Eventmanagement Tipps, Beispiele, FAQ Eventmanagement, Event planen, Event organisieren, so planen Sie ein erfolgreiches Event
Ein Event planen und organisieren und Sie wissen nicht wie? Wir haben die Antworten, Beispiele und Tipps © bleakstar - Shutterstock

Eventmanagement: Mit diesen 15 Punkten gelingt Ihnen die Planung einer Veranstaltung

Ob Meeting, Kongress, Vertriebstagung, Messeauftritt oder Weihnachtsfeier: Wenn Sie für die Organisation und Durchführung einer Veranstaltung verantwortlich sind, müssen Sie viele Punkte beachten. Im folgenden Text erfahren Sie die wichtigsten Punkte für professionelles Eventmanagement.

Die Planung einer Veranstaltung ist ein vielschichtiges und verantwortungsvolles Projekt, trotzdem läuft die Eventorganisation bei den meisten „nebenher“. Wer das erste Mal eine Veranstaltung plant, weiß daher oft gar nicht, wo er zuerst beginnen soll.

Wir haben deshalb für Sie die wichtigsten 15 Punkte für ein gelungenes Eventmanagement zusammengefasst, die Sie der Reihe nach abarbeiten können – inklusive Checklisten und Beispielschreiben.

1. Meeting, Incentive, Kongress, Veranstaltung - was soll eigentlich organisiert werden?

Um eine Veranstaltung professionell vorzubereiten, müssen Sie zuerst wissen, worum es sich genau handelt – denn nicht jede Veranstaltung ist auch ein Event. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

  • Event: Bei einem Event handelt es sich um eine Veranstaltung mit echtem Erlebnischarakter. Die Emotionen der Teilnehmer sollen geweckt werden. 
  • Incentive: Ein Incentive ist eine Maßnahme, die zur Belohnung eingesetzt wird. Sie sollen die Verbundenheit zu einem Unternehmen stärken und motivieren.
  • Meeting: Bei einem Meeting trifft sich eine Gruppe von Personen, einmalig oder auf regelmäßiger Basis, überwiegend im Businesskontext.
  • Kongress: Bei Kongressen stehen Wissensvermittlung und Networking im Vordergrund – doch das Programm muss nicht nur aus langweiligen Vorträgen und Workshops bestehen.

 

2. Ziel der Veranstaltung

Bevor Sie als Eventmanager in die Planung und Organisation einsteigen, ist es notwendig, ein Ziel festzulegen. Es muss konkret, messbar und realistisch sein.

Für ein Vertriebsmeeting könnte beispielsweise das Ziel lauten, dass den Teilnehmern die Agenda für das kommende Jahr vorgestellt wird und sie Motivation erhalten, die Ziele zu erreichen.

Fragen Sie sich deshalb: Was möchten Sie bei den Teilnehmern auslösen? Vielleicht sind Sie es aber auch gar nicht selbst, der das Ziel vorgibt. Dann sollten Sie bei der verantwortlichen Stelle genau nachfragen, wie die Zielsetzung aussieht.

Das Ziel der Veranstaltung sollte für das gesamte Projektteam klar und transparent sein. Sonst laufen Sie Gefahr, in der Eventplanung nicht an einem Strang zu ziehen. Klären Sie im Kickoff-Meeting mit allen Projektbeteiligten die genauen Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Eventmanagement.

Das Veranstaltungsziel sollten Sie nicht nur zu Beginn festlegen. Führen Sie es sich in jeder Planungsphase vor Augen. So prüfen Sie immer wieder, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

3. Wer sind meine Teilnehmer?

Definieren Sie die Zielgruppe für Ihre Veranstaltung. Wissen Sie, wer Ihre Gäste sind, was sie bewegt und was sie fühlen? Falls nicht, beschäftigen Sie sich damit und stellen Sie sich die Frage, wer ihre Veranstaltung besuchen wird beziehungsweise wen Sie mit dem Event ansprechen wollen.

Die folgenden Punkte können Ihnen dabei helfen:

Tabelle Checkliste Zielgruppe

Interne oder externe Zielgruppe (oder beides?)

Alter

Geschlecht

Herkunft (Nationalität/Kulturzugehörigkeit) und Sprache

Bildungsstand

Beruf

Motivation des Veranstaltungsbesuchs

Familienstand

Aus diesen Merkmalen lassen sich unzählige wichtige Informationen für das Eventmanagement Ihrer Firmenfeier oder Ihres Meetings ableiten.

Ein paar Beispiele:

  • Sollen Mütter oder Väter zu Ihrem Event kommen? Dann bietet es sich an, das Event nicht auf ein Wochenende zu legen, an dem Familien Zeit miteinander verbringen.
  • Gehören Ihre Teilnehmer einer bestimmten Kultur an? Achten Sie bei Catering und Rahmenprogramm darauf, ob hier Besonderheiten oder Fettnäpfchen lauern.
  • Handelt es sich um eine bestimmte Berufsgruppe? Richten Sie das Rahmenprogramm nach Vorlieben dieser Berufsgruppe aus.

Versetzen Sie sich in Ihre Gäste hinein: Was ist ihnen eine Freude? Was erwarten sie von der Veranstaltung? Mit diesem Wissen werden Sie Ihre Teilnehmer nachhaltig begeistern.

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4. Veranstaltungszeit und -dauer festlegen

Die Wahl des Termins stellt in der operativen Eventplanung neben der Auswahl der Location eine der größten Hürden dar. Achten Sie bei der Wahl des Zeitpunktes und der Dauer aber nicht nur auf die Bedürfnisse und Verfügbarkeiten Ihrer Gäste: Recherchieren Sie regionale oder nationale Großveranstaltungen, die für belegte Hotels und überfüllte Transportmittel sorgen. Achten Sie außerdem auf Feiertage oder Ferienzeiten.

Tipp: Einen guten Überblick über nationale und internationale Messen bietet die weltweite Messedatenbank AUMA. Über die erweiterte Suche können Sie den Zeitpunkt und die Region beziehungsweise Stadt auswählen.


5. Erstellen Sie einen Projektplan

Um bei der Eventplanung nicht in Zeitverzug zu geraten und bei der Terminorganisation immer obenauf zu sein, sollten Sie sich Gedanken dazu machen, wann Sie welche Aufgaben abgeschlossen haben sollten. Hierzu können Sie einen Projektplan erstellen, zum Beispiel mithilfe einer Projektmanagement-Software. In dem Plan legen Sie unter anderem fest:

  • wann die Location feststehen muss
  • bis wann das Catering gebucht sein sollte
  • wann Sie mit dem Marketing beginnen
  • wann die Einladungen verschickt werden

Anhand dieser Meilensteine (sogenannter Milestones) können Sie Ihre regelmäßigen Teambesprechungen festlegen, in denen die nächsten Schritte und Aufgaben des Eventmanagements abgestimmt werden.

6. Location: So treffen Sie die richtige Wahl

Der Erfolg der Veranstaltung hängt stark von der Auswahl des Veranstaltungsortes ab. Sie sollten sich deshalb folgende Fragen zur Location stellen:

  • Wie gut ist sie erreichbar?
  • Für wie viele Personen ist sie geeignet?
  • Können Abstände und Hygienekonzepte problemlos eingehalten werden?
  • Ist sie barrierefrei?
  • Welches Image hat die Location?
  • Müssen die Gäste lange Wege innerhalb der Location zurücklegen?
  • Welche Bestuhlungsvarianten sind vor Ort geeignet?

Wenn Sie sich für eine Location entschieden haben, sollten Sie sich außerdem Gedanken über eine geeignete Beschilderung machen, damit die Besucher alle wichtigen Räumlichkeiten und die Ausgänge schnell finden – hier spielt auch die Sicherheit eine wichtige Rolle.

7. Emotionen und Interaktion einplanen

Veranstaltungen sind heute ein beliebtes Marketinginstrument. Wer aus der Masse herausragen will, muss sich etwas Besonderes einfallen lassen. Bestimmte Eventmanagement Methoden, wie Meeting Design, Agilität und Nachhaltigkeit liegen im Trend.

Gäste bei Laune halten

Um auch Ihr Event zu einem besonderen Ereignis zu machen, sollten Sie Emotionen bei den Gästen wecken. Das gelingt Ihnen mit diesen 4 Punkten:

  1. Achten Sie auf ein gutes Storytelling! Bauen Sie einen Spannungsbogen auf – mit einer mitreißenden Begrüßung am Anfang, guten Rednern in der Mitte, die die Spannung langsam steigern, und einem Knaller am Ende. Das kann zum Beispiel eine Award-Verleihung, ein Überraschungsgast oder ein besonderes Abschlussereignis wie ein Feuerwerk oder ein exklusives Dinner sein.
  2. Überlegen Sie sich angenehme Überraschungen während der Veranstaltung.
  3. Achten Sie darauf, dass Ihr Team im Hintergrund gute Laune versprüht. Das überträgt sich auf die Gäste.
  4. Schaffen Sie eine Möglichkeit zum individuellen Austausch, zum Beispiel indem Sie soziale Netzwerke einbeziehen. Dort können die Gäste eigene Eindrücke teilen und das Event diskutieren.

Tipp: Etablieren Sie einen Hashtag, den alle Gäste in den sozialen Netzwerken nutzen können, wenn Sie über die Veranstaltung sprechen. Regen Sie den Austausch aktiv an! So kreieren Sie eine eigene Community – nicht zuletzt aus Gründen der Mund-zu-Mund-Propaganda wichtig.


Schwung in die Veranstaltung bringen

Interaktive Formate werden immer beliebter – zurecht! Denn so wird jeder Teilnehmer einbezogen. Hier sind einige Beispiele für Formate beziehungsweise Motivationsspiele, die die Teilnehmer zum Austausch anregen:

  • Das Barcamp ist ein Format, bei dem es keine Tagesordnung gibt, auch keine festgelegten Vorträge oder eine Agenda. In der Regel stehen vorab das Thema des Events und die Pausen fest, alles andere wird von den Teilnehmern selbst bestimmt. Damit trägt nicht nur jeder Teilnehmer mit Ideen, Inhalten und Teamwork zum Erfolg des Events bei, sondern partizipiert auch vom versammelten Wissen.
  • Beim World Café wiederum diskutieren Gruppen (rund fünf bis acht Personen) innerhalb einer festgelegten Zeit über ein Thema, während sie gemeinsam an einem Tisch sitzen. Es soll bewusst eine Café-Atmosphäre aufkommen. Die Gruppen halten ihre Gedanken oder Skizzen auf Flipchart-Papier oder Papiertischdecken fest. Nach Ablauf der Zeit mischen sich die Gruppen neu – somit diskutieren die Gäste immer wieder dasselbe Thema mit unterschiedlichen Gesprächsteilnehmern. Zum Schluss werden an jedem Tisch die Ergebnisse ausgewertet.
  • Das Format Fish Bowl wiederum wird gern für Diskussionen in größeren Gruppen genutzt. Es heißt so, weil Stühle im Kreis stehen. Von denjenigen, die im Stuhlkreis sitzen, wird ein bestimmtes Thema diskutiert, der Rest der Teilnehmer sitzt drumherum. Wer von außen in den inneren Kreis wechseln will, um mitzudiskutieren, kann das machen. Hierfür gibt ein Teilnehmer des inneren Kreises seinen Platz frei.
  • Speed Geeking wiederum ist ein wenig wie Speed Daten, allerdings nicht mit zwei Personen, sondern mit kleineren Gruppen. Jede Gruppe hat vier oder fünf Minuten Zeit für Kurzvorträge, eine Minute für Verständnisfragen.

8. Motto des Events: Behalten Sie einen roten Faden

Viele Veranstaltungen haben einen Titel, ein Motto oder einen Claim, der sich durch das gesamte Event hindurchzieht. Voraussetzungen für eine erfolgreiche Veranstaltung und gelungenes Eventmanagement: Das Motto muss zu Ihnen als Veranstalter passen, die Zielgruppe ansprechen und direkt verstanden werden.

Es kann sich beispielsweise am Anlass der Veranstaltung orientieren: Wurde ein neuer Standort in einem bestimmten Land eröffnet? Dann könnten Sie landestypische Gepflogenheiten in das Motto mit einfließen lassen. Doch Achtung: Hier sollten Sie unbedingt gut recherchieren und klischeebehaftete Vorstellungen außen vorlassen, sonst kann es schnell zu einem kulturellen Faux-Pas kommen!

Tipp: Mit ein bisschen Dekoration vor Ort ist es nicht getan. Einladungen, Catering, Rahmenprogramm, Dresscode, Zeitpunkt, Ablauf und vieles mehr sollten sich am Motto ausrichten.


9. Externe Dienstleister: So finden Sie Referenten, Speaker, Locations und Rahmenprogramm

Bei der Organisation einer Veranstaltung – sei sie auch noch so klein – greifen Sie mit höchster Wahrscheinlichkeit auf externe Dienstleister zurück. Das kann ein Cateringdienstleister sein, ein Künstler oder Referent, eine Personalagentur oder eine Spedition.

Eine gute Inspirationsquelle sind Branchenmessen: Hier präsentieren sich Anbieter, Hersteller und Dienstleister mit ihren neuesten Angeboten. Sie erfahren die aktuellsten Event Trends und können Kontakte knüpfen.

Wenn das Eventmanagement zu Ihren regelmäßigen Aufgaben gehört, lohnt sich beispielsweise der Besuch auf einer der folgenden Messen:

Name

Inhalt

Ort

URL

IMEX

Internationale Messe mit 3500 Veranstaltern aus 160 Ländern. Es präsentieren sich neue Veranstaltungsorten in Metropolen weltweit, Technikanbieter, Agenturen, Hotels und viele mehr.

Frankfurt

http://de.imex-frankfurt.com

Locations

Auf den unterschiedlichen Terminen präsentieren sich rund 100 Locations der jeweiligen Metropolregion

verschiedene Standorte

https://locations-messe.de

BOE International

Die internationale Fachmesse für Erlebnismarketing, auf der sich rund 550 Aussteller aus Bereichen wie Event-Veranstaltung und -Ausstattung sowie Messebau präsentieren

Dortmund

www.boe-messe.de

ITB

Leitmesse der weltweiten Reisebranche

Berlin

www.itb-berlin.de

Meet Germany

Regionale Netzwerktreffen mit Location-Besichtigungen

verschiedene Standorte

www.meet-germany.network

Schauen Sie sich vorab die Ausstellerliste an und vereinbaren Sie Termine mit den Anbietern, die für Ihre Planung relevant sind. Zusätzlich sollten Sie Zeit einplanen, die Sie mit dem Schlendern durch die Hallen verbringen. Holen Sie sich hier Inspiration für neue Ideen.

10. Wichtig im Eventmanagement: Budget im Blick behalten

Die Gesamtkosten einer Veranstaltung setzen sich aus verschiedensten Kostenarten zusammen. Damit Sie nicht einzelne Kostenarten übersehen oder vergessen, lohnt es sich, eine detaillierte Aufstellung zu machen.

Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei:

Vor der Veranstaltung

Planung

Konzept, Locationsuche, Reisekosten, Schreibbüros, Software ...

Werbung

Website, Werbemittel Print/Online/Social Media, Grafiker, Druck, Agentur, Versandkosten, Mailings, Teilnehmermanagement ...

Unterlagen

Handouts, Pressemappen, Material, Übersetzungen, Give-aways ...

Während der Veranstaltung

Personalkosten

Eigenpersonal, Fremdpersonal ...

Location

Raummiete für Veranstaltung plus Auf- und Abbautage, Messebauer, Möbel, Dekoration, Ausstattung, Technik, Auf- und Umbau, Hotelkosten, Parkkosten, Cateringkosten, Trinkgelder, Beschilderung ...

Künstler, Referenten, Rahmenprogramm, Moderation

Honorare, Spesen, Nebenkosten, An- und Abreise, Shuttleservice, Sicherheitskosten, Betreuungskosten, Busse, Fahrer, Hosts, Präsente ...

Gebühren und Versicherungen

GEMA, KSK (Künstlersozialkasse), Lizenzen, Veranstaltungshaftpflicht, Diebstahlversicherung ...

Nach der Veranstaltung

Organisation

Abbau, Rückbau, Transport, Reinigung, Entsorgung, Beseitigung von Schäden ...

Nachbereitung

Programmierung, Danksagungen, Feedbackmaterial ...

Achtung: Da sich Budgets und tatsächliche Kosten im Planungsverlauf oft anders entwickeln als ursprünglich angesetzt, ist eine genaue Kostenkontrolle über die gesamte Planungs- und Organisationsphase hilfreich.


11. Marketing für Ihr Event

Auf welche Art und Weise Sie Eventmarketing für Ihre Veranstaltung betreiben, hängt in erster Linie von Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe ab. Wählen Sie einen auf diese Gruppe abgestimmten Marketingmix aus.

Beziehen Sie dabei unbedingt auch Social-Media-Plattformen mit ein. Diese Plattformen bieten tolle Möglichkeiten und das Event kann schnell von den Social-Media-Nutzern mit anderen geteilt werden. Dadurch erreichen Sie besonders viele Menschen.

Lohnt sich eine Weiterbildung oder gar ein Studium für Eventmanagement?

Wenn Ihnen die Organisation des Events Spaß macht und Sie bereits wissen, dass dies nicht Ihre letzte Eventorganisation war, können Sie außerdem über eine Weiterbildung im Bereich Eventmanagement oder einen Studiengang (z.B. Bachelor im Fernstudium) nachdenken. Zwar lernt man im Laufe der Zeit ganz von selbst dazu und wächst mit seinen Aufgaben, doch es gibt auch die Möglichkeit, die eigenen Fähigkeiten in einem berufsbegleitenden Studium (als eigener Studiengang mit Abschluss Bachelor) an einer Hochschule oder in einer Fortbildung im Bereich Veranstaltungsmanagement zu professionalisieren. Darüber hinaus werden auch oft Tagesseminare angeboten, die jeweils einen unterschiedlichen Schwerpunkt setzen, beispielsweise auf Management, Organisation, Marketing oder Inhalte, wie Tourismus, Messe etc.

 

12. Die Nachbereitung der Veranstaltung

Nach dem Event ist vor dem Event. Diese Aufgaben müssen jetzt noch erledigt werden:

  • Location kontrollieren und ordnungsgemäß übergeben: Eventuell ist hinterbliebener Schaden zu dokumentieren.

  • Danksagungen: Sprechen Sie im Anschluss einen Dank an das Team und Lieferanten vor Ort aus. Der Dank an Sponsoren sollte ebenfalls unmittelbar nach dem Event erfolgen.
  • Feedback geben:  Das Team benötigt von Ihnen als Eventmanager ein qualifiziertes Feedback. Referenten und andere an der Organisation Beteiligte möchten ebenfalls zeitnah eine Rückmeldung erhalten, wie ihre Dienstleistung oder ihr Vortrag ankam.
  • Feedback einholen: Fragen Sie Ihre Teilnehmer unbedingt nach Feedback und verlassen Sie sich nicht auf Ihren eigenen Eindruck. Das können Sie beispielsweise in Form eines Feedbackbogens oder einer Umfrage per Mail tun. Der Hinweis auf das Feedback an die Teilnehmer des Events lässt sich ideal verbinden mit einem Hinweis auf Ihre nächste Veranstaltung!
  • Unterlagen verschicken: Im Anschluss versenden Sie angekündigte Unterlagen wie Handouts oder PowerPoint-Slides und aktualisieren Ihr CRM. 
  • Veranstaltung auswerten: War das Event ein Erfolg? Schauen Sie sich das Feedback der Teilnehmer genau an und bewerten Sie die Veranstaltung. Was können Sie nächstes Mal noch besser machen?
  • Danksagungen schreiben: Eine freundliche und ernst gemeinte Danksagung ist immer auch ein Zeichen der Wertschätzung – und damit auch wichtig für eine gut funktionierende (geschäftliche) Beziehung. Ihr Dankschreiben könnte zum Beispiel so aussehen:

Sehr geehrte Frau Meier/ Liebe Sabine,

 

herzlichen Dank für Ihre/Deine Teilnahme an der Veranstaltung und Ihre/Deine Hilfe. Es ist schön, dass ich mich auf Sie/Dich stets verlassen kann. Nicht nur auf Ihr/Dein Engagement kann ich zählen, sondern auch auf Ihre/Deine Professionalität.

 

Kurzum, es war mir eine Freude. Besten Dank!

 

Herzliche Grüße/Liebe Grüße

Herr Mustermann


13. Absage einer Veranstaltung: So gehen Sie vor

Wenn eine geplante Veranstaltung ausfallen muss, ist es ärgerlich – und zwar für beide Seiten. Trotzdem hilft es nichts. Wenn der Termin platzt, sollten Sie so schnell wie möglich handeln und das Event entweder schriftlich oder mündlich absagen.

Wenn Sie die geplante Veranstaltung relativ kurzfristig absagen müssen, empfiehlt es sich meist, das mündlich zu tun. Ein kurzes Telefonat ist eben schneller als ein Brief und Sie haben die Gewissheit, dass Ihr Gesprächspartner über die Absage informiert ist.

Auf der anderen Seite wirkt eine Absage einer Veranstaltung in Briefform förmlicher und kann daher für bestimmte Events die bessere Alternative sein. Das natürlich nur dann, wenn Sie noch genügend Vorlaufzeit haben.

Folgende Punkte sollten Sie in der Absage nennen:

  • Geplante Veranstaltung, die abgesagt wird
  • Grund für die Absage
  • Gibt es einen Ersatz oder Ausweichtermin für die Veranstaltung? Falls ja, wann wird dieser bekanntgegeben?
  • Müssen die Teilnehmer etwas unternehmen? Beispielsweise die Teilnahmegebühr zurückfordern?
  • Ist eine Entschädigung für die Unannehmlichkeiten geplant?
  • Freundliche Verabschiedung, Entschuldigung für die Absage der Veranstaltung und Ausblick auf die neue Veranstaltung (falls es einen Ersatztermin gibt)

 

Basis-Funktionen

Hybride Features

Für Größenordnungen ab …

Kontakt

Aloom

www.aloom.de

u.a. Prozess-Editor, E-Mail-Editor, Teilnehmerlisten mit Filtern, Abrechnung, Zimmer- und Kontingentverwaltung, Im- und Exportfunktionen etc.

Aktuell: digitale Schulungen; ab 2021: Integration von Streams, Webmeeting, Online-Präsentationen

… ca. 25 TN pro Event; Pay-per-Attendee-Modell: 3 Euro je registr. TN, Lizenzmodelle ab 299 Euro/Monat: empfohlen bei mehr als 1.200 TN pro Jahr

www.aloom.de
info@aloom.de

doo

www.doo.net

Modulare Plattform, Event-Cockpit: u. a. Online-Zahlungs- und Buchungsverwaltung, Kontaktcenter (CRM), Rechteverwaltung für Plattformbenutzer, Veranstaltungs-Webseite konfigurierbar

On- und Offsite-Features, hybride Formate, z.B. GoToWebinar oder Zoom, virtuelle Konferenzen und Messen

Grundregel: je mehr Events, desto mehr rechnet sich eine Anschaffung; Zusatznutzen durch viele weitere Datenpunkte für CRM

www.doo.net

e-guest

Speziell für Corona-Anforderungen entwickelt

Onsite-Tool

kostenlos

e-guest.de
info@e-guest.de

EM.EX, emendo

Teilnehmerregistrierung, -verwaltung, Ticketbuchung, Auslastungskontrolle, Hotel- und Reisemanagement, Abstractmanagement, DSGVO-konform, konfigurierbarer Listenexport/-import, Einladungen, Rollen-/Rechteverwlatung, Buchhaltung, Umfragemodul

Schnittstellen offen für sämtliche Online-Messeportale, Einbettung von Streaminglinks im Teilnehmerportal, Verwaltung von Präsens- und Online-Tickets

Wegen Zeitersparnis amortisiert sich Anschaffung lt. Anbieter ab wenigen Teilnehmern

www.emex-world.de
post@emendo-events.de

Eveeno

Von Anmeldung über Rechnungsstellung bis zur digitalen Einlasskontrolle, Reports, z.B. auch Wartelistenfunktion, Design-Anpassungen

Diverse Features, darunter auch Zeitslots für Ticketkategorien

Keine Grundgebühr, keine Kündigungsfristen; nur für kostenpflichtige Veranstaltungen: prozentuale Gebühr pro Teilnehmer + Premium-Pakete

Eveeno.com
info@eveeno.de

Eventbrite

Ticketing bis hin zu Eventmanagement

Integration mit Zoom, Vimeo, Twitch; Fragenbogen, Check-in vor Ort

Kosten nur für verkaufte Tickets; kein Anschaffungskosten per se

www.eventbrite.de/support/contact-us

Eventmobi

Registrierungsseite, E-Mail-Einladung, Verwaltung von Teilnehmerdaten, Kommunikation via Mail und Push, Check-In & Badgeting vor Ort, Feedback-Umfragen

u.a. Online-Anlaufstelle für Teilnehmer, um sich zuzuschalten

Funktionen für Teilnehmermanagement nur in Kombi mit EventMobi-Event-App bzw. virtuellem Eventportal buchbar; Preis für hybride Events: ab 5.000 Euro für 500 Teilnehmer

Eventmobi.de
info@eventmobi.de

Meetingmasgters

Flexible Einrichtung, z.B. Editier-Funktionen, Sicherheit und Datenschutz, Kommunikation mit Teilnehmern per Mail, Fax, Brief; Registrierungs-Funktionalitäten

Entwicklung einer Lösung, um von der Anmeldung zur virtuellen Teilnahme zu leiten

Einmalige Einrichtungsgebühr: 950 Euro; Nutzungsgebühr: 0,99 Euro pro Teilnehmer + 1% der Teilnahmegebühr (bei kostenpflichtigen Events)

Meetingmaster.de
info@meetingmasters.de

Xing Events

Plattform: Event-Vermarktung +Teilnehmerverwaltung, Online-Registrierung, Ticketshop, Zahlungsabwicklung, Einlassmanagement, Event Data Intelligence, zahlreiche APIs

Event-Bausteine geeignet für virtuelle + hybride Formate,, Verknüpfung mit Online-Event-Tool der Wahl

Kein Abo-Modell, z.B. Ticketing: Gebühren für Online-Registrierung bei kostenpflichtigen Events: 3,9 %/0,99 Euro pro Teilnehmer; Bereich Vermarktung: Event Plus Seite: 39,95 Euro/Monat

offers@xing-events.com

Quellen: Auszüge aus Angaben der Anbieter

14. Teilnehmermanagement-Systeme effektiv nutzen

Hilfe bei der Planung bietet ein Teilnehmermanagement-System. Es gibt dabei verschiedene Arten und Anbieter, die in der Tabelle aufgeführt sind:

 

Basis-Funktionen

Hybride Features

Für Größenordnungen ab …

Kontakt

Aloom

www.aloom.de

u.a. Prozess-Editor, E-Mail-Editor, Teilnehmerlisten mit Filtern, Abrechnung, Zimmer- und Kontingentverwaltung, Im- und Exportfunktionen etc.

Aktuell: digitale Schulungen; ab 2021: Integration von Streams, Webmeeting, Online-Präsentationen

… ca. 25 TN pro Event; Pay-per-Attendee-Modell: 3 Euro je registr. TN, Lizenzmodelle ab 299 Euro/Monat: empfohlen bei mehr als 1.200 TN pro Jahr

www.aloom.de
info@aloom.de

doo

www.doo.net

Modulare Plattform, Event-Cockpit: u. a. Online-Zahlungs- und Buchungsverwaltung, Kontaktcenter (CRM), Rechteverwaltung für Plattformbenutzer, Veranstaltungs-Webseite konfigurierbar

On- und Offsite-Features, hybride Formate, z.B. GoToWebinar oder Zoom, virtuelle Konferenzen und Messen

Grundregel: je mehr Events, desto mehr rechnet sich eine Anschaffung; Zusatznutzen durch viele weitere Datenpunkte für CRM

www.doo.net

e-guest

Speziell für Corona-Anforderungen entwickelt

Onsite-Tool

kostenlos

e-guest.de
info@e-guest.de

EM.EX, emendo

Teilnehmerregistrierung, -verwaltung, Ticketbuchung, Auslastungskontrolle, Hotel- und Reisemanagement, Abstractmanagement, DSGVO-konform, konfigurierbarer Listenexport/-import, Einladungen, Rollen-/Rechteverwlatung, Buchhaltung, Umfragemodul

Schnittstellen offen für sämtliche Online-Messeportale, Einbettung von Streaminglinks im Teilnehmerportal, Verwaltung von Präsens- und Online-Tickets

Wegen Zeitersparnis amortisiert sich Anschaffung lt. Anbieter ab wenigen Teilnehmern

www.emex-world.de
post@emendo-events.de

Eveeno

Von Anmeldung über Rechnungsstellung bis zur digitalen Einlasskontrolle, Reports, z.B. auch Wartelistenfunktion, Design-Anpassungen

Diverse Features, darunter auch Zeitslots für Ticketkategorien

Keine Grundgebühr, keine Kündigungsfristen; nur für kostenpflichtige Veranstaltungen: prozentuale Gebühr pro Teilnehmer + Premium-Pakete

Eveeno.com
info@eveeno.de

Eventbrite

Ticketing bis hin zu Eventmanagement

Integration mit Zoom, Vimeo, Twitch; Fragenbogen, Check-in vor Ort

Kosten nur für verkaufte Tickets; kein Anschaffungskosten per se

www.eventbrite.de/support/contact-us

Eventmobi

Registrierungsseite, E-Mail-Einladung, Verwaltung von Teilnehmerdaten, Kommunikation via Mail und Push, Check-In & Badgeting vor Ort, Feedback-Umfragen

u.a. Online-Anlaufstelle für Teilnehmer, um sich zuzuschalten

Funktionen für Teilnehmermanagement nur in Kombi mit EventMobi-Event-App bzw. virtuellem Eventportal buchbar; Preis für hybride Events: ab 5.000 Euro für 500 Teilnehmer

Eventmobi.de
info@eventmobi.de

Meetingmasgters

Flexible Einrichtung, z.B. Editier-Funktionen, Sicherheit und Datenschutz, Kommunikation mit Teilnehmern per Mail, Fax, Brief; Registrierungs-Funktionalitäten

Entwicklung einer Lösung, um von der Anmeldung zur virtuellen Teilnahme zu leiten

Einmalige Einrichtungsgebühr: 950 Euro; Nutzungsgebühr: 0,99 Euro pro Teilnehmer + 1% der Teilnahmegebühr (bei kostenpflichtigen Events)

Meetingmaster.de
info@meetingmasters.de

Xing Events

Plattform: Event-Vermarktung +Teilnehmerverwaltung, Online-Registrierung, Ticketshop, Zahlungsabwicklung, Einlassmanagement, Event Data Intelligence, zahlreiche APIs

Event-Bausteine geeignet für virtuelle + hybride Formate,, Verknüpfung mit Online-Event-Tool der Wahl

Kein Abo-Modell, z.B. Ticketing: Gebühren für Online-Registrierung bei kostenpflichtigen Events: 3,9 %/0,99 Euro pro Teilnehmer; Bereich Vermarktung: Event Plus Seite: 39,95 Euro/Monat

offers@xing-events.com

Quellen: Auszüge aus Angaben der Anbieter

 

Die Anzahl der Anbieter von Teilnehmermanagement ist riesig – und auch der Leistungsumfang ist vielfältig: Es gibt zum Beispiel Teilnehmermanagement-Software, die einzelne Funktionen fokussiert. Ganzheitliche Systeme dagegen begleiten Veranstalter von der Erstellung des Anmeldeformulars über Rechnungsstellung und Zahlungsmanagement bis hin zur digitalen Einlasskontrolle am Tag des Events, unabhängig von Art und Größe der Veranstaltung.

Die passende Teilnehmermanagement-Software finden

Bei der Auswahl der für Sie richtigen Teilnehmermanagement-Software kommt es darauf an, welche Features ein Unternehmen konkret für seine Veranstaltungen benötigt. Anhand folgender zwei Kriterien sollten Sie entscheiden, welches System zu Ihnen passt:

  • Art und Größe des zu planenden Events
  • Kompatibilität mit hauseigenen Software-Lösungen

Außerdem sollten Sie sich fragen:

  • Will ich eine Standardlösung (und damit von regelmäßigen Updates profitieren) oder eine Individualprogrammierung?
  • Wie umfangreich sollten die Funktionen sein?

Anhand dessen können Sie dann die passende Teilnehmermanagement-Software auswählen.

Tipp: Das Bundesumweltministerium hat einen kostenlosen Leitfaden für Veranstaltungsplaner erstellt, der Tipps für die Planung zusammenfasst.


Zum Abschluss: Wichtige Verbände im Eventmanagement

In der sogenannten Meeting-Industrie oder MICE-Branche, gibt es unterschiedliche Verbände und Vereine, die die Interessen verschiedener Gruppen vertreten. Mitunter lohnt es sich, sich mit den Verbänden zu beschäftigen oder über die Vorteile einer Mitgliedschaft nachzudenken. Das German Convention Bureau e.V. repräsentiert Deutschland als Kongress- und Tagungsdestination. Tagungsplanern und Event-Managern ermöglicht es Zugang zu einem Netzwerk rund um die Tagungsindustrie. Zudem erstellt es Studien und Berichte, die über Trends im Eventmanagement informieren.

In vielen Städten gibt es darüber hinaus Convention Bureaus oder Tourismuszentralen, die Event-Manager dabei unterstützen, Locations, Rahmenprogramme und Partner vor Ort zu finden - diesen Service bieten die Convention Bureaus kostenlos an.

Häufig gestellte Fragen – FAQ

Wie wähle ich die beste Location aus?

Die perfekte Location sollte vor allem gut erreichbar sein, genügend Platz für alle Teilnehmer bieten, im besten Fall barrierefrei sein und ins Budget passen.

Gestalten Sie die Veranstaltung so, dass es einen Spannungsbogen gibt – mit außergewöhnlichem Ende. Sie und Ihr Team sollten außerdem gute Laune versprühen und Überraschungen für die Teilnehmer bereithalten.

Eventmanagement ist dann gut, wenn die Planung durchdacht ist. Sind Sie dann noch für spontane Zwischenfälle gewappnet und bleiben cool, wenn einmal etwas nicht so klappt, wie es soll, steht einer gelungenen Veranstaltung nichts im Wege.