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Ablage der E-Mails vom Chef

Nadine_Ro

Mitglied seit
22.11.2009
Beiträge: 1
Hilfreich: 0

Hallo,

ich bin relativ neu in der Firma und die Assistentin des Finanzchefs. Unsere Firma ist noch relativ jung und klein, weshalb mein Chef vor mir keine Assistentin hatte.

Ich versuche nun irgendwie seine E-Mailablage in den Griff zu bekommen. Momentan ca. 2500 E-Mails im Posteingang.

Wie kann ich die Ablage der E-Mails am besten strukturieren? Wenn ich die Mails nach jedem einzelnen Projekt sortiere, brauche ich dafür zu lange. Vielleicht könnt ihr mir einige Beispiele aus der Praxis nennen, die ich gut umsetzen kann.

Es wäre sehr nett, wenn Ihr mir ein paar Tipps geben könntet. Da ich diesen Punkt gerne in meine Zielvereinbarung für das nächste Jahr aufnehmen möchte.

Schon jetzt einmal vielen lieben Dank.
Grüße

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ClaudiaVonWilmsdorff

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 490
Hilfreich: 0

Hallo Nadine,

alle Mailprogramme, die ich kenne bieten die Möglichkeit, Regeln zu erstellen. Beispielsweise kannst Du sagen, dass alle Mails vom Absender XYZ in den Ordner XYZ verschoben werden. Oder alle Nachrichten, die im Betreff ein bestimmtes Projekt erwähnen, in einen entsprechenden Ordner einsortiert werden.

In Outlook (ich habe 2007) kann man über Extras, Sofortsuche auch Mails nach gleichen Absendern oder selbem Thema sortiert anzeigen. Außerdem kann man hier mit Suchordnern Nachrichten gruppieren, etwa alle, die einen Anhang besitzen.

Alte Nachrichten kannst Du in ARchivordner schieben lassen.

Du hast also viele techn. Hilfsmöglichkeiten. Ich habe meine E-Mailordner nach Tätigkeiten gegliedert (also z. B. Autor und Training) und dort wiederum nach Verlagen bzw. Kunden unterteilt. Außerdem nutze ich einen Ordner für Newsletter (die automatisch dort landen) sowie einen weiteren für private Sachen. Praktisch ist auch ein 5-Wochen-Ordner/Zwischenpapierkorb, in den alle Sachen kommen, von denen ich noch nicht weiß, ob ich sie demnächst nochmal brauche. Der wird dann regelmäßig entmüllt.

Soviel als erste Anregung - ich bin sicher, Du bekommst noch viele andere nützliche Hinweise hier.

Schönen Abend

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich: PC-Tipps, Tricks, Techniken unter
http://www.von-wilmsdorff.com & http://www.workingoffice.de
Praktisch: Praxishandbuch Word, Das große Buch zu Word
Fachartikel im Magazin working@office
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Suse

Mitglied seit
08.11.2006
Beiträge: 4594
Hilfreich: 2

Ich stimme Claudia voll und ganz zu.
Erstelle Dir Ordner, die für Dich eine sinnige Vorsortierung ergeben. Die Steuerung der eingehen Mails direkt in diese Ordner ist wirklich leicht über den Regelassistenten. So hast Du auf jeden Fall einen schnellen Überblick über einzelne Vorgänge.
Und Claudias Idee der Sortierung sollte Dir dann auch helfen, die bereits eingegangenen Mails zuordnen zu können, so dass Du nicht jede der 2.500 Mails einzeln anfassen mußt.
Wenn erstmal alles eingerichtet ist und steht, wirst Du froh sein, Dir diese Arbeit gemacht zu haben.
Ich verwalte hier 3 E-Mailkonten auf meinem Rechner und lasse eingehende Mails direkt in den passenden Unterordner verschieben, sonst hätte ich teilweise keinen Überblick mehr.
Wenn es um die Bearbeitung von Mails geht, ist hier mal ausführlich über die Einrichtung von Notizen gepostet worden, das findest Du in der Forum-Suche (Stichworte wahrscheinlich Outlook Notizen). Vielleicht kann sich von den Beteiligten noch jemand daran erinnern. Ach ja, Du könntest auch nach Beiträgen von Claudia suchen, die war sicherlich beteiligt, dann solltest Du den Thread auch finden.
Was ich an Mails nicht oder nur bedingt brauche, parke ich auch zwischen und lösche dann immer mal wieder da raus.

Suse

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