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Strategisches Meetingsmanagement ist für Unternehmen ein Erfolg

96 Prozent der Unternehmen, die ein Programm für das Strategische Meetingsmanagement (SMM) eingeführt haben, halten es für einen Erfolg und sagen gleichzeitig, dass noch viel zu tun sei.

Strategisches Meetingsmanagement ist für Unternehmen ein Erfolg

Das ist das Hauptergebnis der Studie „Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement“ von Carlson Wagonlit Travel und The BTN Group. Die Studie, für die Fachexperten befragt wurden, nennt auch konkrete Zahlen für Einsparungen: Mehr als die Hälfte der Befragten kommt auf zehn Prozent Kostenreduktion seit Einführung eines Strategischen Meetingsmanagements, weitere 17 Prozent nennen 15 Prozent und mehr.
 
Zusätzlich führt ein SMM-Programm – also eine strategische Ausrichtung und Entwicklung von Meeting-Programmen, die Vereinheitlichung von Planungs- und Buchungsprozessen und die Bündelung von Einkaufsvolumina – laut den Befragten zu weiteren Vorteilen. Sowohl Transparenz bei Ausgaben und Einsparungen, Risikobegrenzung als auch die Einhaltung von Sorgfaltspflichten und unternehmenseigenen und gesetzlichen Vorschriften wurden innerhalb der Studie als Mehrwehrt genannt. Umso interessanter ist, dass sich die Programme noch nicht in der breiten Masse durchgesetzt haben.
 
Es muss nicht kompliziert sein
„Die Studie zeigt, dass praktisch jedes Unternehmen, das ein Programm für das strategische Meetingsmanagement auflegt, von einem Erfolg spricht“, sagt Kai Wendel, Senior Director of Global SMM Strategy & Solutions beiCWT Meetings & Events. „Alle befragten Experten stimmten darin überein, dass ein Strategisches Meetingsmanagement nicht kompliziert sein muss und sich sehr schnell auszahlen kann. Ein Rat hat sich herauskristallisiert: Zu Beginn geht es um Einfachheit und den strategischen Fokus – die taktische Implementierung folgt schnell. Viele der heute besonders effektiven Programme haben klein angefangen und sind dann, aufbauend auf den Erfolgen, gewachsen. Und ganz wichtig ist es, frühzeitig zu ermitteln, wer betroffen und beteiligt ist, die Zustimmung dieser Personen einzuholen und in Kontakt mit ihnen zu bleiben.“
 
Stetige Weiterentwicklung
Die befragten Fachleute sind sich einig, dass bei der Implementierung eines Programms für das Strategische Meetingsmanagement der Weg das Ziel ist und sich das Programm laufend weiterentwickelt. Kein Programm ist wie das andere, und das muss auch so sein, schließlich soll es zu den Zielen und der Kultur des Unternehmens passen. Die Wahrnehmung, Strategisches Meetingsmanagement sei zu komplex für Standards, trifft daher nicht zu. Außerdem lagern mehr als 60 Prozent der Umfrageteilnehmer einen Teil ihrer Programme an externe Dienstleister aus – sei es für die taktische Unterstützung oder für Beratungen.
 
Zentralisierung des Hoteleinkaufs
Üblicherweise steht die Zentralisierung des Hoteleinkaufs am Anfang eines Strategischen Meetingsmanagements. Hier fällt ein großer Teil der Kostentransparenz und der Einsparungen an – beide gelten laut Studie als wichtigste Erfolgsmesser, gefolgt von der Zufriedenheit der Teilnehmer und Sponsoren und der Übereinstimmung mit den Vorgaben (Compliance).
 
Buchungsvolumen
Zu den größten Hürden bei der Einführung strategischer Programme gehört das Buchungsvolumen. Eine große Zahl der für die Studie Befragten äußerte, die geringe Zahl ihrer Meetings rechtfertige kein eigenes Programm. Allerdings sind bereits für Unternehmen, die nur etwa eine Million US-Dollar jährlich für Meetings ausgeben, Vorteile spürbar. Mehr als 70 Prozent der Befragten mit Strategischem Meetingsmanagement planen den Ausbau – ein klarer Beleg für den Mehrwert solcher Programme.
 
Zukunftstrends
„Wir haben auch einen Blick in die Zukunft geworfen und festgestellt, dass Programme für Strategisches Meetingsmanagement auch auf die Bereiche Marketing und Veranstaltungen ausgeweitet werden“, sagt Cindy Fisher, Vice President CWT Meetings & Events bei Carlson Wagonlit Travel. „Auch die fortschreitende Konsolidierung der Branche wird Auswirkungen haben. Unternehmen ohne strategischen Ansatz werden es zum Beispiel schwerer haben, bei großen Hotelkonzernen gute Raten zu verhandeln oder überhaupt Kontingente zu bekommen. Strategisches Meetingsmanagement entwickelt sich ganz klar zu einer Notwendigkeit.“
 
Über die Studie
Für die Studie „Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement“ befragten Carlson Wagonlit Travel und The BTN Group mehr als 20 Experten für Travel und Meetings Management sowie für Strategisches Meetingsmanagement. Außerdem nahmen 246 Konferenzplaner aus vielen Regionen der Welt an einer Online-Umfrage teil.
 
CWT Meetings & Events ist die Geschäftseinheit von Carlson Wagonlit Travel für das Veranstaltungsmanagement.
 
Carlson Wagonlit Travel (CWT) ist ein führender Anbieter im Management von Geschäftsreisen sowie von Meetings und Events.

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