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Zehn Spartipps für gelungene Events

Immer mehr Unternehmen und Branchen sind von den Auswirkungen der Wirtschaftskrise betroffen und sind gezwungen, mit kleineren Budgets zu haushalten. Dabei wird häufig auch im Veranstaltungsbereich eingespart. Mit diesen Tipps organisieren Sie auch in schwierigen Zeiten ein gelungenes Event.

Zehn Spartipps für gelungene Events

Der persönliche Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern durch Veranstaltungen ist für die meisten Unternehmen sowohl in guten als auch in schwierigen Zeiten gleichermaßen wichtig. 


Zehn Tipps für Ihr Event-Management

Roadtrack, eine Fullservice-Eventagentur, hat zehn Tipps zusammengestellt und zeigt, wo sich mit geschickter Planung Geld einsparen lässt.


1. Veranstaltungsziel klar definieren

Was ist das Ziel der Veranstaltung? Beziehungspflege oder Informationsvermittlung? Wollen Sie Ihren

Gästen eine besondere Show bieten oder steht ein nettes Miteinander im Vordergrund? Ein klarer

Fokus hilft bei der Entscheidung, wo investiert werden soll – und wo man einfach sparen kann.


2. Zeitrahmen intelligent setzen

Legen Sie die Veranstaltung so, dass die Gäste nicht übernachten müssen – und idealerweise

preiswerte Verkehrsmittel für An- und Abreise nutzen können. Open-End-Events mit Get together an

der Bar lassen die Getränkerechnung oft ausufern.


3. Ein Highlight statt vieler

Zum Auftritt der Boygroup noch den berühmten Zauberer und den Moderator aus den

Fernsehnachrichten? Vermeiden Sie zu viele Programmpunkte – gemäß dem Motto "Weniger ist mehr".

Oftmals hinterlässt ein einziges, sorgfältig ausgewähltes Highlight mehr Eindruck als eine ganze

Parade.


4. Locations sinnvoll wählen

Special Locations können schon ein Highlight an sich sein und die Buchung teurer Künstler oder

aufwändige Dekoration überflüssig machen. Andersherum darf man sich eine günstigere Location

aussuchen, wenn man z. B. Stargäste oder einen Sternekoch für die Veranstaltung bucht.

Tipp: Kinos sind für viele Events perfekt und die Atmosphäre stimmt hier auch.


5. Technik sinnvoll dimensionieren

Licht, Ton, Bild, Bühne – man sollte genau überlegen, welche Technik man in welcher Größenordnung

wirklich braucht und auf was man gut verzichten kann. So sollte nicht ein extra angefertigtes

Rednerpult mit einem dreidimensionalen Firmenlogo für Eindruck sorgen, sondern der Vortrag an sich.

Hier besteht Sparpotenzial!


6. Catering, das sättigt und gut aussieht

Exquisites Fingerfood sieht zwar toll aus, ist aber manchmal nur wenig sättigend und zudem meist sehr

teuer. Servieren Sie stattdessen lieber etwas "Handfestes" und nutzen Sie Fingerfood lediglich als Akzent.

Sie sparen damit bis zu 80 Prozent.


7. Getränkekosten im Auge behalten

Vorsicht mit "Freie Auswahl an der Bar" , vor allem wenn teure Weine oder Cocktails im Spiel sind. Eine

gut zusammengestellte Auswahl erfüllt auch die allermeisten Wünsche und schützt vor erhöhten

Rechnungen.


8. Give-aways: Kreativ statt teuer

Ersetzen Sie "Toller, Teurer, Edler" durch witzige und einmalige Ideen, die zudem auch günstiger sind.

Eine witzige Fotoaktion am Ende der Veranstaltung, bei der alle Gäste mitmachen, bleibt vielleicht

länger in Erinnerung als ein teures Give-away, wie zum Beispiel ein Schweizer Messer. Tipp: Führen Sie ein

Brainstorming in der ganzen Abteilung durch.


9. Aufbau- und Abbauzeiten reduzieren

Geschickte Planung und Logistik können die Rüstzeiten für Events deutlich reduzieren. Damit kann oft

der teure und unproduktive Aufbautag gespart werden.


10. Menschliche Komponente nicht vergessen

Ihre Gäste wollen sich vor allem wohlfühlen. Geben Sie Ihnen die Chance und bauen Sie

entsprechende Komponenten gezielt mit ein. Die persönliche Begrüßung am Einlass, der passende

Gesprächspartner beim Essen ... solche Aspekte sind oft wichtiger als Äußerlichkeiten.


Weitere Informationen unter www.roadtrack.de.

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