Firmenevent Einladung, Event Firma Einladung gestalten
Wie gestaltet man eine Einladung zu einem Firmenevent professionell? © Wright Studio - Shutterstock

Wie Sekretärinnen eine Einladung zu einem Firmenevent oder einer Tagung konzipieren

Sekretärinnen übernehmen mit der Aufgabe, ein Firmenevent vorzubereiten und die Einladung inhaltlich und grafisch zu gestalten eine beträchtliche Verantwortung. Das Einladungsschreiben kann, professionell konzipiert, eine hohe Vorfreude und Erwartungshaltung bei den Gästen auslösen.

Unternehmen stehen vor vielfältigen Herausforderungen. Die globalisierte Arbeitswelt verlangt von Betrieben unter anderem Flexibilität, mitarbeiterzentriertes Handeln und Transparenz. Seit einigen Jahren hat sich der Arbeitsmarkt darüber hinaus zu einem Bewerbermarkt entwickelt. Dies bedeutet, dass qualifizierte Arbeitnehmer in vielen Branchen die Auswahl haben, in welchem Unternehmen sie arbeiten möchten.

Führungskräfte, die HR-Abteilung und weitere Verantwortliche stehen aufgrund dieser Entwicklung in der Verantwortung, die vorhandene Belegschaft zielorientiert zu motivieren. Um eine individuelle Motivation von Mitarbeitern zu erreichen, können verschiedene Stellschrauben bewegt werden.

Gute Rahmenbedingungen wirken interessant auf Arbeitnehmer

Viele Betriebsangehörige achten vor allem auf die finanziellen Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel das Gehalt, Sonderzahlungen oder weitere Vergünstigungen. Für andere Betriebsangehörige gelten die allgemeinen Arbeitsbedingungen, die Möglichkeit auf eine Tätigkeit im Homeoffice oder flexibilisierte Arbeitszeitmodell als wichtiges Kriterium. Es liegt auf der Hand, dass es nicht möglich ist, jeden Mitarbeiter in Bezug auf diese wichtigen Motivationsbereiche zufriedenzustellen. Unternehmen haben allerdings ein weiteres Ass im Ärmel, um die Motivation im Unternehmen zu verbessern.

Diese weitere motivatorische Chance bezieht sich auf die Möglichkeit, das Gemeinschaftsgefühl im Team oder im Unternehmen sinnvoll zu stärken. Teamgeist und der Zusammenhalt der Mitarbeiter im Unternehmen sind für langfristigen Erfolg evident. Dies bestätigt unter anderem ein Artikel des Magazins WirtschaftsWoche vom 21.11.2012. Dieser berichtet von einer repräsentativen Studie, die belegt, dass „ein „kollegiales Umfeld“ und ein „erfüllender Job“ die meisten Menschen mehr motiviert als ein „angemessenes Gehalt.

Wie tragen Firmenevents zu einem kollegialen Umfeld bei?

Es ist nicht ohne Mühe möglich, ein kollegiales Umfeld im Betrieb zu schaffen. Vor allem durch Empathie, nutzenorientierte Kommunikation und Teamgeist kann viel bewirkt werden. Firmenevents, Betriebsfeiern oder Veranstaltungen können ebenso dazu beitragen, dass Kollegen mehr Zeit miteinander verbringen. Bei einem festlichen Essen, Musik oder bei einem Galadiner ergibt sich die Gelegenheit, Kollegen und Vorgesetzte persönlicher und privater kennenzulernen. Dies stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Bindung am Arbeitsplatz.

Sekretärinnen erhalten in vielen Unternehmen die Aufgabe, ein Firmenevent oder eine Betriebsfeier vorzubereiten und das Einladungsschreiben zu konzipieren. In diesem Fall muss die Assistenz die folgenden Fragen für sich kompetent beantworten:

  • Wie wird eine Einladung zu einer Veranstaltung, einem Event oder einer Betriebsfeier professionell aufgebaut?
  • Welche wichtigen Komponenten sollte ein Einladungsschreiben enthalten?
  • Worauf sollte die Assistenz achten, wenn zu einem Event gleichzeitig Kunden eingeladen werden?

Einladung Firmenevent professionell aufbauen

Sekretärinnen übernehmen mit der Aufgabe, ein Firmenevent vorzubereiten und die Einladung inhaltlich und grafisch zu gestalten eine beträchtliche Verantwortung. Das Einladungsschreiben kann, professionell konzipiert, eine hohe Vorfreude und Erwartungshaltung bei den Gästen auslösen. Im negativen Fall kann eine langweilige und inhaltslose Einladung die Empfänger demotivieren und Neugierde unterdrücken.

Um dies zu verhindern, ist es zielführend, vor der eigentlichen Erstellung in einer Textverarbeitungs- oder Grafiksoftware die wichtigsten Informationen zum Firmenevent zusammentragen und zu clustern. Ein nachvollziehbares Schema und die objektive Beantwortung von Fragen können die Sekretärin darin unterstützen, ein Einladungsschreiben zu erstellen, dass:

  1. dem Anlass angemessen ist und
  2. Aufmerksamkeit und Interesse erregt.

Auf welche wichtigen Punkte sollte sich die Assistentin fokussieren?

Vor der eigentlichen Konzeption des Einladungsschreibens sollten die folgenden Fragestellungen in Bezug auf das Firmenevent und die Zielgruppe eindeutig und faktenorientiert geklärt sein:

Information

Fragestellung

Zielgruppe

  • Welche Gäste werden zum Firmenevent eingeladen?
  • Stehen auf der Gästeliste ausschließlich Mitarbeiter und Kollegen? Sind ebenso Geschäftspartner und externe Gäste eingeladen?

Einladungsmanagement

  • Wer übernimmt betriebsintern das Einladungsmanagement?
  • Wer koordiniert die Absagen und Zusagen zum Event?

Ziele

  • Welche Ziele verfolgt die Veranstaltung? (z.B.: Motivation, Dank am Jahresende, Verknüpfung zwischen Mitarbeitern und Geschäftspartnern)

Inhalt der Veranstaltung

  • Worin bestehen die Highlights der Veranstaltung?
  • Gibt es besondere Veranstaltungspunkte (Auftritte, Reden)

Fakten

  • An welchem Zeitpunkt ist das Firmenevent terminiert (Datum, Uhrzeit)
  • Wo findet die Veranstaltung statt?
  • Bis zu welchem Datum können sich die Teilnehmer anmelden?
  • Handelt es sich um eine verpflichtende Firmenveranstaltung (Betriebsfeier, Firmenfeier, Weihnachtsfeier)?  Ist die Teilnahme für Betriebsangehörige freiwillig?

Weitere Informationen

  • Sind die Partner von Mitarbeitern oder Kunden ebenfalls eingeladen?
  • Wird ein bestimmter Dresscode vorgeschrieben?
  • Sind Transfers zum Veranstaltungsort geplant oder erfolgt die Anreise individuell?

Vor allem wenn im Sekretariat fortlaufend Tagungen, Schulungen und Firmenfeiern geplant werden, ist es sinnvoll, jedes Firmenevent schematisch und faktenorientiert vorzubereiten. Durch diese Vorgehensweise ist sichergestellt, dass das Einladungsschreiben oder spezielle Einladungskarten die wichtigsten Informationen enthalten. Eine Vorlage für ein Einladungsschreiben kann sinnvoll sein, um ein professionelles Grundgerüst zur Verfügung zu haben. Entscheidend ist, dass alle Teilnehmer durch die Einladung proaktiv informiert werden.

Dies ist wichtig, da Vorfreude auf ein Firmenevent beim Mitarbeiter durch den Umstand erzeugt wird, dass man die Rahmenbedingungen kennt. Interessierte Mitarbeiter werden die Einladung prüfen und sich im Internet individuell in Bezug auf die Location oder das Rahmenprogramm informieren. Automatisch entsteht ein persönliches, individuelles Bild zur Veranstaltung im Kopf der Teilnehmer. Durch die Anregung der Vorstellungskraft der Gäste wird Motivation und Vorfreude verbreitet.

Wesentliche inhaltliche Gestaltung der "Einladung Firmenevent" 

Es ist essenziell, dass die wesentlichen Fakten zu einer Veranstaltung im Einladungsschreiben enthalten sind. Darüber hinaus kommt es vor allem darauf an, wie der Einladungstext inhaltlich gestaltet ist. Ähnlich wie bei einem persönlichen Geschenk, das ebenfalls durch die Verpackung an Aufmerksamkeit gewinnt, ist der Einladungstext bedeutend. Er sollte dem Anlass der Feier angemessen sein und Formulieren enthalten, die gespannte Vorfreude und Interesse erzeugen. Bei der Erstellung sollte die Sekretärin darauf achten, bestimmte Worte und Formulierungen nicht zu häufig zu verwenden.

Lektüre zu Nutzen machen

Ein Synonymwörterbuch kann helfen, Redundanzen in Bezug auf die Verbalisierung zu vermeiden. Synonyme verdeutlichen den Sinn eines Textes oder unterstreichen Aussagen zielgerichtet.


Neben den freundlichen, ankündigen und Interesse erzeugenden Worten und Formulierungen gehört zu einer professionellen Einladung generell die korrekte Anrede der Gäste. Dies ist vor allem bei der Einladung von Geschäftspartnern entscheidend und gilt in gleicher Weise für die eigene Belegschaft. Eine funktionale Einladung ohne Ansprache der Empfänger wird einen geringeren Aufmerksamkeitseffekt erzielen. Menschen, die eine unpersönliche Information wahrnehmen, beziehen den Inhalt weniger auf sich. Dies hat zur Folge, dass Gespanntheit oder eine freudige Erwartungshaltung nicht erzeugt werden kann. Werden vorbereitete Einladungskarten verwendet, kann der korrekte Eindruck des Namens im Nachhinein vorgenommen werden.

Handlungsaufforderungen im Einladungsschreiben

Die Assistenz sollte sich ebenfalls darauf fokussieren, eine Handlungsaufforderung in das Einladungsschreiben zu integrieren. Diese kann in der Bitte bestehen, sich bis zu einem bestimmten Termin schriftlich oder digital zum Firmenevent zu registrieren. Die Praxis zeigt, dass eine fehlende Handlungsaufforderung dazu führt, dass sich ausschließlich ein Bruchteil der Empfänger anmeldet.


Eingängiges Layout und Versandformen der Einladung

Die Übermittlung der wichtigsten Fakten zum Firmenevent sowie zukunftsorientierte, freundliche und aktivierende und moderne Formulierungen sind entscheidende Komponenten eines professionellen Einladungsschreibens. Neben diesen beiden Bereichen spielt ebenso das Layout eine bedeutende Rolle. Dieses sollte dem Anlass angemessen gestaltet sein. Im betrieblichen Umfeld schließt dies ein, auf eine zu bunte Darstellung oder ein Übermaß an grafischen Elementen zu verzichten. Wie bei allgemeiner geschäftlicher Korrespondenz gilt bei der Einladung zu einem Firmenevent, dass das Einladungsschreiben Kompetenz, Relevanz und Stilsicherheit ausstrahlen sollte.

Empfänger der Einladung sollten auf den ersten Blick die wesentlichen Informationen erkennen. Gleichzeitig sollte die Einladung die Gäste positiv berühren und Vorfreude erzeugen.

Es gibt unterschiedliche Formen von Einladungen zu einem Firmenevent. Sekretärinnen oder die verantwortlichen Führungskräfte müssen aus diesem Grund ebenso entscheiden, wie sie die Einladung anlassbezogen an die Teilnehmer versenden:

  1. Klassisch als Einladungsschreiben per Brief.
  2. Als postalische Einladungskarte.
  3. Elektronisch per E-Mail.
  4. Als Kombination – zum Beispiel als Brief mit vorangestellter „Save-the-date-Einladungskarte.“

Einladungsschreiben per Brief

Die klassische und allgemein übliche Form einer Einladung zu einem wichtigen Firmenevent, ist die Übersendung des Einladungsschreibens per Brief. Ein sorgsam gestaltetes und individuelles Einladungsschreiben mit persönlicher Anrede erzeugt Aufmerksamkeit. Durch die Briefform wird der Empfänger spezifisch angesprochen. Beginnend mit der Betreffzeile erfährt der Gast den Anlass der Einladung. Er kann sich in der Folge mit den weiteren Informationen und Rahmenbedingungen beschäftigen. Vor allem bei wichtigen Geschäftspartnern empfiehlt es sich, das Einladungsschreiben per Brief zu versenden. Eine solch klassische Form wirkt hochwertig und professionell. Sie zeigt darüber hinaus ein hohes Maß an Interesse an den Gästen.

Versand einer Einladungskarte

In gleicher Weise wie ein Brief kann eine Einladungskarte in Bezug auf das Layout und den Inhalt Interesse erzeugen. Eine Einladungskarte kann gleichzeitig als Beilage mit einem Anschreiben postalisch versandt werden. Ebenso ist es möglich, die Einladungskarte als Postkarte zu konzipieren und zu versenden. Der wesentliche Nachteil einer Postkarte ist die nicht gegebene Exklusivität und Anonymität.

Die Einladung und die Informationen zum Event sind bei einer Postkarte für andere einsehbar. Dies ist sowohl vom Absender wie vom Empfänger nicht zu jeder Zeit gewünscht. Bei einer verpflichtenden, betriebsinternen Firmenfeier ist es vorstellbar, eine persönliche Einladungskarte zu erstellen und über die Hauspost zu effektuieren. Da jeder Mitarbeiter am Event teilnimmt, ist der Inhalt nicht schützenswert oder exklusiv.

Externe Besucher oder Geschäftspartner sollten eine Einladungskarte aus formellen Gründen hingegen zu jeder Zeit in einem verschlossenen Umschlag mit einem passenden Anschreiben erhalten.

Einladung elektronisch per E-Mail

Die moderne Form der elektronischen Einladung per E-Mail hat sich in den letzten Jahren in Firmen jeder Größenordnung verbreitet. Firmenintern ist es allgemein anerkannt, eine Einladung zu einem Firmenevent und das Einladungsschreiben als E-Mail-Nachricht zu versenden. Moderne Kommunikationsprogramme bieten in diesem Fall die Möglichkeit, die Empfänger sofort um ihre Absage oder Zusage per Voting zu bitten. Diese Vorgehensweise spart Zeit und Geld und gilt als effektiv.

Einladende Unternehmen und Sekretärinnen sollten vor einem Versand per E-Mails proaktiv überlegen, ob eine E-Mail in Bezug auf den Anlass der Einladung passend ist. Ein hochkarätiges Firmenevent, wie zum Beispiel ein Galadiner mit Show Acts verdient mit Sicherheit eine exklusivere und persönlichere Einladungsform. Die Gestaltung und Wertigkeit der Einladung sagt viel über das Event aus. Aus diesem Grund sollten Unternehmen und Sekretärinnen im Office darauf achten, dass eine Einladung durch ihre äußere Form die Qualität und Güte der späteren Veranstaltung umfassend darstellt.

"Save-the-date-Einladungskarten"

Eine zielführende und in Bezug auf das Erzeugen von Vorfreude positive Einladungsform ist der Versand von „Save-the-date-Einladungskarten.“ Eine derartige Einladung wird als erste Information an alle Gäste und Teilnehmer als Postkarte versandt. Die frühzeitige Kommunikation soll vor allem bewirken, dass die potenziellen Teilnehmer das Datum des Events notieren. In der Folge steigt die Chance auf eine spätere Teilnahme deutlich, da die Gäste animiert werden, keine anderen Verpflichtungen zu priorisieren.

In vielen Fällen wird eine „Save-the-date-Einladungskarte“ wenig faktenbasiert und geheimnisvoll konzipiert. Möglich ist zum Beispiel, ausschließlich das Datum und den Ort und ein Motto aufzuführen. Auf diese Weise soll bei den Empfängern Aufmerksamkeit und Interesse erzeugt werden. Durch einen frühzeitigen Versand sichert das Unternehmen als Veranstalter, dass den meisten Teilnehmer am Veranstaltungstag eine Teilnahme generell möglich ist.

Zusammenfassend übernimmt die Sekretärin mit der Erstellung einer Einladung zu einem Firmenevent eine große Verantwortung. Durch ihre

  • professionelle Vorbereitung,
  • durch Formulierungen die Aufmerksamkeit und Interesse erzeugen und
  • durch ein ansprechendes Layout

stellt sie sicher, dass die Empfänger in positiver Weise angesprochen werden. Im Einladungstext sollte neben den wichtigsten Fakten gleichzeitig eine Handlungsaufforderung enthalten sein. Dies ist essenziell, um die Empfänger zu aktivieren und zur Handlung anzuregen. In vielen Fällen wird die Sekretärin neben der Einladung ebenfalls für die Organisation der Veranstaltung zuständig sein. Gehört dies nicht zu ihren Aufgaben, sollte sie darauf bedacht sein, teamorientiert mit der Event- und Organisationsabteilung zusammenzuarbeiten. Dies trägt dazu bei, beim Einladungsmanagement nichts dem Zufall zu überlassen.

Wie Sekretärinnen eine Einladung zu einer Tagung formulieren

Tagungen gehören in vielen Unternehmen zu den wichtigsten Terminen in einem Kalenderjahr. Beispielsweise ist es für die Vertriebsabteilung unabdingbar, die Außendienstmitarbeiter mehrmals im Jahr auf einer Tagung zielgerichtet zu schulen und zu informieren. Darüber hinaus besteht das Ziel einer Tagung darin, Mitarbeiter im Hinblick auf ihre kommenden Aufgaben zu motivieren. In Bezug auf die Einladung zu einer Tagung gelten die gleichen Voraussetzungen und Empfehlungen wie bei einer Einladung zu einem allgemeinen Firmenevent oder einer Firmenfeier.

Tagungen oder innerbetriebliche Konferenzen sind für die strategische Ausrichtung eines Unternehmens essenziell. Neben Seminaren und Schulungen erhalten Außendienst- oder Vertriebsmitarbeiter in vielen Fällen Hinweise, wie sie aus verkaufspsychologischer Sicht effektiver tätig sein können. In Gesprächskreisen oder Gesprächstrainings lernen sie, ihre Produkte nutzenorientiert darzustellen und den Mehrwert für Kunden herauszustellen. Für Vorgesetzte und Führungskräfte sind Tagungen eine einmalige Chance, sich auf die individuellen Stärken und Entwicklungsfelder ihrer Mitarbeiter zu fokussieren.

Neben inhaltlichen Fragen soll eine Tagung gleichzeitig Motivation erzeugen. Vor allem für Außendienstmitarbeiter, die an den meisten Tagen im Jahr auf sich alleingestellt sind, soll das Zusammengehörigkeitsgefühl gestärkt werden. Aus diesem Grund enthalten Tagungen spezifische Tagesordnungspunkte und Events, die einen Freizeitcharakter haben. Ein: 

  • Essen in einer besonderen Location,
  • ein Sightseeing-Ausflug oder
  • ein spezielles Tagungshotel im In- oder Ausland

bieten einen abwechslungsreiches Rahmenprogramm für eine erfolgsorientierte Tagung.

Bei den vielfältigen Zielen, die mit einer Tagung verfolgt werden, liegt es auf der Hand, dass ein Einladungsschreiben motivierend verfasst werden sollte. Neben den signifikanten Fakten soll es bei den Teilnehmern Aufmerksamkeit erregen und die Inhalte und Tagesordnungspunkte skizzieren. In den meisten Fällen wird die schriftliche Einladung im Namen des Vorgesetzten versandt. Erzeugt eine Einladung zu einer Tagung bei den Kollegen und Mitarbeitern Interesse und Vorfreude, hat die Sekretärin ihr wichtigstes Ziel erreicht.

Mustereinladung zu einer firmeninternen Tagung

München, 07.01.2019

Lieber Herr Müller,

ich freue mich außerordentlich, Sie mit diesem Schreiben zu unserer 1. Vertriebstagung im Jahre 2019 nach Hamburg einzuladen. Diese findet vom:

  1. bis 15. März 2019 im (Hotel) statt.

 

Wie in jedem Jahr haben wir ein abwechslungsreiches und erfolgsorientiertes Programm vorbereitet. Kernstück der diesjährigen Tagung bildet ein Seminar, dass sich auf psychologische Verkaufsaspekte fokussiert. Es ist uns gelungen, den renommierten Verkaufsexperten Stefan Erfolgreich für dieses interaktive Seminar am zweiten Tag unserer Tagung zu gewinnen.

Das Rahmenprogramm führt uns bei dieser Tagung in einen Hochseilgarten und in ein traditionelles Fischrestaurant im Hamburger Hafen. Informationen zum jeweiligen Dresscode und zu den weiteren Tagesordnungspunkten finden Sie im beiliegenden, ausführlichen Tagungsprogramm. Wir haben für Sie vom 12. bis 15. März ein Einzelzimmer im Hotel (Hotel) reserviert.

Bitte bestätigen Sie uns Ihre Teilnahme bis zum 23.01.2019 per E-Mail an Frau Sommerfeld (ina.sommerfeld@email.de). Frau Sommerfeld steht Ihnen ebenfalls gern bei Rückfragen zu Ihrer Anreise oder anderen organisatorischen Punkten zur Verfügung.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen gemeinsam eine spannende und zielführende Tagung zu erleben.

Mit herzlichen Grüßen

Dr. Klaus Schulze

Verkaufsleiter Deutschland

Anlagen:

  • Tagungsprogramm mit Tagesordnungspunkten.
  • Hinweise zum Rahmenprogramm und zum Dresscode.
  • Übersicht Ihrer Hotelbuchung und Voucher.


Das Muster-Einladungsschreiben zur Tagung zeigt eindeutig auf, dass faktenorientierte Formulierungen gepaart mit emotionalen Informationen zielführend sind. Der Einladungstext erzeugt bei den eingeladenen Kollegen Bilder im Kopf und steigert die Vorfreude auf das Rahmenprogramm, das angekündigte Seminar oder die Betriebsfeier. Durch passende und weiterführende Anlagen zur Einladung erhalten die Gäste die notwendigen Hintergrundinformationen. Bedeutend ist ebenfalls, die Teilnehmer höflich und persönlich zu adressieren. Basierend auf der Güte der Beziehungsebene ist es angebracht, den Terminus „herzliche Grüße“ zu benutzen oder Teilnehmer mit „Lieber Herr / Liebe Frau anzusprechen. Dies vermittelt Nähe, Akzeptanz und Wertschätzung.

Ein Einladungsschreiben, das sowohl durch:

  1. seine äußere Form und Aufmachung
  2. durch Formulierung und persönliche Worte

Eindruck erzeugt, wirkt authentisch und produktiv. Geht die Sekretärin auf diese Weise vor, erreicht sie die Teilnehmer auf der emotionalen Ebene und informiert diese gleichzeitig umfassend. Dies führt zu extrinsischer und intrinsischer Motivation im Team und einem positiven und erfolgsfördernden Teamspirit.

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