Konferieren in zwei Welten
Das darmstadtium wurde für seine digitale Infrastruktur mehrfach ausgezeichnet.

Konferieren in zwei Welten

Wenn die Umstände es erfordern, müssen Konferenzen virtuell ausgerichtet werden. Langfristig wollen sich Tagungsteilnehmer aber auch wieder persönlich begegnen. Hybride Kongresse ermöglichen ein Treffen in beiden Welten. Wie das gelingt und worauf Sie achten sollten.

Rein digital, das ist derzeit die einzige Option für Konferenzen und Tagungen. Denn der Gesundheitsschutz geht vor. Wie lange die Ausbreitung des Corona-Virus das notwendig macht, kann bislang niemand abschätzen. Wenn jedoch wieder Veranstaltungen vor Ort möglich sind, bieten sich hybride Events als geeignetes Konzept an. Denn sie verknüpfen den klassischen Kongress mit den Möglichkeiten der digitalen Kommunikation.

Dazu gehören beispielsweise Apps, Social Media Walls, Live Streaming, File Sharing, Video on Demand und anderes mehr. Hierfür werden Smartphones, Tablets, Notebooks und PCs der Teilnehmer oder der Veranstalter eingesetzt. Die digitale Kommunikation findet dabei nicht nur während des Events, sondern auch davor und danach statt. So können die Teilnehmer zum Beispiel kurzfristig über Änderungen informiert werden. Ebenso ist eine spontane Verlagerung einzelner oder sogar aller Vorträge und Seminare in den virtuellen Raum möglich.

Schon bislang haben viele Veranstalter webbasierte Tools wie beispielsweise Event-Apps genutzt. „Nach der Corona-Krise wird sich dieser Trend sicher fortsetzen und die Nutzung digitaler Hilfsmittel wird weiter zunehmen“, meint Michael Cordt, Marketingleiter des Wissenschafts- und Kongresszentrums darmstadtium. Denn der hybride Kongress verbindet die digitale und die analoge Welt. Je nach Bedarf kann der Veranstaltungsschwerpunkt auf einen der beiden Bereiche gelegt werden. Hybride Veranstaltungen bieten daher ein hohes Maß an Flexibilität.

WELTWEIT VERKNÜPFT

Und es gibt noch weitere Vorteile. „Ein wichtiger Faktor ist die Konnektivität“, erläutert Marketingleiter Michael Cordt. „Global aufgestellte und agierende Konzerne wollen bei einer Veranstaltung auch eine entsprechend weitreichende, weltweite Kommunikation.“ Das kann beispielsweise das Live-Streaming der Referentenvorträge sein oder das Zuschalten von Experten über Web-Applikationen bei Diskussionsforen. Für Mitarbeiter oder Kunden, die nicht die Veranstaltung vor Ort besuchen können, sind die Inhalte dennoch in Echtzeit verfügbar. Eine Teilnahme am Event und sogar die aktive Mitarbeit sind möglich. Das hat positive Auswirkungen für den Veranstalter, die Gäste und die Umwelt. Die virtuellen Besucher sparen Zeit und Reisekosten. Der CO2-Fußabdruck der Veranstaltung ist geringer. Und für den Ausrichter des Events erhöht sich die Zahl der potenziellen Teilnehmer.

WIRKUNGSKREIS VERGRÖSSERN

Im Gegensatz zum rein virtuellen Event bieten hybride Kongresse den Vorteil der persönlichen Begegnung. Denn auch das beste digitale Tool kann den direkten Kontakt nicht ersetzen. Sinn der digitalen Kommunikation ist es vielmehr, den Wirkungsradius zu vergrößern, und zwar nicht nur räumlich, sondern auch zeitlich. Nach der Veranstaltung bleiben die Vorträge und die Arbeitsergebnisse weiterhin für die Beteiligten zugänglich und können, beispielsweise über eine passwortgeschützte Cloud, als On-Demand-Video abgerufen werden. Damit lassen sich Kongresse für die Besucher ideal nachbereiten und einzelne Inhalte individuell vertiefen. Es wird also insgesamt ein größeres Publikum erreicht, das Event wird nachhaltiger und bleibt den Teilnehmern länger im Gedächtnis.

MITMACHEN ERMÖGLICHEN

Dazu trägt auch die Interaktivität bei, die durch den Einsatz digitaler Tools gegeben ist. Statt sich nur passiv mit Informationen, beispielsweise während eines Vortrags, berieseln zu lassen, ist Mitmachen gefragt. So können die Zuhörer per Tablet, Smartphone oder Notebook durch Abstimmungen, Umfragen und das Lösen kleiner Aufgaben aktiv eingebunden werden. Ebenso gewinnen Workshops dank digitaler Tools an Dynamik.

„Interaktive Elemente machen eine Veranstaltung lebendig und erhöhen die Aufmerksamkeit“, erklärt Michael Cordt. Das wird schon bei Kleinigkeiten deutlich. So finden digitale Wegweiser und Leitsysteme zum Beispiel sehr viel mehr Beachtung als einfache Hinweisschilder. Sie werden stärker wahrgenommen und genutzt. Ein weiterer Aspekt: Das Branding, also die Entwicklung der eigenen Marke, lässt sich sehr gut über Social-Media-Angebote und andere webbasierte Tools steuern. Denn bei einem hybriden Event sind auch im digitalen Bereich das Unternehmens- Logo und das Corporate Design überall sichtbar. Die Teilnehmer verlassen also nicht die Markenwelt des Veranstalters, sondern bewegen sich auch im Web weiter in ihr. 

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