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So wird es ein Top-Event

Oftmals ist die Veranstaltungsplanung im Sekretariat angesiedelt. Der Erfolg eines Firmen-Events ist eine gute Möglichkeit zu zeigen, was eine gute Organisation im Office-Management alles bewirken kann. Worauf es bei der Planung konkret ankommt, weiß Trainerin Gabriele Hölscher.

Oftmals ist die Veranstaltungsplanung im Sekretariat angesiedelt. Der Erfolg eines Firmen-Events ist eine gute Möglichkeit zu zeigen, was eine gute Organisation im Office-Management alles bewirken kann. Worauf es bei der Planung konkret ankommt, erklärt Trainerin Gabriele Hölscher.

 

Der Anlass, die Zielsetzung und der Zweck einer Veranstaltung haben erhebliche Auswirkungen auf die Planung und Durchführung.

 

 

 

Unterschiedliche Anforderungen

Eine Arbeitstagung erfordert andere Vorbereitungen als eine repräsentative Image-Veranstaltung, bei der zum Beispiel auf eine Dekoration im Sinne eines Corporate Designs besondere Sorgfalt verwendet werden muss. Die Aufgaben der Assistentin beziehungsweise des Office-Managements sind je nach Art der Veranstaltung unterschiedlich.

 

Seminar

Ein Seminar ist eine betriebliche Fortbildung, bei der Mitarbeiter (zum Beispiel Kundenberater oder Vertriebsprofis aus der eigenen Firma) neues Wissen erwerben oder erlerntes Wissen vertiefen. In der Regel wird in kleinen Gruppen in Tages- oder Wochenseminaren gearbeitet. Hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, die bei der Auswahl eines geeigneten Seminarleiters behilflich sein kann. Für Weiterbildungsveranstaltungen sollte ein neutraler Ort außerhalb der Firma ausgewählt werden, wo die Teilnehmer sich ganz auf das Thema konzentrieren können.

 

Tagung

Eine Tagung findet für einen größeren Teilnehmerkreis statt, mit dem Ziel, sich zu einem bestimmten Thema auf den neuesten Stand zu bringen (Fachtagung). Referenten zum Themenbereich müssen frühzeitig angeschrieben und verpflichtet werden. Der Rahmen der Veranstaltung muss so gestaltet sein, dass es möglich ist, in angenehmer Atmosphäre neue Kontakte zu knüpfen und Gespräche mit Kunden und Geschäftspartnern zu führen. Tagungen dauern in der Regel (wie der Name schon sagt) einen Tag.

 

Kongress

Ein Kongress ist eine mehrtägige Veranstaltung, die unter einem bestimmten Motto steht, zum Beispiel "Mulitmedia-Kongress", "Kongress der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie" etc. Kongresse finden ein- bis zweimal jährlich statt und beanspruchen einen sehr hohen Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung. Viele wissenschaftliche Vorträge und Diskussionen müssen vorbereitet und moderiert werden. Auch auf die externe Wirkung ist zu achten, und Vertreter von Presse, Funk und Fernsehen sollten eventuell eingeladen werden.

 

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Die Aufgabenverteilung ist meist Sache des Sekretariats. Worauf es dabei konkret ankommt, zum Beispiel welche Sitzordnung zu welcher Veranstaltung passt und warum Sie eine Nummerierung der Tische vermeiden sollten, erklärt Trainerin Gabriele Hölscher in der aktuellen Ausgabe von working@office. Mit Checklisten und Abbildungen.

 

 

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