wahrscheinlich noch weitere Ideen auf den Tisch.

Ich wünsche dir viel Erfolg.

Halte uns auf dem Laufenden wie es läuft .
Viele Grüße

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workflow

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01.04.2015
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Hallo Angie2016,

vielen Dank für deine Antwort, da waren aufjedenfall ein paar gute Ideen dabei die ich für mein Konzept auch schon übernommen habe . Z. B. das mit dem E-Mailverteiler und dem gemeinsamen Laufwerk. Ausserdem fand ich auch noch die Assistentinnen-Tage sehr gut, das werde ich auch vorschlagen.

Vielen Dank dafür!!

Viele Grüße

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Kaipi

Mitglied seit
08.04.2015
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Hallo Workflow.

Wir arbeiten seit kurzem bei uns im Team mit der Geschäftsführung mit einem Tool, dass sowohl über Webbrowser als auch für iPad / iPhone nutzbar ist. Das Tool heißt "Asana" und darüber lassen sich sehr gut Workflows darstellen und jeder hat eine Übersicht über den aktuellen Stand. Dabei lassen sich Aufgaben, Infos oder sogar Mails darstellen.

Vielleicht ist das ja etwas für dich?

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AgnesP

Mitglied seit
08.04.2015
Beiträge: 2
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Hallo workflow,

ein spannendes Thema. Wenn ihr mit dem mit Outlook und einem Exchange Server arbeitet, kann man so eine Kolaboration gut über die Aufgaben im "öffentlichen Bereich" abbilden. Dort kann dann jede/r den aktuellen Bearbeitungsstand für jede Aufgabe hinterlegen. Man kann auch Checklisten verlinken, Anhänge beifügen etc. pp. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Wenn du mehr zur Arbeit mit Aufgaben wissen möchtest, tritt gern mit mir in Kontakt. Ich habe sehr gute Erfahrungen gemacht (funktioniert sogar für ganze Servicepools!).

Viele Grüße
Agnes

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Zauberfee

Mitglied seit
24.06.2014
Beiträge: 26
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Liebe workflow,

gratuliere dir ebenfalls zu deiner neuen, verantwortungsvollen Aufgabe. Viel Erfolg!

Um in der Mittagspause die gewünschte Erreichbarkeit sicherzustellen, würde ich auf jeden Fall nach einem Diensthandy fragen. Das haben wir in meiner alten Firma auch so gehandhabt. Dann könnt ihr in der Pause das Telefon auf das Handy umstellen. Und wenn ihr abwechselnd das Handy in die Mittagspause mitnehmt (bei 5 Kolleginnen ist jede nur einmal die Woche zuständig), sind die Unterbrechungen in der Pause auch vertretbar.

Liebe Grüße
Zauberfee

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robert844

Mitglied seit
04.05.2015
Beiträge: 8
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Dem gibt nichts hinzuzufügen.

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