Eilt! Ablage langfristige/kurzfristig Projekte/Aufgaben

EGE76

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Hallo zusammen!

Heute brauche ich mal Eure Fantasie bzw. einen Einblick in euer Office

Ich bin auf der Suche nach einer Lösung für folgende Aufgabe:

Ich soll eine Ordnung in das Büro meines Chefs bringen. Zum Einen hat er längerfristige/wiederkehrende Aufgaben und Projekte wie z. B. Bau einer neuen Halle, Personalplanung 2009, oder Sitzungsvorbereitungen für monatliche Sitzungen.
Seine Idee war folgende: Anlegen von Mappen/Ordnern/ oder ???? die auf dem Rücken eine Nummer von 1 bis 15 bekommen. Anhand einer Inhaltsliste kann er dann nachschauen, welches Projekt wo abgelegt ist. Die Mappen (oder was auch immer) sollen auf seinem Sidebord hinter ihm stehen.

Etwas ähnliches stellt er sich auch für seine kurzfrisatig zu erledigenden Aufgaben vor. Irgendein Ordner mit Inhaltsliste, wo seine Sachen aabgelegt werden und nach Erledigung dann vernichtet werden. Das freie Register wird dann wieder neu belegt.

Übrigens habe ich schon versucht, meinem Chef die Handhabung mit Hängeregistermappen und Wiedervorlagemappe beizubringen. Erfolglos! Irgendwie blockiert er da!

Wie haltet ihr Ordnung bei eurem Chef? Was habt ihr für ein Arbeitssystem?
Recherchen in diversen Büromaterialkatalogen haben mich noch nicht wirklich weitergebracht

Danke schonmal für Eure Hilfe!

Gruß
EGE76

Viele Grüße
EGE76

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Suse

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Hallo Ege76,

Chef arbeitet mit dem Stapel auf dem Schreibtisch System, Unterlagen liegen in Hüllen am oberen Schreibtischrand und bringen sind dadurch immer wieder in Erinnerung. Und er hat Hängeeinstellmappen in seiner Schreibtischschublade. Jeder Vorgang bekommt seine eigene Mappe und so sieht man schnell, was und wie viele Vorgänge da grade in Arbeit sind. Aber lieber ist ihm dieses auf dem Schreibtisch System
Das hat nicht immer unbedingt mit Ordnung zu tun, aber er kommt so gut zurecht udn dann soll mir das Recht sein
Euer Grundgedanke ist doch schon ganz gut. Mir persönlich wäre es lieber, wenn die Ordner direkt mit den Vorgängen beschriftet wären, da wäre der Zugriff noch schneller und Aufkleber kann man ja jederzeit neu drucken, aber das ist natürlich Ansichtssache. Er könnte seine Ordner noch farblich markieren, rote Etiketten z.B. für die kurzfristigen Sachen.
Mal sehen, was die anderen noch so schreiben.

Sonnige Grüße, Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!

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Josi

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Hallo Ege,

vielleicht möchtest du dir mal das Mappei-Konzept anschauen? Wie bei Suse bekommt jeder Vorgang eine Mappe mit Reiter. Für Projekte wird eine bestimmte Reiterfarbe zugeordnet (es gibt mindestens ein Dutzend verschiedene Farben), jeder Unterpunkt kriegt eine separate Mappe. Für laufende Vorgänge gibt es Kunststoffmappen mit verschiebbaren Reitern, die immer wieder verwendet werden (so habe ich weiß für Reiseplanungen, gelb für Meeting-Vorbereitungen/Rücksprachetermine, rot für aktuelle Präsentationen). Der Inhalt dieser \"laufenden\" Mappen wird jeweils vernichtet, sobald die Sache erledigt ist. Die Projektmappen dagegen wandern am Ende in eine Archivkiste. Natürlich gibt es dazu ein Wiedervorlagesystem, Stehkisten (können auch in Hängeregistratur eingehängt werden) mit Mappen für Tag-/Monatseinteilung. Die Struktur ist sehr übersichtlich, ich finde alles sofort wieder. Mein Chef ist allerdings auch mehr der Stapeltyp, er kombiniert mein System mit wilder Stapelei, kann aber gut damit leben, dass ich immer mal wieder seine fliegenden Blätter in Mappen banne.
Hier ist das ganze erläutert: http://www.mappei.de/loesungen-und-systeme/

Es sieht komplizierter aus als es ist.
Josi

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heddix

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Hallo zusammen,

mein Chef ist auch so ein \"Schreibtisch-Systemler\"

Als er hier neu angefangen hat, ließ er mich immer wieder neue Ordner zu bestimmen Themen anlegen. Alle mit weißem Etikett.

Mir war klar, dass das irgendwann unübersichtlich werden würde. Sein Schrank ist mittlerweile voll mit Ordnern - d. h. durch dieses nicht vorhandene System stehen sowohl er als auch ich immer wieder und suchen den richtigen Ordner. Bisher kommt er damit klar - und mir soll\'s recht sein.

Ansonsten arbeiten wir bei laufenden Vorgängen mit der guten alten Widervorlage.

Ordentliche Grüße
heddix

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Kirsten

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Hallo EGE,

bei uns ging die Tendenz klar zur elektronischen Ablage. Bei ausgeklügeltem System ist das auch superpraktisch; schnell mal einen Suchbegriff eingegeben und *schwups* haste das Dokument - ganz abgesehen davon, dass man nicht mehr diese unhandlichen Ordner stemmen muss.

Käme das für euch nicht in Frage? Als ich noch als Sekki tätig war, habe ich lediglich noch wichtige Berichte oder Verträge oder eben Dokumente mit gesetzlicher Augbewahrungsfrist abgelegt - habe vieles einfach vernichtet, denn ich brauchte nur das Wenigste noch einmal.

Es hing natürlich auch ein bisschen vom Cheflevel ab: Je höher der angesiedelt ist, desto weniger Ablage muss er bzw. seine Sekki selber pflegen. Wenn es brennt, gibt es ja die Fachabteilungen, die jedes Dokument noch einmal heranschaffen können. Meist ging es dabei ohnehin um konkrete Zahlen, also lediglich Auszüge aus Schriftstücken.

Bei uns lag der Anteil der per E-Mail eintreffenden und abgehenden Dokumente bei ca. 90 %. Sind wir da so ein Einzelfall?

Viele Grüße
Kirsten
*bekennende Ordnerhasserin*

Derjenige, der sagt: 'Es geht nicht', sollte den nicht stören, ders gerade tut.

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Chili

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Hello hello,

bei uns wird es auch so gehandhabt, habe jedoch ein bisschen Farbe in die Ablage bringen können , so dass das Suchen nach Dokumenten sich relativ einfach gestaltet, wenn man weiß in welchem Bereich das Dok. abgelegt ist.
Ansonsten - Schreibtisch-Sammler und Wiedervorlage-Mappe für jeden Tag des laufenden Monats.

Hängemappen sind im ein Graus. Schade.
Nun denn, ich benutze sie für meine Akten bzw. Bereiche, die ich betreue.

Tschüssi und viel Erfolg!
Chili

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Lulali

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Hallo,

neben Mappei gibt es auch Classei. Eigentlich fast das Gleiche, nur etwas günstiger.

Davon abgesehen, fahren ich und mein Chef mit diesen Systemen sehr gut. Wenn man sich das erst mal angewöhnt hat, geht es sehr fix und vor allem spart es Platz.

Viele Grüße

Lulali

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redfairy

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Hallo, lese gerade von diesem \"Hilferuf\".

Wir arbeiten bei Terminsachen bzw. Projektarbeiten mit dem elektronischen Terminkalender. Hier pflege und verwalte ich eine sog. \"to do-Liste\", bei der das Thema, wer verantwortlich ist, welche Priorität die Angelegenheit hat sowie das Fertistellungsdatum, bzw. bei Terminüberschreitung in der signalfarbe ROT (= Termin überschritten) angezeigt wird.
Einträge werden täglich fortgeschrieben so lange, bis sie als \"erledigt\" gekennzeichnet sind. Erst dann erscheinen sie nicht mehr im elektronischen Terminkalender. Die Pflege ist ein wenig zeitaufwändig, aber für uns sehr hilfreich. So haben wir alle anstehenden Aufgaben im Blick.

Die dazugehörigen Unterlagen verwalte ich in der altbewährten Wiedervorlagemappe.

Liebe Grüße
redfairy

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heddix

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Allesora

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Hallo EGE76,

mein Chef ist auch so ein Stapelheini, aber er findet immer alles was er braucht ... mit einem bisschen Suchen

Ich habe mein Mappei-Konzept, wobei ich nur die Mappen von 1-31 verwende für die Unterlagen, die zu dem entsprechenden Termin benötigt werden. Alles andere ist als Aufgabe in Outlook eingetragen. In diesen Aufgaben notiere ich jede Verzögerung oder Notiz, so dass am Ende eine Historie sichtbar ist. Wenn es wichtig für den Vorgang ist, drucke ich es noch aus und lege es im entsprechenden Ordner ab. Ansonsten wird die Aufgabe als Erledigt abgehakt und gut ist. Alle paar Monate lösche ich die erledigten Aufgaben.

Das hat sich bei uns als gutes Prinzip herausgestellt. Meinem Chef solche Aufgaben in Outlook einzutragen ist so gut wie hoffnungslos. Nur wenn ich in Urlaub bin, trage ich die entsprechenden Aufgaben in seinen Kalender ein und stelle ihm die Mappei-Mappe hin. Da ist er dann etwas williger.

Ich würde nicht so viele Mappen und Ordner als Wiedervorlage vorhalten, weil man sich ganz schnell damit verzetteln kann. Aber jeder hat seine eigene Arbeitsweise.

Gruß
allesora

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!

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