Adressverwaltung

Punktetiger

Mitglied seit
01.05.2009
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Liebe Kolleginnen,

ich mag es fast nicht kommunizieren, aber ich habe noch kein funktionierendes Adressverwaltungssystem. Wir arbeiten mit Lotus Notes und irgendwie finde ich die Lösung, meine \"Adresskartei\" hier als Datei anzulegen nicht so optimal. Ich habe dann auch beim E-Mailen das Problem, dass oft der falsche Kontakt bei Namensgleichheit verwendet/vorgeschlagen wird. Das birgt eine zusätzliche Fehlerquelle.

Vielmer stelle ich mir ein System vor, bei dem ich nach Name oder Firma suchen kann. Stelle ich diese Überlegung an, komme ich immer wieder zu dem Schluss, dass eine profane Excel-Tabelle die praktikabelste Lösung ist.

Alles doppelt verwalten möchte ich aber auch nicht

Wie verwaltet Ihr denn Eure Geschäftskontakte (ich denke da auch an die Möglichkeit, Notizen festzuhalten, Besonderheiten zu notieren etc.)?

Ich bin gespannt, was sich bei Euch so durchgesezt hat und freue mich auf Euer Feed Back.

Viele Grüße
Punktetiger

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cathy

Mitglied seit
18.05.2009
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Hallo Kollegin,

auch ich darf mich mit Lotus Notes erfreuen.

Habe alle Geschäftskontakte bzw. alle angesammelten Visitenkarten im Adressbuch von Lotus Notes eingepflegt.

Ich lasse Notes allerdings die Adresse nicht selbst vervollständigen, sondern wähle aus dem persönlichen Adressbuch (Daten sind in Cheffes Adressbuch gepflegt) die Adresse aus.

Notizen zu Kontakten kann man im Reiter Mappe doch ganz gut pflegen.

Hat auch den Vorteil, dass Cheffe seine Kontaktdaten so mit dem PDA immer dabei und auch leicht aufrufen kann.

Viele Grüße

cathy

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mut

Mitglied seit
05.06.2008
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Hallo, Punktetiger,

ich arbeite mit Outlook und gebe in den Kontakteordner sämtliche Kontakte ein. Hieraus erstelle ich dann auch entsprechende Serienbriefe.

Einige nutzen aber auch das Datenbankprogramm Access - hiermit habe ich aber keine Erfahrungen.

Viele Grüße
mut

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Punktetiger

Mitglied seit
01.05.2009
Beiträge: 6
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Liebe Mitstreiterinnen,

vielen Dank für Eure Antworten. Ich vermute, ich habe noch nicht alle Funktionen von Lotus Notes erfasst und werde mich nochmal intensiv damit beschäftigen. Die Herausforderung in meinem Job ist nämlich, dass sich innerhalb der Branche ständig Änderungen im Management der Kunden-Unternehmen ergeben, so dass ich mir bei Firmen, zu denen wir seltener Kontakt pflegen, nicht immer auswändig merke, welcher Herr gerade welche Firma managed (ist wirklich so). Deshalb suche ich innerhalb des Firmeneintrags nach meinen letzten Notizen zur aktuellen Kontaktperson. Mal sehen, ob Lotus diese Suchanforderung hergibt. Ich werde es herausfinden.

Euch einen schönen Montag,

Punktetiger

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Tausendsassa

Mitglied seit
11.06.2009
Beiträge: 10
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Bin ein Outlook-Freak und darf es GsD auch benützen.

Damit geht alles ganz reibungslos. Meine Kontaktdaten habe ich in Kategorien angelegt und immer griffbereit.

Lieben Gruß
Tausendsassa

Das einzige, was die Schöpfung in ihrer Vielfalt nicht erschaffen hat, ist das Wort "unmöglich".

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Grutzeck

Mitglied seit
18.05.2017
Beiträge: 1
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Lotus Notes wird vom Hersteller IBM kaum noch unterstützt.
Die Frage ist, welche Daten in eine Adressverwaltung gehören:
1. Stammdaten
Dazu zählen Anschrift, Ansprechpartner, Kommunikations-Nr. wie z.B. Telefon, Handy, Email, Website, Links zu Social Media Profilen, Fax usw.
2. Kontakthistorie
Hier möchte man protokollieren können, über welchen Kommunikationskanal wann wer mit dem Kontakt über was Kontakt hatte. Hier sollte auch der Schriftverkehr oder beliebige Dateien verlinkt werden können.
3. Opt-In / Werbe Einwilligungen
Nach UWG (Gesetz gegen unlauteren Wettwerb) darf man nicht einfach Werbeemals oder Faxe versenden. Das erfordert die Einwilligung der Betroffenen. Das werbetreibende Unternehmen ist hier in der Nachweispflicht. Eine Adressverwaltung sollte also auch die OptIns abbilden und verhindern, dass Leute eine Werbung erhalten, bei denen kein Opt-In vorliegt

Zum zweiten muss man sich über die notwendigen Funktionen zur Adressverwaltung klar werden. Dazu gehören z.B.
- Import / Export
- Phonetischer Dublettencheck
- Differenzierte Zugriffsrechte nach Datensätzen, Felder, Funktionen zur Datenbearbeitung
- Etikettendruck
- Dokumenten- / Emailerstellung
- Telefonanbindung (CTI) mit Anruferidentifzierung und automatischer Protokollierung
- ...

Einen guten Überblick gibt der kostenlose Praxisratgeber Adressverwaltung unter https://www.grutzeck.de/de/adressverwaltung/ebook-adressverwaltung

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