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Checkliste für die Locationsuche

Sie sollen eine Tagung oder einen Event organisieren? Dann wissen Sie sicherlich, wie wichtig dabei die Auswahl der richtigen Location ist.

Welche genau die passende für Sie und Ihre Veranstaltung ist, wissen Sie selbst natürlich am besten. Wir möchten Ihnen heute ein paar Tipps geben, mit denen Sie bei der Vorauswahl effizient Ihre Angebote anfragen können.

Mit der folgenden Checkliste sind Sie gewappnet für den ersten Schritt bei der Locationsuche.

1. Fakten sammeln

Machen Sie sich eine Liste mit den Kerninformationen, die Ihnen bereits vorliegen.

  • Datum und Uhrzeit
  • Teilnehmeranzahl
  • Benötigte Anzahl der Räumlichkeiten, ggf. mehrere für Gruppenarbeiten o. ä.
  • Bestuhlungsart? Parlamentarisch, Reihenbestuhlung, U-Form o. ä.
  • Benötigte Infrastruktur, wie zum Beispiel ein Flughafen oder ICE-Bahnhof in der Nähe
  • Übernachtungen gewünscht?
  • Budgetrahmen
  • Benötigte Tagungstechnik
  • Abendveranstaltung im Anschluss gewünscht?
  • Catering: Gibt es hier spezielle Anforderungen?

2. Detailinformationen

Suchen Sie nun anhand Ihrer Kriterien nach den passenden Räumlichkeiten. Geben Sie bei Ihrer Anfrage an die Tagungslocation so viele Informationen wie möglich weiter. Umso passender wird das Angebot, das Ihnen zugesendet wird. Wenn Sie zum Beispiel bereits wissen, dass Ihr Chef lieber mit einem Funkmikrofon spricht, geben Sie diese Information schon an.

3. Doppelt hält besser

Rufen Sie bei der entsprechenden Location an und bereiten Sie im Vorfeld Ihre Anfrage per E-Mail vor. Sollten beim Telefonat mit der Location noch weitere Punkte entstehen, binden Sie diese im Anschluss in Ihre Mail ein. Bitten Sie um die schriftliche Bestätigung einer Option für Ihr Wunschdatum. Bitten Sie des Weiteren um die detaillierte Auflistung der Kosten Ihrer einzelnen Punkte, damit Sie im Nachhinein die erhaltenen Angebote besser vergleichen können. Bitten Sie auch um ein erstes Cateringangebot. Klären Sie bereits im Vorfeld, ob es zum Angebot noch zusätzliche Kostenpunkte gibt, wie zum Beispiel Müllentsorgung, Stromverbrauch, etc.

4. Schriftliche Anfrage

Senden Sie im Anschluss an das Telefonat die E-Mail an die Location.

5. Übernachtungen

Falls Sie Übernachtungsgäste haben: Achten Sie auf die enthaltene Mehrwertsteuer in den Angeboten. Hotels nennen in der Regel Bruttopreise, Locations und Tagungspauschalen geben in der Regel Nettopreise an.

Im Anschluss können Sie die Ihnen vorliegenden Angebote vergleichen und Ihre Entscheidung für die am besten passende Location treffen.

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