Geschäftsreisen
Geschäftsreisen sollten zukünftig unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit geplant werden © NicoElNino – Adobe Stock

Geschäftsreisen

Pandemie-Erfahrungen, Klimaschutz-Aktivitäten und immer mehr Umweltkatastrophen haben dazu geführt, dass Unternehmen Nachhaltigkeit und Umweltschutz in ihren Richtlinien fixieren oder dies zeitnah planen. Profi-Tipps, wie das optimal gelingen kann.

Aktuelle Studien weisen daraufhin, dass IT und alles, was für virtuelle Meetings notwendig ist, nicht unbedingt ressourcenschonend ist. Der Strom kommt eben nicht einfach aus der Steckdose und Endgeräte verbrauchen wertvolle Ressourcen, wie seltene Erden, in großem Umfang. Einer britischen Studie zufolge ist der CO2-Abdruck von IT und Internet insgesamt höher als der des weltweiten Flugaufkommens. Somit ist ein Ersatz von Reisen sicherlich umweltschonender, doch gänzlich ohne CO2 und Schadstoffe bleibt es eben nicht.

Was es zu klären gilt

Ist das Unternehmen bereit, Mehrkosten für den Umweltschutz zu tragen? Dabei geht es zum Beispiel um Kerosinzuschläge oder CO2-Abgaben für Treibstoffe, oder um die Kompensation von notwendigen Reisen. Dies ist eine Frage, die ganz zu Beginn eines Projektes zum Thema Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen geklärt werden sollte. Es gibt Unternehmen, die dies verneinen, aber die Reisen deutlich reduzieren, andere kompensieren alle Reisen und machen sonst wenig, wieder andere entscheiden sich für beides. Was Ihr Unternehmen entscheidet, hat Einfluss auf den Aufwand für das CO2-Reporting und die Auswahl notwendiger Kompensationsprojekte und -partner. Insgesamt müssen die Kosten durch nachhaltiges Reisen nicht steigen, denn eine Reduzierung der Reisen hat viele finanzielle Vorteile: geringere Reisekosten, geringere (ungenutzte) Reisezeiten, geringeres Unfall-/ Erkrankungsrisiko der Mitarbeitenden. Nicht zuletzt bei einem Gros der Vielreisenden: Höhere Zufriedenheit mit der Work-Live-Balance.

Was zu verändern ist

Es ist zu prüfen, in welchen Segmenten man überall „grüner“ werden kann und möchte. Dafür ist ein Status Quo aus 2019 (vor Corona) zu ermitteln: Wie viele Flüge, Bahnfahrten, Autoreisen gibt es und welcher CO2-Ausstoß ist damit verbunden. Das Wichtigste: Welche der Reisen können, auch nach Corona, ersatzlos gestrichen werden? Für welche Reisen können umweltschonendere Verkehrsmittel gewählt werden? Natürlich sind die Antworten abhängig von individuellen Situationen, wie dem Standort und den Reisegründen. Wenn der nächste zentrale Bahnhof weit entfernt ist, dann fahren Reisende lieber direkt mit dem Auto.

Bei solchen Lagen ist die Gestaltung des Fuhrparks wichtig. Ist die Umstellung auf E-Mobilität bei den notwendigen Reichweiten umsetzbar? Wird die Reisezeit durch Aufladezeiten womöglich verlängert? Solche Zusatzzeiten sind bei guter Planung und dank Schnellladestationen übrigens gar nicht so groß, nur plant man das für eine Urlaubsreise entspannter als auf einer Geschäftsreise mit möglichem Zeitdruck. Auch ist eine Panne mit einem E-Fahrzeug manchmal noch eine Herausforderung. Diese Themen, die von Reisenden diskutiert werden, gilt es durch eine gute Kommunikation zu reduzieren.

Auf jeden Fall braucht es ein gutes Reporting und KPIs, um die Wirksamkeit der Maßnahmen messbar zu machen. In der Regel wird es hier eine unternehmensweite Lösung geben, nicht nur für Geschäftsreisen und Fuhrpark. Hierfür gibt es verschiedene Lösungen und aktuell werden es mehr, wie beispielsweise auch ein Angebot der Datev zeigt (https://global-climate.de/)

E-Roller einplanen

Das Basisthema bei Geschäftsreisen bleiben die Transportmittel. Soweit möglich, sollte auf den Pkw und Flüge verzichtet werden, vor allem für kurze Flugstrecken. Auf unnötige Umsteigeverbindungen ist aus Umweltgründen zu verzichten. Hier wird sich die Frage stellen, welche Mehrkosten Unternehmen bereit sind, für die Nachhaltigkeit zu tragen.

Der Zug ist in der Regel das umweltschonendste Verkehrsmittel, immer abhängig von der Anzahl der Umstiege und der An- und Abreise zum jeweiligen Bahnhof. Wenn mehrere Personen gleichzeitig reisen, kann das Auto günstiger sein. Die neuen Motorisierungen werden eine Neubewertung dieser Aussagen nach sich ziehen, aber noch ist das E-Fahrzeug nicht die Regel.

Hilfreich kann das Angebot eines unternehmenseigenen Mitfahrportals auch für die Fahrten zum Betrieb sein (je nachdem, wie viele Mitarbeitende an gleichen Standorten arbeiten). Das spart möglicherweise Parkraum, vor allem hilft es der Umwelt und führt vielfach bei Mitarbeitenden zu einem grundsätzlichen Umdenken auch für geschäftliche und rein private Reisen. Außerdem zeigt das Unternehmen, dass es ihm wirklich Ernst ist mit Nachhaltigkeit, Umwelt und dem Schonen von Ressouren. Auch für Geschäftsreisen, vor allem in Unternehmen mit mehreren Standorten, kann das eine zielführende Lösung sein, denn nicht selten reisen mehrere Kolleginnen und Kollegen am gleichen Tag zu einem anderen Standort und wissen nichts voneinander. Durch ein Mitfahrportal lassen sich Kosten und Umwelt schonen. Mittels freiwilliger Angaben in einem Portal finden leichter die zueinander, die fahrtechnisch zueinander passen, zum Beispiel Nichtraucher oder eben Raucher. Wenn es als Angebot und nicht als Pflicht eingeführt wird, gibt es auch meist wenig Widerstand und auch der Betriebsrat ist einverstanden. Der Datenschutz, hinsichtlich der Darstellung des Wohnortes oder Treffpunkts beispielsweise, ist natürlich zu beachten.

Die Zusammenarbeit mit einem Business-CarSharing-Anbieter kann ein weiterer Schritt sein, den eigenen Fuhrpark zu reduzieren. Teils bieten sich auch gemeinsame Business-CarSharing-Angebote für benachbarte Unternehmen an. Zielführend ist zusätzlich, das CarSharing den Mitarbeitenden auch für private Zwecke am Abend oder Wochenende anzubieten. Bei der Preisgestaltung sind steuerrechtliche Themen zu berücksichtigen. CarSharer haben hier in den vergangenen Jahren bereits Erfahrungen gesammelt, und der Unternehmenssteuerberater ist ebenfalls einzubinden.

Immer öfter werden die Fuhrparkangebote um ein Angebot von E-Bikes und E-Rollern ergänzt. Auch die BahnCard kann ein Anreiz sein, allerdings gilt es, die Steuerpflicht dabei im Blick zu behalten. Mit einer Kombination aus Pkw und E-Roller lassen sich auch Reisekosten senken, zum Beispiel, wenn der E-Roller als Transportmittel vom Stadtrand (kostenfreies Parken) für die letzten Kilometer mitgenommen wird. Die Leih-Roller werden aktuell in vielen Städten kritisch gesehen und sie sind auch nicht überall verfügbar. Der (firmen-)eigene Leihroller im Kofferraum ist da eine innovative Lösung.

 

Meilen spenden

Motivationsprogramme wie beispielsweise Miles & More bieten vielfach die Möglichkeit, die geschäftlich erworbenen Punkte oder Meilen für Nachhaltigkeitsprojekte zu spenden. Auch dieser Aufruf oder sogar die Vorgabe, dies für geschäftlich erwirtschaftete Meilen bzw. Punkte zu tun, kann einen positiven Effekt bewirken, gerade in Unternehmen, für die die geschäftliche Nutzung dieser Punkte nicht effizient umsetzbar ist. Man kann, wenn man will, solche Aktionen auch messbar gestalten, indem die Mitarbeitenden die Summe der Spende einmal jährlich melden bzw. in einem Portal erfassen und das Unternehmen die Gesamtsumme im Unternehmen bekanntgibt oder möglicherweise werbewirksam einsetzt.

Alles in Allem kann man sagen: Ein guter Mobilitäts-Mix für die bodengebundenen Reisen ist wichtig. Natürlich steht die Reisevermeidung an erster Stelle. Dafür kann ein Entscheidungsleitfaden für Reisende ein pragmatischer Ansatz sein (Siehe Kasten).

Auch bei Events und Tagungen ist es wichtig, auf Nachhaltigkeit hinzuweisen. Hybride Meetings werden Tagungen und Events nicht vollständig ablösen, da sind sich alle einig. Die besten Kontakte und Geschäfte entstehen oftmals nicht während einer Tagung, sondern eben im Pausenraum oder am Abend. Doch auch die Mischung aus Hybrid und Präsenz kann einen guten Effekt für die Umwelt bringen.

Reporting-/Analyse- und Kompensationspartner auswählen

Unternehmen beschäftigen sich bereits seit vielen Jahren mit der CO2-Bewertung, Analyse des Reiseverhaltens und auch der Kompensation auf dem Gebiet Geschäftsreisen und Fuhrpark. Viele Reisebüropartner bieten mit Partnern entsprechende Auswertungen, jedoch liegen den Reisebüros nur die Buchungsdaten vor. Wenn ein Unternehmen sich ganzheitlich mit dem Thema CO2-Reporting und -Kompensation auseinandersetzt, hat der Nachhaltigkeitsbeauftragte bereits Partner im Boot oder in der Auswahl. Grundsätzlich sind Geschäftsreisen ja nur ein Faktor von vielen in Unternehmen. Vor allem im produzierenden Gewerbe spielt die Geschäftsreise meist eine untergeordnete Rolle. Einige Fragen, die es im Unternehmen zu klären gilt:

 

1. Was hat Vorrang, Zufriedenheit und Reisekomfort oder die Umwelt?

Dies ist vor allem bei der Frage nach der Reiseklasse wichtig. Denn eine Reise in der ersten Klasse der Bahn oder der Business Class im Flugzeug verursacht aufgrund des Raumbedarfs mehr CO2 als in einer niedrigeren Klasse. Gleiches gilt für den Fuhrpark oder die Mietwagenauswahl.

 

2. Welche Fahrzeugtypen wird es zukünftig als Firmenwagen noch geben?

Wie stark ist der Motivationsfaktor im Verhältnis zum Umweltgedanken?
 

3. Wie wertet man Hotelübernachtungen oder Appartements?

Leider ist das noch deutlich schwieriger als bei den Transportmitteln, da es noch wenige Zertifizierungen und noch weniger Unterkünfte gibt, die mitmachen. Aber bei Ausschreibungen sind Fragen zu Nachhaltigkeit und Umweltschutzaktionen der Hotellerie inzwischen üblich. Ob und wie deutlich sie sich auf das Ranking im Auswahlverfahren bemerkbar machen, bleibt meist ungewiss.
 

4. Hat der Reisende die Wahl oder soll ein Genehmigungsverfahren (wieder) eingeführt werden?

Beispielsweise kann man CO2-aufwendigere Reisen wie Flugreisen oder Pkw-Reisen genehmigungspflichtig machen. Sofern der Reisende allein reist, ist das meist nicht die umweltschonendste Transportart.
 

5. Setzt man auf Kommunikation, Change Management und den gesunden Menschenverstand der Mitarbeitenden oder auf „Druck und Pflicht“?

Denkbar ist es, den Mitarbeitenden eine Art CO2-Budget für Geschäftsreisen zu geben, was aber aufwendig ist und bedingt, dass alle Reisen in einem Tool gebucht und reportet werden. Bei der Auswahl einer OBE ist dann darauf zu achten, dass man als „Ranking-Kriterium“ neben dem Preis oder der Reisezeit eben auch nach CO2 sortieren kann.
 

6. Wie gehen wir mit der Nutzung von privaten Pkw um?

Werden sie untersagt? Ist es beim jeweiligen Standort oder aufgrund der geänderten Arbeitssituation mit mehr Homeoffice zielführend, wenn Mitarbeitende sich einen Mietwagen oder Poolwagen am Standort abholen? Oder ist es denkbar, die Gesamtkilometerleistung, die mit dem privaten Pkw gefahren werden darf, nicht nur über die Kilometer, sondern auch über den CO2-Ausstoß zu begrenzen? Hierfür müssten die Mitarbeitenden ehrlich sein, zum Beispiel bei der Angabe, welchen Fahrzeugtyp sie fahren. Das geht entweder mit viel Bürokratie und Kontrolle einher (Kopie Fahrzeugschein, Typklasse etc.), oder mit Kommunikation, Motivation und Vertrauen und dem Wissen, dass es „schwarze Schafe“ geben wird, die im Zweifel aber seltener werden.

Man könnte die Mitarbeitenden auffordern, am Jahresende die gefahrenen Kilometer sowie ihren Fahrzeugtyp in den CO2-Rechnern zu erfassen und dann eine Kompensation auch dafür vorzunehmen. Man könnte die Kilometergeld-Zahlung deutlich reduzieren, damit die Mitarbeitenden zum Bahnfahren motiviert werden, wenn der Standort das zulässt.

Es gibt immer verschiedene Lösungen, abhängig von der Branche, dem Standort und der Unternehmenskultur und -philosophie. Doch wenn Unternehmen das Thema Umweltschutz ernst nehmen, wird es Zeit sich Gedanken zu machen und nicht nur ein paar Regelungen in die Richtlinie aufzunehmen, die am Ende kaum prüfbar sind.

 

7. Mobilitätsbudgets

Mobilitätsbudgets statt eines Firmenwagens sind eine gute Lösung, um Mitarbeitende zu motivieren. Die Idee: Man gewährt ein Budget, das bei Bedarf genutzt werden kann, also auch für E-Bikes für die Familie oder für Fahrten mit dem öPNV. Leider fehlen dafür noch die passenden Pauschalversteuerungsmöglichkeiten wie beim Firmenwagen.

 

8. Wie viel Zeitinvestition ist das Thema dem Unternehmen wert?

Zum Beispiel für das Change Management und die Überzeugungsarbeit?
 

Gerade jetzt ist der passende Moment, um Reisen zu analysieren, denn noch nie wurde so wenig gereist. Es gilt zu analysieren, welche Reisen dauerhaft virtuell ersetzt werden können und welche stattfinden müssen, um einen weiteren finanziellen Schaden zu vermeiden. Diese Ergebnisse gilt es in Regeln zu fassen und diese durch geeignete Maßnahmen, zum Beispiel Change Management, Kommunikation, Reisegrundabfragen in OBEs und Reisekostensoftwaretools auswertbar zu machen.

Checkliste für Reiseplaner

  1. Prüfen Sie, ob die geplante Reise wirklich erforderlich ist. Virtuelle Meetings können nicht jede Reise ersetzen, aber mehr, als wir bisher dachten!
  2. Reisevermeidung hilft nicht nur unserer Umwelt, sie reduziert auch Kosten. Zeit wird sinnvoller genutzt, es gibt weniger Stress und das Unfall- und Erkrankungsrisiko wird minimiert.
  3. Wenn Reisen nötig sind: Prüfen Sie die notwendige Anzahl der Mitreisenden. Durch hybride Meetings lassen sich einzelne Personen gut zu Reiseterminen zuschalten.
  4. Achten Sie auf eine sinnvolle Auswahl der Verkehrsmittel mit dem Fokus Umweltschutz. Nutzen Sie möglichst viel öPNV, Bahnen und fahren Sie gemeinsam, wenn es ein Auto sein muss.
  5. Das Flugzeug sollte den unabwendbaren Langstrecken vorbehalten sein.
    Hier können Unternehmen anhand ihres Standorts entscheiden, welche Strecken notwendigerweise mit dem Flugzeug umzusetzen sind.
  6. Umsteigeverbindungen mit den Zügen sind anstrengend. Dennoch sind diese Zeiten besser planbar als die kaum zu vermeidenden Staus.
  7. Umsteigeverbindungen mit dem Flugzeug sind aus Umweltgründen möglichst zu vermeiden. Viele Unternehmen sind derzeit bereit, die Mehrkosten für Direktflüge zu zahlen. Allerdings wird nun auch bei Reisen bis zu beispielsweise sechs Stunden Flugdauer grundsätzlich in der Economy-Class gebucht, da die CO2-Werte für einen Economy-Flug deutlich geringer sind als in der Business Class. Außerdem lassen sich so auch die Mehrkosten der Direktflüge etwas ausgleichen.
  8. Nutzen Sie am Reiseziel möglichst öPNV und nur, wo es gar nicht anders möglich ist, ein Taxi, CarSharing oder einen Mietwagen. Achten Sie bei diesem Mix vor allem auf die Umwelteinflüsse, die diese Verkehrsmittel verursachen. Nehmen Sie eine Reisezeitenverlängerung von bis zu xx Minuten/Stunden in Kauf.
  9. Für nicht vermeidbare Reisen (sowie die virtuellen Meetings) kann man eine CO2-Kompensation zahlen.