Unterschriftshinweise

Suse

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Wir bekommen und verschicken Unterlagen, die mit einem Klebchen versehen sind, woran man erkennt, das dort zu unterschreiben ist.

Wir verwenden rote Pfeile aus Papier, die an einer Stelle aufs Papier geklebt werden können. Will man es dem Empfänger einfach machen, positioniert man die Aufkleber so, dass er sie gleich am Rand des Dokumentes sieht und nicht jedes Blatt eine Stapels einzeln umdrehen muß.

Diese Aufkleber knicken aber weg, wenn die Unterlagen in den Umschlag kommen und das soll nicht mehr sein.

Frage mich jetzt nur, wie wir diese Herausforderung meistern können. Kennen ja unsere Pappenheimer und wissen, dass Unterschriften gerne mal übersehen werden, wenn die Stelle nicht kenntlich gemacht wird.

Wir haben schon Unterlagen mit Kunststoffaufkleber bekommen, aber die knicken im Umschlag genauso weg. Größere Umschläge begünstigen den Effekt durch Umherrutschen der Unterlagen nur noch.

Man könnte dann im Grunde jeden farblichen Aufkleber nur noch so verwenden, dass er am Rand nur noch minimal zu sehen ist.

Wie handhabt Ihr das?

Suse

PS. Dies ist ernstgemeint. Ich bin beauftragt, mich darum zu kümmern..

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Melsi

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Huhuuu Suuuuse

das Thema war bei uns auch mal ein Thema Schwierige Sache. Im Grunde genommen gibt es keine Aufkleber, die nicht im Umschlag knicken.

Du kannst ansich nur die Kleberchen so positionieren, dass sie gaaaaanz minimal über den Papierrand überstehen. Allerdings kann es dann passieren, dass beim Verrutschen der viele Blätter/Papiere die Klebeetiketten überdeckt werden und am Ende doch die eine oder andere Unterschrift nicht geleistet wird.

Ich klebe die Teile so, dass max. 1 bis 2 mm überstehen. Das funktioniert soweit ganz gut. Ansonsten bleibt nur noch der Hinweis im Anschreiben, dass auf den Seiten 3, 5 und 8 eine Unterschrift zu leisten ist.

Eine andere Idee habe ich leider auch nicht

GGLG aus dem verregneten Unterfranken, Melsi

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Chess

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Hallo Suse,

ich denke ich würde mal folgendes probieren: Die Dokumente (DIN A4?) mit den Klebern in eine etwas größere Einlegemappe mit "Spanngummi" legen, also etwas größer als A4, und dann verschicken. Oder die Docs in die größere Einlegemappe und oben und unten irgendwie mit einer Büroklammer befestigen, falls das überhaupt geht. Dann stoßen die Pfeile nirgends mehr an.
Naja, vielleicht ist das ja auch zu primitiv....fiel mir nur spontan ein.

Schöne Grüße aus der Mittagspause

Chess

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Suse

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Hallo Melsi,

ich bin also tatsächlich nicht alleine mit dieser Frage

Muss mal ganz ehrlich sagen, dass ich nicht verstehe, was diese "schönere" Optik über uns aussagen soll. "Man möchte so nach außen nicht auftreten".

Aber selber werden Unterschriften in Unterlagen auch nur an schnell erkennbaren Stellen geleistet. Wenn ich hier keine Vollständigkeitskontrolle vor Versand leisten würde, würden manchen Unterlagen unvollständig unterschrieben rausgehen. Warum fällt denen das nicht ein, wenn solche Anforderungen gestellt werden??

Ich danke Dir.

Suse

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Suse

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Hallo Chess,

die Idee hat was. Kostet natürlich schön Geld, die Mappen sind ja dann weg.
Aber immerhin ist es neben der Minimalklebung eine weiterer Vorschlag. Ich danke Dir dafür!!

Suse

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Melsi

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Hi Suse,

also man kann auch päpstlicher sein als der Papst. Manches verstehe ich ehrlich gestanden auch nicht - aber so sind die Chefs manchmal

Wenn Du Unterlagen per Post versendest und die Umschläge irgendwo in irgendwelchen Postsäcken durch die Gegend geschleudert werden, dann sind manche Unterlagen in einem echt üblen Zustand, wenn sie beim Empfänger ankommen. Das finde ich noch viel schlimmer, als irgendwelche Aufkleberchen, die im Umschlag abgeknickt werden können.

Wenn ich darüber nachdenke, wie bei mir manchmal die Post ankommt?! Echt übel. Von klatschnassen Umschägen durch Starkregen, über zerrissene und verdrecket Umschläge bis hin zu teilweise geöffneten Postsendungen! Ja, da kennt das Greuel keine Grenzen Da sind geknickte Aufkleber noch das kleinere Übel

Solche Mappen finde ich ehrlich gestanden toll, aber auf Dauer auch sehr teuer. Wir haben uns Mappen mit Logo etc. anfertigen lassen. In die packen wir Verträge usw. rein. Die Mappen sind echt klasse und machen was her, aber sie passen z. B. nicht in einen Standard-C4-Umschlag, sondern müssen in einen "Faltenumschlag" rein. Das Porto ist gleich, aber ein schöner Versand sieht für mich auch anders aus.

Du siehst, jeder hat mit so einem lächerlichen Kram zu kämpfen

LG, Melsi

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heddix

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16.11.2006
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Hallo Suse,

genau wie Melsi geschrieben hat, machen wir es hier auch.

"Ich klebe die Teile so, dass max. 1 bis 2 mm überstehen. Das funktioniert soweit ganz gut. Ansonsten bleibt nur noch der Hinweis im Anschreiben, dass auf den Seiten 3, 5 und 8 eine Unterschrift zu leisten ist."

Unterlagen, die zur Unterschrift/Gegenzeichnung verschickt werden, werden mit einem Begleitschreiben verschickt. In diesem dann auf die Unterschriften auf den Seiten x, y und wie vielfacher Ausfertigung hinweisen.

Außerdem sitzt bei dem Empfänger auch eine Sekretärin, die die eingehenden Unterlagen prüft und ihrem Chef entsprechend vorbereitet vorlegt.

Das sollte auch deinem Chef als Begründung genügen und einleuchten.

Viel Erfolg und Grüße
heddix

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