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Punktlandung statt Bruchlandung

working@office November-Augabe: Hier finden Sie einen Leitfaden für die erfolgreiche Organisation von Incentives.

Leitfaden für die erfolgreiche Organisation von Kongressen/Tagungen*



Anforderungen


Gleich zu Beginn der Organisation eines Kongresses/einer Tagung sollten Sie analysieren:


welche Anforderungen sich Ihnen stellen und welche Sie davon selber erfüllen können. Oftmals werden der Aufwand und die sich im Laufe der Vorbereitung ergebenen Aufgaben unterschätzt. Daraus können dann schnell hohe zeitliche und finanzielle Belastungen erwachsen um das angestrebte Ziel zu erreichen, im ungünstigsten Falle leidet dadurch der Ablauf der Veranstaltung und Sie sehen sich mit unzufriedenen Teilnehmern konfrontiert. Dies können Sie vermeiden, indem sie ein Anforderungsprofil erstellen, auf dessen Basis Sie entscheiden können, ob Sie den Anforderungen gewachsen sind oder ob Sie für bestimmte Aufgaben externe Unterstützung in Anspruch nehmen sollten.


Teilnehmerunabhängige Projektmanagementleistungen


Konzeption und Planung


Budgetierung/Finanzierung/Abrechnung


- Marketing

- Einsatz neuer Medien

- Organisation von Kongressen und Tagungen (national und international)

- Organisation von Gesellschafts- und Rahmenprogrammen

- Durchführung

- Nachbereitung



Stehen ausreichend personelle Ressourcen zur Verfügung?


Die Vorbereitung eines(r) Kongresses/Tagung braucht vom ersten Tag an kompetente Mitarbeiter, die genügend Zeit haben sich den wachsenden Aufgaben zu stellen:


- Kongresssekretär(in) bzw. Projektleiter(in) der je nach Größe der Veranstaltung und Dauer der Vorbereitungszeit von weitere Mitarbeiter/Projektassistenten/innen unterstützt wird

- Kongresssekretär(in) bzw. Projektleiter(in) der je nach Größe der Veranstaltung und Dauer der Vorbereitungszeit von weitere Mitarbeiter/Projektassistenten/innen unterstützt wird

- Mitarbeiter(innen), die bestimmte Aufgaben eigenverantwortlich abwickeln (z.B. Teilnehmerregistrierung und Inkasso der Teilnehmergebühren, Referentenbetreuung und Abstractverwaltung).


Die Phase der Durchführung bindet je nach Größe des(r) Kongresses/Tagung zahlreiche Hilfskräfte (je 30 bis 50 Teilnehmer eine Hilfskraft) Nicht zu vergessen all die Aufgaben in der Phase der Nachbereitung, die bis zu einem halben Jahr und darüber hinaus dauern kann.


Sonstige Aspekte


- Klärung grundsätzlicher Fragen zur Veranstaltung wie Ort, Zeit/ Dauer, Zielgruppe, Ziele, Inhalte, Ablauf, Sprachen, Rahmenveranstaltungen, Komitees, Dienstleister, etc.

- Klärung von Verantwortlichkeiten innerhalb der an der Vorbereitung beteiligten Personen/Institutionen

- Festlegung von Zeit- und Aufgabenplänen, Budgets, PR- und Marketingaktivitäten, etc.

- Buchung der Veranstaltungsstätte und Hotelzimmer

- Ablauf der Teilnehmerregistrierung inkl. der Vereinnahmung/Überwachung der Teilnehmergebühren und Versand Bestätigung bis hin zur Erstellung der Teilnehmerunterlagen

- Klärung logistischer Aspekte wie z.B. Check-In, Technik, Personal, Sicherheit, Transport, Verpflegung, etc. usw.



Inanspruchnahme "Externer Unterstütung"


Wenn Sie nach Überprüfung der Anforderungen an eine professionelle und erfolgreiche Organisation von Kongressen/Tagungen zu dem Fazit gekommen sind, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen, empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise:


Auswahlkriterien auswerten


Die Leistungsfähigkeit einer Agentur oder die Frage, mit welcher Agentur Sie Ihre Ziele am besten erreichen, lässt sich nicht alleine über den Preis ermitteln. Es gibt eine Reihe weiterer objektiver und subjektiver Aspekte, von denen Sie sich bei der Auswahl einer Agentur leiten lassen sollten. Die beim GCB gelisteten Auswahlkriterien sollen helfen, die für Ihr Projekt geeignete Agentur auszuwählen.


Entscheidungsfindung


Nach Auswertung der Auswahlkriterien und Einholung der Angebote laden Sie die Agenturen Ihrer engeren Wahl (zwei bis drei) zu einer Präsentation ihres Angebotes ein. Unter Berücksichtigung

- aller für Sie relevanten Auswahlkriterien

- der Angebote und

- des persönlichen Eindrucks, den Sie durch die Präsentation gewinnen,

- können sie nun eine objektive Wahl treffen, die Ihnen eine professionelle und erfolgreiche Organisation Ihrer/s Kongresses/Tagung garantiert.


Die Erfahrung zeigt, dass dies in den überwiegenden Fällen ein PCO des GCB sein dürfte!


Das Leistungsangebot der PCOs


Die Organisation und Durchführung von Kongressen und Tagungen ist mit einer Vielzahl von zum Teil sehr komplexer Aufgabenstellungen verbunden, die eng miteinander verzahnt sind. Das GCB listet Experten, die aufgrund jahrelanger Erfahrung und erst dadurch in der Lage sind, diese Leistungen aus einer Hand zu erbringen.


Zudem helfen sie Ihnen durch Ihre Erfahrungen, Kreativität und Ideen und ihr spezielles Engagement für die jeweiligen Kunden (z.B. durch Vorfinanzierung), die für Sie eventuellen nicht abschätzbaren Risiken zu tragen, da sie bereit sind, für viele Bereiche eigenständig Gesamtverantwortung zu übernehmen.


Auswahl der Agentur - Persönliche Aspekte

Die bei Veranstaltungsprojekten üblichen...

- langen Vorbereitungszeiten

- die Intensität der Zusammenarbeit und

- die Komplexität der zu lösenden Aufgaben erfordern

- eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der auszuwählenden Agentur und

- die Fähigkeit zu einem intensiven und konstruktiv kritischen Dialog mit den verantwortlichen Projektleitern, auch dann, wenn bei Meinungsbildungsprozessen Diskrepanzen zwischen Ihrem Wunsch und der Erfahrung des PCO liegen.

Gegenseitigem Respekt und Vertrauen - also die "Chemie" spielt hier eine nicht unbedeutende Rolle.


Ein detailliertes Briefing ermöglicht die Vergleichbarkeit von Angeboten


- Das Briefing entscheidet über den Erfolg Ihres(r) Kongresses/Tagung, denn

- Je besser das Briefing, umso besser das Angebot

- Je besser das Angebot, umso besser die Vergleichbarkeit

- Je besser die Vergleichbarkeit, umso besser die Auswahl

- Je besser die Auswahl, umso größer der Erfolg.



*Quelle: www.gcb.de

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