Der persönliche Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern durch Veranstaltungen ist für die meisten Unternehmen sowohl in guten als auch in schwierigen Zeiten gleichermaßen wichtig.
Zehn Tipps für Ihr Event-Management
Roadtrack, eine Fullservice-Eventagentur, hat zehn Tipps zusammengestellt und zeigt, wo sich mit geschickter Planung Geld einsparen lässt.
1. Veranstaltungsziel klar definieren
Was ist das Ziel der Veranstaltung? Beziehungspflege oder Informationsvermittlung? Wollen Sie Ihren
Gästen eine besondere Show bieten oder steht ein nettes Miteinander im Vordergrund? Ein klarer
Fokus hilft bei der Entscheidung, wo investiert werden soll – und wo man einfach sparen kann.
2. Zeitrahmen intelligent setzen
Legen Sie die Veranstaltung so, dass die Gäste nicht übernachten müssen – und idealerweise
preiswerte Verkehrsmittel für An- und Abreise nutzen können. Open-End-Events mit Get together an
der Bar lassen die Getränkerechnung oft ausufern.
3. Ein Highlight statt vieler
Zum Auftritt der Boygroup noch den berühmten Zauberer und den Moderator aus den
Fernsehnachrichten? Vermeiden Sie zu viele Programmpunkte – gemäß dem Motto "Weniger ist mehr".
Oftmals hinterlässt ein einziges, sorgfältig ausgewähltes Highlight mehr Eindruck als eine ganze
Parade.
4. Locations sinnvoll wählen
Special Locations können schon ein Highlight an sich sein und die Buchung teurer Künstler oder
aufwändige Dekoration überflüssig machen. Andersherum darf man sich eine günstigere Location
aussuchen, wenn man z. B. Stargäste oder einen Sternekoch für die Veranstaltung bucht.
Tipp: Kinos sind für viele Events perfekt und die Atmosphäre stimmt hier auch.
5. Technik sinnvoll dimensionieren
Licht, Ton, Bild, Bühne – man sollte genau überlegen, welche Technik man in welcher Größenordnung
wirklich braucht und auf was man gut verzichten kann. So sollte nicht ein extra angefertigtes
Rednerpult mit einem dreidimensionalen Firmenlogo für Eindruck sorgen, sondern der Vortrag an sich.
Hier besteht Sparpotenzial!
6. Catering, das sättigt und gut aussieht
Exquisites Fingerfood sieht zwar toll aus, ist aber manchmal nur wenig sättigend und zudem meist sehr
teuer. Servieren Sie stattdessen lieber etwas "Handfestes" und nutzen Sie Fingerfood lediglich als Akzent.
Sie sparen damit bis zu 80 Prozent.
7. Getränkekosten im Auge behalten
Vorsicht mit "Freie Auswahl an der Bar" , vor allem wenn teure Weine oder Cocktails im Spiel sind. Eine
gut zusammengestellte Auswahl erfüllt auch die allermeisten Wünsche und schützt vor erhöhten
Rechnungen.
8. Give-aways: Kreativ statt teuer
Ersetzen Sie "Toller, Teurer, Edler" durch witzige und einmalige Ideen, die zudem auch günstiger sind.
Eine witzige Fotoaktion am Ende der Veranstaltung, bei der alle Gäste mitmachen, bleibt vielleicht
länger in Erinnerung als ein teures Give-away, wie zum Beispiel ein Schweizer Messer. Tipp: Führen Sie ein
Brainstorming in der ganzen Abteilung durch.
9. Aufbau- und Abbauzeiten reduzieren
Geschickte Planung und Logistik können die Rüstzeiten für Events deutlich reduzieren. Damit kann oft
der teure und unproduktive Aufbautag gespart werden.
10. Menschliche Komponente nicht vergessen
Ihre Gäste wollen sich vor allem wohlfühlen. Geben Sie Ihnen die Chance und bauen Sie
entsprechende Komponenten gezielt mit ein. Die persönliche Begrüßung am Einlass, der passende
Gesprächspartner beim Essen ... solche Aspekte sind oft wichtiger als Äußerlichkeiten.
Weitere Informationen unter www.roadtrack.de.
