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10 Tipps für die perfekte Veranstaltung

Wenn Kundenevents, Mitarbeiterfeste, Tagungen oder ganze Schulungsprogramme kreativ umgesetzt und perfekt organisiert sein sollen, bedeutet das komplexe Vorbereitung und Organisation. BCD Travel Groups und working@office geben 10 Tipps, die Events zu einem vollen Erfolgmachen - mit hoher Qualität bei gleichzeitiger Kosteneffizienz.

10 Tipps für die perfekte Veranstaltung

Wenn Kundenevents, Mitarbeiterfeste, Tagungen oder ganze Schulungsprogramme kreativ umgesetzt und perfekt organisiert sein sollen, bedeutet das komplexe Vorbereitung und Organisation. BCD Travel Groups und working@office geben 10 Tipps, die Events zu einem vollen Erfolg machen – mit hoher Qualität bei gleichzeitiger Kosteneffizienz.




 




    • Richtlinien erstellen: Ein Unternehmen, das die Geschäftsreisen seiner Mitarbeiter vernünftig planen und durchführen möchte, sollte zusätzlich zu Reiserichtlinien auch Veranstaltungsrichtlinien platzieren und deren Einhaltung sicher stellen. Die Anwendung von standardisierten Prozessen optimiert das Event- und Gästemanagement, die Qualität für die Teilnehmer erhöht sich und Sie haben die Kosten im Griff.

    • Persönlich oder virtuell: Wägen Sie ab: Ist ein persönliches Treffen nötig oder ist gegebenenfalls auch eine virtuelles Meeting (Videokonferenz) ausreichend? Dabei gilt es abzuwägen, ob es ausschließlich um Inhalte geht oder der direkte Kontakt, z. B. für den Aufbau und die Pflege von Geschäftsbeziehungen, entscheidend ist.

    • Auf durchdachte Planung achten: Durchdenken Sie vorab alle wichtigen Punkte: Welches Ziel wird mit dem Event verfolgt? Welche Mittel sollen eingesetzt werden, wie hoch ist das Budget? Wie sollen potentielle Teilnehmer auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht werden (Art der Einladung, Anmeldung online oder offline), wie läuft die Betreuung der Teilnehmer bis zur Veranstaltung (Hotline, in-House, extern), wohin können sich die Gäste vor Ort wenden? Wie erfolgt die Kommunikation im Nachgang? Wie kann der Erfolg der Veranstaltung gemessen werden?

    • Ausschreibungsunterlagen erstellen: Liefern Sie für die Ausschreibung eigene, sinnvolle, ausführliche und vollständige Angebotsvorlagen. Je detaillierter Ihre Ausführungen sind, umso gezielter und individueller kann auf Ihre Ansprüche eingegangen werden.

    • Angebote vergleichen: Holen Sie mehrere Angebote ein, um eine Vergleichs- und Wettbewerbssituation zu schaffen. Um den Aufwand der Auswertung sowie die Überschaubarkeit zu gewährleisten, beschränken Sie die Anzahl an angefragten Angeboten auf maximal drei.

    Zu Teil II der Serie gelangen Sie hier.

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