Besucheranmeldung... Wie läufts bei euch?

reni0815

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Hallo,

Mal ne vielleicht außergewöhnliche Frage an die etwas größeren Unternehmen:
Wie läuft bei euch die Anmeldung von Besuchern?

Aus Sicherheitsgründen müssen bei uns alle externen Besucher, unter anderem auch Handwerker, Berater, Schulungsteilnehmer etc. also bunt gemischt... vorangemeldet werden.

Melden das eure Mitarbeiter an den Empfang?
Wie kündigen sich Handwerker an, die öfter im Haus sind?

Ich suche nach Optimierungen für unseren Prozess.

Gruß

Verena

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MSmith

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Bei uns gibt es ein Formular, das von der Sekretärin / Assistentin ausgefüllt und per email an alle verteilt wird, die damit zu tun haben, hauptsächlich natürlich die Pforte. Bei Handwerkern ist das nicht nötig, die melden sich selbst an der Pforte an.

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KaZe28

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Hallo,
wir melden unsere Besucher bei der Sicherheit/Besucherempfang per Email an. Hier muss Name & Firma des Besuchers angegeben werden. Außerdem für wen der Besucher kommt und wo die Besprechung stattfindet.

Handwerker, die länger am Campus zu tun haben, bekommen einen "Zeitausweis" der ihnen den Zugang zu den relevanten Gebäuden ermöglicht. Dieser wird von Real Estate beantragt.

Projektmitarbeiter bekommen auch einen "Zeitausweis" - dieser wird jedoch vom internen Projektleiter beantragt, vom zuständigen Kostenstellenverantwortlichen genehmigt.

Die Zeitausweise laufen alle 3 Monate ab und müssen dann von den zuständigen internen Ansprechpartneren wieder verlängert werden.

Hoffe mit dieser Info ein wenig geholfen zu haben.
Viel Spaß bei der Prozessoptimierung.
Karin

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reni0815

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Das mit den Zeitausweisen ist vielleicht eine gute Idee.
Müssen diese Besucher dann auch stempeln?

Wenn ich vom Schlimmsten ausgehe und wir haben einen Brand im Gebäude und selbiges muss geräumt werden, dann benötigen wir eine Liste, wer sich im Gebäude aufgehalten hat, um evtl. nach diesen noch zu suchen....

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Angie2106

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Hallo zusammen,

wir regeln unsere Besucheranmeldung komplett über unseren Empfang ab. Alle Besucher tragen ihre Anwesenheit beim Empfang in einer Besucherliste ein mit folgenden Angaben:
Name
Firma
KFZ-Kennzeichen
Name des Besuchten/der besuchten Abteilung
Ankunftszeit

Alle Besucher, auch Handwerker, erhalten einen Besucherausweis, der offen über der Kleidung getragen werden muss. Besucher werden bei uns am Empfang abgeholt und auch wieder zurück an den Empfang gebracht wenn das Meeting zu Ende ist. Ich weiß das hört sich immer sehr komplex an, aber es ist einfach höflich wenn der Besuchte seinen Gesprächspartner direkt am Empfang begrüßt und auch zum Besprechungsraum begleitet, als ihn alleine im Gebäude herumirren zu lassen. Wenn Besucher für meine Chefs kommen, dann hole ich die Besucher natürlich selbst ab, oder einer meiner Kolleginnen .

Wenn ein Besucher das Haus wieder verlässt, unterschreibt der Besucher in der Besucherliste und trägt noch seine Gehzeit ein. Den Besucherausweis gibt er dann wieder ab.

Handwerker und Dienstleister, die über längere Zeit bei uns im Haus sind, erhalten auch einen Zeitausweis, um durch die Parkschranke oder ins Gebäude zu kommen. Die Zeitkarten sind aber immer nur bis zur Dauer des Einsatzes beschränkt und werden dann wieder zurück gegeben.

Ich hoffe ich konnte dir ganz viele Infos geben .

Viele Grüße
Angelika

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mut

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05.06.2008
Beiträge: 116
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Hallo, zusammen,

bei uns meldet jedes Sekretariat einen jeweiligen Besucher am Empfang an, d. h. es wird der Name des Besuchers in einen Empfangskalender (outlook) eingetragen. Das hat den Vorteil, dass der Empfangsmitarbeiter den Besucher gleich mit Namen anreden kann. Danach informiert der Empfang das zuständige Sekretariat darüber, dass der Besucher da ist und abgeholt werden kann.

Viele Grüße
mut

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