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10 Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung

Der Spruch "Machen Sie mal" führt erfahrungsgemäß fast immer dazu, dass der Chef Ihr mühsam ausgearbeitetes Konzept rigoros zusammenstreicht. Doch dem können Sie vorbeugen! Wir fragten einen Meeting-Manager, wie er erfolgreich Veranstaltungen plant und auf die Beine stellt.

10 Tipps für eine erfolgreiche Veranstaltung

Der Spruch "Machen Sie mal" führt erfahrungsgemäß fast immer dazu, dass der Chef Ihr mühsam ausgearbeitetes Konzept rigoros zusammenstreicht. Doch dem können Sie vorbeugen! Wir fragten einen Meeting-Manager, wie er erfolgreich Veranstaltungen plant und auf die Beine stellt.


Wolfgang Ostrowitzki, Meeting Manager der Bayer Vital GmbH in Leverkusen, organisiert mit seinem zehnköpfigen Team mehrere hundert Veranstaltungen pro Jahr.


Hier seine zehn besten Tipps:


1. Langfristig planen

Beginnen Sie rechtzeitig mit der Vorbereitung. Dann haben Sie noch freie Zimmer-Auswahl, können Frühbucherrabatte nutzen und alle Angebote bzw. Verträge gründlichen prüfen. Optimal ist eine Vorlaufzeit von zwei bis drei Monaten, bei sehr großen Kongressen ein Jahr und mehr.


2. Zielsetzung festlegen

Teambuilding, Produktpräsentation oder Fachtagung? Das Ziel der Veranstaltung bestimmt die weiteren Schritte. Fragen Sie deshalb genau nach, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll.


3. Budget kalkulieren

Der Spruch "Machen Sie mal" führt erfahrungsgemäß fast immer dazu, dass der Chef Ihr mühsam ausgearbeitetes Konzept rigoros zusammenstreicht. Klären Sie also zuerst den Kostenrahmen ab.


4. Systematisch vorgehen

Organisationstalent reicht nicht: Besser ist eine Checkliste (Netzplan), die Sie systematisch abarbeiten. Hilfestellung und Vorlagen gibt’s zum Beispiel unter www.www.gcb.de


5. Deadline setzen

Setzen Sie auf den Einladungen immer einen Terminfrist für die Anmeldung zur Veranstaltung - das vermeidet Nachfragen.


6. Rahmenvertrag checken

Wenn Ihr Unternehmen für Geschäftsreisen Rahmenverträge mit bestimmten Hotels abgeschlossen hat, erspart das zeitraubende Vertragsverhandlungen. Achtung: Andere Anbieter sind oft günstiger.


7. Alternativtermine einplanen

Viele Hotels haben Tagespreise. Prüfen Sie, ob zum geplanten Termin Großveranstaltungen oder Messen die Preise in die Höhe treiben. Wenn Sie zeitlich flexibel sind, können Sie viel Geld sparen.


8. Clever verhandeln

Grundsätzlich sollte man bei jedem Angebot nachverhandeln. Wenn beim Preis nichts zu machen ist, versuchen Sie es über kostenlose Zusatzleistungen, Freiplätze oder ein Upgrade in der Zimmerkategorie.


9. Ortsbesichtigung einplanen

Papier bzw. Webseiten sind geduldig - die Realität sieht leider oft anders aus. Ein Vor-Ort-Check des vorgesehenen Hotels (zum Beispiel durch einen Vertriebsmitarbeiter, der gerade in der Nähe ist) kostet zwar Zeit bzw. Geld. Eine misslungene Veranstaltung ist jedoch noch viel teurer und beschädigt womöglich das gute Image.


10. Stornobedingungen kontrollieren

Kontrollieren Sie alle Konditionen peinlich genau und legen Sie sich die vereinbarten Stornotermine auf Wiedervorlage. Verspätete Absagen kosten viel Geld.

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