Event-No-Gos: 7 Veranstaltungssünden – und wie Sie sie umgehen
Der Veranstaltungsmanager und sein Team müssen vor Ort Arbeitswerkzeuge zur Hand haben, die es ihnen ermöglichen, jederzeit den Überblick über die Abläufe, To-dos und Arbeitsschritte zu behalten.

Event-No-Gos: 7 Veranstaltungssünden – und wie Sie sie umgehen

Selbst Profis verlassen sich nicht auf ihre Erfahrung, wenn sie die nächste Veranstaltung organisieren. Denn sie wissen: Eine Wiederholung gibt es nicht! 7 Veranstaltungssünden – und wie Sie sie umgehen.

Je nach Veranstaltungsart und Veranstaltungsziel, Ihrer Branche und Ihren Zielgruppen werden Sie als Veranstaltungsmanagerin andere Erwartungen und Wünsche Ihrer Auftraggeber und auch Ihrer Teilnehmer ermitteln. Und doch gibt es Grundlagen, die alle Veranstaltungen gemeinsam haben. Die Kenntnis der größten Veranstaltungssünden soll Sie dabei unterstützen, Ihre Veranstaltungen zu prüfen und vielleicht sogar im Zuge eines Risikomanagements oder Plan-B-Vorsorge rechtzeitig die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

Sünde Nr. 1: Zeitverschwendung

Zeit gehört heute zu den wertvollsten Gütern unserer Veranstaltungsteilnehmer, niemand möchte sie vergeuden. Daher sollte jede Stunde Veranstaltungszeit möglichst klug geplant und sinnvoll genutzt werden. Ein funktionierender Veranstaltungsablauf, eine ansprechende Location plus einwandfreie Verköstigung werden heute von den Teilnehmern vorausgesetzt. Damit fühlen sich Teilnehmer jedoch nicht für Endlos-Reden oder zu umfangreiche Präsentationen entschädigt. Die Folge wären Ermüdung statt guter Stimmung, sinkende Teilnehmerzahlen und steigende „No-shows“ (Personen, die trotz vorheriger Zusage nicht erscheinen).

Deshalb besonders wichtig: Bringen Sie Abwechslung in eintönige Vorträge und die für die Teilnehmer oft einschläfernde PowerPoint-Präsentationswelt. Gute Veranstaltungen wollen zum Mitdenken, Mitmachen und Mitreden animieren! Dies erreichen Sie beispielsweise durch emotional verstärkende Präsentationstechniken wie Storytelling, innovative Veranstaltungsformate oder ausdrucksstarke Präsentationstools (kennen Sie beispielsweise schon Prezi, emaze oder PowToon?). Wählen Sie aus der Vielzahl der Möglichkeiten die Tools aus, die zu Ihrer Veranstaltungsart passen und dazu geeignet sind, die zu vermittelnden Inhalte spannend, lebendig und kommunikationsfördernd an Ihre Teilnehmer zu vermitteln.

Grundsätzlich gilt: Weder zu lang und überfrachtet, noch zu monolog-lastig. Und verbannen Sie unbedingt Fließtext, der nur vom Referenten abgelesen wird. Nichts schläfert Ihre Teilnehmer schneller ein als „betreutes Lesen“.

Sünde Nr. 2: Nicht mit dem richtigen Werkzeug arbeiten

Veranstaltungsmanager sind dafür verantwortlich, dass die Veranstaltung perfekt funktioniert: Die Abläufe müssen auf den Punkt stimmen, die Dienstleister ihren Beitrag reibungslos und fehlerfrei leisten. Falls etwas nicht läuft, müssen die nötigen Maßnahmen ergriffen werden, um alles schnell wieder in die richtige Spur zu bringen. Dies gelingt nur, wenn der Veranstaltungsmanager und sein Team vor Ort Arbeitswerkzeuge zur Hand haben, die es ihnen ermöglichen, jederzeit den Überblick über die Abläufe, To-dos und Arbeitsschritte zu behalten.

Nutzen Sie die Hilfsmittel der Profis, wie den klar strukturierten Ablaufplan in tabellarischer Form, in dem detailliert aufgeführt ist, WAS/WANN/WO passiert und WER für die jeweilige Aufgabe zuständig ist. Eine solche Übersicht schafft Sicherheit und ermöglicht im Notfall auch eine schnelle Übergabe, sollten Sie oder jemand aus Ihrem Team kurzfristig ausfallen. 

Tipp: Erstellen Sie Ihren Ablaufplan mit sämtlichen zu erledigenden Aufgaben und Arbeitsschritten (To-dos), detaillierter Zeitplanung und klarer Aufgabenverteilung/Zuständigkeiten. Prüfen Sie für alle sensiblen oder risikoträchtigen Bereiche Ihre Plan-B-Vorsorge!

Sünde Nr. 3: Kein Plan B

Wer denkt bei der Veranstaltungsplanung schon gern an all die Risiken, die bei Live-Erlebnissen möglich sind und die sich manchmal auch trotz sorgfältiger Planung einfach nicht umgehen lassen. Das größte Risiko für den Veranstaltungserfolg ist es jedoch, vor dem Gefahrenpotenzial einfach die Augen zu verschließen. So sorgen Sie für mehr Veranstaltungssicherheit:

A) Risikofaktoren identifizieren

  • Prüfen Sie Ihren geplanten Veranstaltungsablauf und spielen diesen aus den unterschiedlichen Blickwinkeln Schritt für Schritt gedanklich durch (Veranstalter, Teilnehmer, sämtliche externe Dienstleister und Gewerke).
  • Spielen Sie nun gedanklich die möglichen Veranstaltungsrisiken wie Krankheit, Ausfall, Wetterkapriolen, Streik etc. durch.
  • Lassen Sie hierbei auch Erfahrungswerte und gegebenenfalls Pannen aus früheren Veranstaltungen mit einfließen.

B) Risiken bewerten

  • Wie relevant ist das jeweilige Risiko für die Veranstaltung?
  • Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit?
  • Können Sie das Risiko vorab bereits ausschalten oder zumindest minimieren?

C) Entscheidungen treffen

Was können, was werden Sie zum jetzigen Zeitpunkt:

  • vorbereiten/tun?
  • recherchieren/klären?
  • anfragen/buchen?
  • festlegen/entscheiden?

Je nach Art und Größe Ihrer Veranstaltung werden Sie mit einigen wenigen Risiken leben müssen (z. B. einer gewissen Anzahl an No-shows). Für vieles sollten Sie einen Plan B erarbeiten, und gegen andere Risiken werden Sie sich vertraglich absichern oder versichern.

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