EVENT-MANAGEMENT Virtuelle Meetings
Lesen Sie hier, welche Tipps Enisa Romanic zur Gestaltung und Kommunikation bei virtuellen Meetings hat. © workingoffice.de

EVENT-MANAGEMENT Virtuelle Meetings

Das flexible und ortsunabhängige Arbeiten in digitalen Meetings bringt neue Herausforderungen für die Kommunikation mit sich: Spielregeln für einen professionellen und effizienten Austausch.

Die Verantwortung für gute Meetings, sei es digital oder analog, liegt ausschließlich in der Hand der Beteiligten. Umso mehr Verabredungen eingehalten werden, desto professioneller gestaltet sich das Meeting. Das führt dazu, dass zukünftig Meetings besser vorbereitet werden sollten. Ein Meeting ohne Agenda, ohne Vorbereitung und ohne Beteiligung und Disziplin der Teammitglieder ist nicht mehr zeitgemäß. Worauf zu achten ist, damit Online-Meetings gelingen, können folgende Meeting-Spielregeln zeigen

Genügend Zeit für die Planung

Ob virtuell oder als Präsenzmeeting, eine gute Planung verspricht Erfolg. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Technik, wenn Sie eine Video- oder Telefonkonferenz planen. Nicht selten scheitern virtuelle Besprechungen an der mangelnden Vorbereitung. Eine gute Internetverbindung oder Telefonleitung sollte gewährleistet sein, damit alles reibungslos funktioniert. Versenden Sie keine Dokumente während einer Sitzung, sondern versorgen Sie die Teilnehmer rechtzeitig mit Sitzungsunterlagen. Diese können auf den SharePoint, einem gemeinsamen Laufwerk oder in OneNote hinterlegt werden. So ist jeder auf dem gleichen Wissensstand. Das Versenden und Öffnen von Dokumenten während eines Meetings lenkt zu sehr ab und kann auch dazu führen, dass die Leitungen zusammenbrechen, je nachdem, wo sich die Teilnehmer gerade befinden.

Fassen Sie Ergebnisse zusammen

Vor allem bei Telefonkonferenzen, bei denen man die Körpersprache und die Mimik des anderen nicht sieht, kann es zu Missverständnissen in der Kommunikation kommen. Fassen Sie nach jedem Agenda-Punkt die Ergebnisse zusammen. Der Protokollführer wird Ihnen dafür dankbar sein. Außerdem haben Sie dann direkt schon eine Bestätigung für diesen Punkt im Protokoll von den Teilnehmern erhalten.

Sprechen Sie verständlich

In manchen Sitzungen kommen die Rhetoriker auf ihre Kosten. Wichtig ist, dass jeder das Gesagte richtig verstanden hat. Fassen Sie sich kurz. Nutzen Sie einfache und bildhafte Formulierungen und vermeiden Sie Schachtelsätze sowie Fremdwörter. Denken Sie daran, Sie sind im Thema, die anderen müssen sich immer wieder neu in die Thematik reindenken.

Die passende Protokollform

Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Freigabe der Teilnehmer für das Protokoll zu erhalten. Entweder Sie schreiben ein Live-Protokoll während der Sitzung und die Teilnehmer verabschieden es direkt innerhalb der Besprechung. Oder Sie verabreden, dass das Ergebnisprotokoll spätestens einen Tag nach der Sitzung auf einem gemeinsamen Laufwerk, SharePoint oder bestenfalls in „OneNote“ hinterlegt wird.

Einhaltung der Spielregeln

Halten Sie Ihre Teilnehmer dazu an, sich stetig zu verbessern. Das Einhalten von Spielregeln fördert die Teamarbeit und hat letztendlich einen Nutzen für alle Beteiligten. Schlagen Sie Ihren Teamkollegen vor, gemeinsame Meeting-Regeln auszuarbeiten und zu verabschieden. Dann ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass diese auch eingehalten werden.

Online-Meetings brauchen mehr Vorbereitung

Wenn Besprechungen und Jour Fixe-Termine in Online-Meetingräumen wie Skype for Business, WebEx, GoToMeeting, Vitero oder Adobe Connect zum Alltag gehören, dann brauchen Sie besondere Spielregeln für die Kommunikation. Nicht nur im internen Austausch, sondern auch in Abstimmungen mit Kunden und Geschäftspartnern.

Die Nachteile von Telefonkonferenzen sind bekannt. Man sieht die entsprechenden Personen nicht, es kann leicht zu Missverständnissen in der Kommunikation kommen, da man eventuell einander nicht sieht. Man kann keine Inhalte über den Bildschirm teilen.

Bei Videokonferenzen können Sie Ihre Gesprächspartner sehen. Online-Meetings sind noch effizienter. Im Unterschied zu Telefonkonferenzen können Sie sich nicht nur sehen, sondern auch austauschen, Themen präsentieren, gemeinsam kommentieren, diskutieren, neue Ideen brainstormen und kreativ entwickeln und natürlich priorisieren abstimmen und entscheiden.

Ohne Spielregeln läuft nun mal nichts in virtuellen Besprechungen. Hier einige Tipps für eine gute Vorbereitung und Planung eines Online-Meetings:

  • Regelmäßige Termine im Voraus planen, um aktuelle Themen zu besprechen. Gerade der regelmäßige Austausch ist wichtig, wenn man sich nicht persönlich trifft, um Beziehungen zu Teamkollegen aufzubauen. Je besser ein Team eingespielt ist, desto einfacher ist es, auf Medien für die Kommunikation auszuweichen.
  • Regelmäßige persönliche Meetings einplanen (mindestens einmal im Quartal oder monatlich).
  • Kein Meeting ohne Agenda
  • Bestimmen Sie einen Moderator oder nehmen Sie selbst diese Rolle ein. Eine Assistenz muss nicht zwangsläufig immer nur Organisator oder Protokollführer sein.
  • Sollten Sie für die Rolle des Moderators eingeplant sein, dann leiten Sie die Diskussion und greifen ein, wenn Teilnehmende durcheinander sprechen. Sie begrüßen und verabschieden die Teilnehmer.
  • Bestimmen Sie einen Protokollführer vorab oder seien Sie selbst der Protokollführer und halten Sie Ergebnisse schriftlich fest.
  • Bestimmen Sie einen Time-Keeper, der die Zeit im Blick behält.
  • Versenden Sie Dokumente immer im Voraus. Senden Sie Unterlagen während eine Online-Meetings raus, kann es zu Störungen, im schlimmsten Fall zum Zusammenbruch der Verbindung führen.
  • Planen Sie immer genug Zeit für die Technik ein. Ein Online-Meeting braucht mehr Vorbereitung: Die Verbindung muss halten und für alle Teilnehmer sollten die Einwahldaten funktionieren.
  • Bei Online-Meetings fehlt der Smalltalk vor dem Meeting, was bei Präsenz-Meetings selbstverständlicher Bestandteil ist. Führen Sie für Ihre Teilnehmer ein Warm-up ein, damit alle in einer entspannten Atmosphäre ins Online-Meeting gehen.
  • Halten Sie schriftliche Regeln fest, wie das Meeting verlaufen soll.
  • Lassen Sie die Teilnehmer sich in einer Vorstellungsrunde vorstellen, so weiß jeder, mit wem er es gerade zu tun hat.
  • Halten Sie als Regel fest, dass jeder Teilnehmer seinen Namen sagt, bevor er spricht.
  • Halten Sie als Regel fest, dass die Teilnehmer immer mit Namen angesprochen werden.
  • Wenn Sie Moderator sind, versuchen Sie Diskussionen auszulagern, die nicht alle betreffen oder setzen Sie die entsprechenden Agenda-Punkte nach hinten.
  • Wenn Sie Protokollführer sind, fassen Sie nach jedem Agenda-Punkt die Ergebnisse zusammen. So haben Sie die Bestätigung, dass Sie alles verstanden und den Agenda-Punkt direkt verabschiedet haben.
  • Fassen Sie alle Ergebnisse direkt im Liveprotokoll schriftlich fest.
  • Denken Sie daran, nicht den kompletten Bildschirm zu teilen. Peinlich wird es dann, wenn das E-Mail Pop-up-Fenster aufgeht und Nachrichten aufpoppen, die die anderen nicht angehen.
  • Denken Sie daran, dass Sie «live» für die Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner zu sehen sind. No-gos sind unaufgeräumte Büros, schlechte Hintergründe, nicht gut ausgeleuchtete Meetingräume, unangebrachte Kleidung oder auch Geräuschkulissen durch geöffnete Fenster.
  • Achten Sie auf gepflegte und dem Anlass entsprechende Kleidung: Ein Meeting, auch online, ist eine offizielle Besprechung.