Weniger ist oft mehr: So entschlacken Sie die Tagungs-Agenda.
Weniger ist oft mehr: So entschlacken Sie die Tagungs-Agenda. © Ardea-studio/AdobeStock

4 Wege, die Tagungen und Meetings von überflüssigem Ballast befreien

Die Sehnsucht nach Simplizität durchzieht zahlreiche Bereiche unseres Lebens. Doch kann dieses Ideal auch im Event-Management und im Teambuilding erfolgreich umgesetzt werden? Wir stellen 4 Wege vor, die Tagungen und Meetings von überflüssigem Ballast befreien.

In seinem Bestseller „The One Thing: Die überraschend einfache Wahrheit über außergewöhnlichen Erfolg“ betonen die Autoren Gary Keller und Jay Papasan die Gefahr einer überladenen To-do-Liste, die uns von unseren eigentlichen Zielen ablenkt. Die zentrale Botschaft des Buches lautet: Fokussiere dich auf das Wesentliche. Diese Maxime lässt sich auch auf das Event-Management anwenden.

Weg 1: Richtig priorisieren

Bevor die Planung beginnt, sollte stets die Frage im Vordergrund stehen: Was ist der Zweck dieser Veranstaltung? Welches Ergebnis soll erzielt werden? Statt einer überladenen Agenda können wenige, aber bedeutende Themen, Aktivitäten oder Personen ausreichend sein. Dies gibt allen Beteiligten mehr Raum. Einerseits vermeidet eine schlankere Agenda Überforderung durch Informationsflut, andererseits reduziert sie den Aufwand für die Veranstaltenden.

Weg 2: Naturnahes Ambiente

Ein naturverbundenes Umfeld fördert das Wohlbefinden und wirkt entschleunigend auf die Teilnehmenden. Es bietet zudem zahlreiche Möglichkeiten für Outdoor-Aktivitäten und Teambuilding-Übungen, die den Teamgeist stärken und das Veranstaltungserlebnis bereichern. Für eine umfassende Organisation können spezialisierte Anbieter wie Montée, teamgeist und andere in Betracht gezogen werden. Plattformen wie eventano sind eine nützliche Anlaufstelle, um den idealen Veranstaltungsort zu finden. Die Filterfunktion ermöglicht es, neben der Auswahl von Stadt, Personenzahl und Ausstattung auch gezielt nach grünen Locations zu suchen.

Weg 3: Catering ohne Allüren

Komplexe Menüs mit zahlreichen Komponenten erfordern in der Regel verschiedenes Geschirr und steigern den logistischen Aufwand bei Meetings und Events. Es geht auch einfacher: Ein Beispiel dafür ist das Hamburger Catering-Unternehmen Green Lovers, das auf Bowls im Weckglas setzt – eine gesunde und unkomplizierte Option, die auch optisch überzeugt. Die Lekkerei aus München legt besonderen Wert auf Nachhaltigkeit, indem sie saisonale und regionale Produkte ohne lange Lieferwege verwendet, unnötige Verpackungen vermeidet und auf smarte Alternativen wie essbare Strohhalme setzt. Der Fokus liegt auf Qualität. Auch ein Suppen-Catering, wie es von vielen Gastronomiebetrieben angeboten wird, erfordert wenig Platz und Aufwand. Ein weiterer Vorteil: Ein qualitativ hochwertiges und weniger komplexes Essensangebot hilft, Abfälle zu minimieren und hat somit auch einen geringeren Fußabdruck.

Weg 4: Effizienz durch Tools

Die Standardisierung wiederkehrender Prozesse wie etwa der Anmeldungen vereinfacht die Planung. Um Datenchaos zu vermeiden, ist es ratsam, sich für einige wenige, jedoch leistungsstarke Tools zu entscheiden und zu prüfen, ob sie nahtlos in Ihr vorhandenes System integriert werden können. Ein Beispiel hierfür ist die Integration vieler praktischer Tools für Projekt- und Event-Management in Microsoft Teams. Auch die Projektmanagement-Plattform Asana bietet eine Vielzahl von Integrationen für eine reibungslose Datenbearbeitung an.

Hier gilt: Nutzen Sie das, was für Ihr Unternehmen und Ihren Zweck passt. Manchmal reicht vielleicht auch ein interaktives Online-Dokument oder ein einfaches Trello-Board aus, um effizient zu planen.

Fazit: Weniger ist oft mehr

Meetings und Events neigen oft dazu, überladen zu sein, selbst aus den besten Absichten heraus. Man strebt danach, den Teilnehmer*innen ein großartiges Erlebnis zu bieten oder möglichst viel in begrenzter Zeit zu erreichen. Eine Frage von Autor Gary Keller kann an dieser Stelle helfen, den Fokus zu behalten: „Was ist die eine Sache, die ich tun kann, die alles andere einfacher oder überflüssig macht?“