Wie bringe ich Chef dazu, umfangreiche Dokumente zu lesen

gioia

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11.07.2014
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Hallo,
ich bin neu hier und brauche einfach mal objektive Tipps von außen. Mein Chef bekommt desöfteren die ein oder anderen Dokumente im Papierformat vorgelegt, die er durchlesen und genehmigen soll. Sein Termindruck macht es aber sehr schwer, sich die Dokumente in Ruhe durchzulesen. Ich gilbe ab und an schon Passagen für ihn an, die am wichtisten sind aber das geht eben nicht immer.

Habt ihr einen Rat, wie wir damit umgehen können. Selbst einen täglichen Zeitpuffer im Kalender zu fixen hat nur mäßig bis gar nicht funktioniert.

Lieben Dank.
gioia

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Zauberfee

Mitglied seit
24.06.2014
Beiträge: 26
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Hallo gioia,

ein schwieriges Problem, mit dem sicherlich fast jeder Chef zu kämpfen hat.

Im Prinzip ist dein Chef dafür verantwortlich, wichtige Dokumente intensiv durchzulesen bevor er eine Entscheidung trifft oder unterzeichnet. Ich sehe nur die Möglichkeit, ihn bestmöglich dabei zu unterstützen, was du ja auch schon tust.

Mein Vorschlag ist folgender: Dokumente mit Datum bis wann eine Reaktion/Entscheidung erfolgen soll versehen und in eine extra Mappe legen. Wenn er viel unterwegs ist, kann er die Mappe mitnehmen und im Zug oder Flugzeug bearbeiten. Oder die Dokumente auf Laptop/Tablet spielen. Dann kann er sie sobald er unterwegs Zeit hat, bearbeiten.
Wenn die Dokumente im eigenen Haus erstellt werden, kann man eventuell die Mitarbeiter dazu anhalten, bereits eine Zusammenfassung oder einen Entscheidungsvorschlag hinzuzufügen. So kann sich dein Chef schneller einen Überblick verschaffen.
Vielleicht besteht auch die Möglichkeit, dass ein anderer Mitarbeiter/Abteilungsleiter etc. das Dokument vorab prüft und eine Entscheidungsvorlage vorbereitet.
Einen festen Termin im Kalender blocken und mit dem Chef abstimmen, dass diese Zeit ausschließlich zur Bearbeitung dieser Dokumente verwendet wird.

Im Berufsalltag wird es schwierig sein, das umzusetzen, weil das Wichtigste, nämlich die Zeit, nach wie vor fehlen wird. Besteht die Möglichkeit, Aufgaben vom Chef an die nächste Ebene abzugeben, um mehr Freiräume zu erhalten?

Viel Erfolg!
Zauberfee

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Sandra21

Mitglied seit
11.07.2014
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Eigentlich gibt´s nicht viel zu Zauberfee´s Antwort hinzu zu fügen. Wenn bei mir alle Stricke reißen, blocke ich einfach die Mittagspause meines Chefs, gehe kurz mit ihm essen und bespreche danach alles Wichtige mit ihm.

Leider bin ich nicht die Einzige, die diese Idee hatte und es wird zunehmend schwerer eine freie Pause zu finden aber oftmals funktioniert es....

Falls ein anderer Abteilungsleiter das Ganze vorher sachlich prüfen könnte, wäre es sicherlich hilfreich

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balo

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Liebe gioia,

Zauberfee und Sandra21 haben ja schon alles gesagt, was du machen kannst.

Ich möchte dich einfach nur bestärken, dich nicht verantwortlich zu fühlen, wenn dein Chef es trotz guter Vorbereitung der Unterlagen, Einplanen eines Zeitpuffers, Eingehen auf seine Wünsche für die Bearbeitung usw. nicht packt.

Gut zuarbeiten - ja; bemuttern - NEIN. Versuche, eine gewisse Distanz zu seinem Tun und Handeln zu bewahren.

Aus meiner Berufserfahrung kann ich dir sagen, dass manche Menschen immer wieder in Zeitverdrückungen kommen, weil sie sich auch gern mal bei Meetings oder in Mittagspausen verplaudern, weil sie ihre Gedanken nicht so gut sortieren können, weil sie kleine Chaoten sind ... Nimm diese Menschen so, wie sie sind.

Viel Glück

balo

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wuschig

Mitglied seit
09.11.2006
Beiträge: 115
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Hallo, ich hatte mal einen Chef - der war im übrigen sehr gut organisiert - , dem durfte keiner mit Riesen-Dokumenten kommen, sondern er sagte immer, dass er nur ein Blatt auf den Tisch bekommen will, auf dem alles Wichtige steht, was er zur Entscheidungsfindung braucht, und zwar nicht in Minischrift, sondern schön groß, und am besten am Ende mit einer Frage, die er mit ja oder nein beantworten konnte.

Das hat ihm sicher eine Menge Zeit gespart. Vielleicht wäre das auch eine Idee für deinen Chef.

Gruß

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gioia

Mitglied seit
11.07.2014
Beiträge: 2
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Lieben Dank für eure Antworten. Ich werde mit ihm nochmal ein ernstes Wörtchen reden. Soll er mir doch sagen, wie er es künftig handhaben will.
Die Idee mit der Mappe und den Fristen finde ich gut. Werde ich evtl. ausprobieren.

Euch allen weiterhin viel Spaß im Job.
VG
gioia

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Tartar

Mitglied seit
26.07.2014
Beiträge: 2
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Klar, die Leute wollen nie mehr als ein Blatt Papier lesen. Im Grunde ist das eine gute Sache, und ich lege alles, was zu einer Entscheidung führen soll, auch so hin. Manchmal aber handelt es sich bei der Ein-Blatt-Papier-Marotte aber auch um schlechte Faulheit, sich in Details einzuarbeiten.

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