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Einen vereinbarten Termin professionell und korrekt auf Englisch absagen? Hier die wichtigsten Aspekte © Elnur - Shutterstock

Termine auf Englisch: Tipps für korrekte Formulierungen

Für viele Assistentinnen gehört ein gutes Englisch zum täglichen Handwerkszeug. Sekretariate müssen Telefonate internationaler Kunden auf Englisch entgegennehmen, die Begrüßung englischsprachiger Besucher übernehmen und auch die Korrespondenz mit ihnen im Vorfeld regeln. Zu diesen Aufgaben gehören auch Terminvereinbarungen, die Assistentinnen und Sekretärinnen souverän mit professioneller Ausdrucksweise gestalten sollen.

Für ein erfolgreiches Terminmanagement und Terminorganisation auf dem internationalen Parkett braucht es auf der einen Seite gute Fremdsprachen- und vor allem Englischkenntnisse und auf der anderen Seite ein paar Zauberformeln, die wir Ihnen mit diesem Beitrag gerne an die Hand geben.

Wir vermitteln Sekretärinnen an dieser Stelle wichtige Kenntnisse, um Termine angemessen zu kommunizieren.

 

Terminvereinbarungen auf Englisch: Eindeutige Formulierungen gegen Missverständnisse

Stellen Sie sich vor, die Sekretärinnen im Büro eines Geschäftsführers haben in englischer Sprache einen Termin für ein Seminar oder ein Meeting vereinbart. Der Chef ist um Punkt 7:00 Uhr im Office – doch leider erscheint kein weiterer Teilnehmer. Der Grund: Die Assistenz der Geschäftsführung hat den Teilnehmern als Termin 7 p.m. verkündet – also 7 Uhr abends. Solche Missverständnisse in der Korrespondenz können bei der Vereinbarung und Organisation von Terminen nachhaltig für Chaos sorgen.

Wichtige Regeln bei Terminvereinbarungen auf Englisch

Termine zu vereinbaren, gehört für die meisten Assistentinnen und Sekretärinnen zum Arbeitsalltag und zum festen Bestandteil ihres Jobs. Wenn Sie mit englischsprachigen Geschäftspartnern Termine vereinbaren, müssen Ihre Informationen, Vorschläge, Alternativen und Bestätigungen klar und eindeutig vermittelt werden, damit auf keinen Fall Missverständnisse in der Korrespondenz entstehen. Bleiben Sie höflich, formell und vermeiden Sie unnötige Informationen, die vom Kern ablenken.

    Achten Sie bei Terminorganisationen darauf, dass die folgenden 3 wichtigsten Informationen für den Anrufer immer enthalten sind:

    • Vollständiges Datum des Termins
    • Uhrzeit des Termins
    • Konkreter Treffpunkt

    Angaben verständlich formulieren

    Formulieren Sie Datum, Uhrzeit und Ort so, dass der Empfänger versteht, was von ihm erwartet wird, damit er zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.


    Vermeiden Sie 1:1-Übersetzungen in gebrochenem Englisch

    Wer nie für eine Weile im Ausland gelebt hat oder sein Business-Englisch täglich anwendet, dem fällt es schwer, ein Sprachgefühl zu entwickeln. Oftmals werden – gerne auch unter dem Einsatz kostenloser Übersetzungstools – deutsche Sätze dann einfach 1:1 übersetzt. Fehlende Englischkenntnisse können fatale Folgen haben.

    Ein Beispiel: Terminabsage formulieren

    Der Chef hat seine Sekretärin damit beauftragt, einen Termin abzusagen. Diese übersetzt den deutschen Satz „Sie brauchen nicht zu kommen“ mit „You must not come“. Dies bedeutet übersetzt allerdings „Sie dürfen nicht kommen“, was durchaus zu schweren Missverständnissen und im schlimmsten Fall sogar zur Beendigung einer Geschäftspartnerschaft führen kann. Die richtige Formulierung würde hier übrigens lauten: „You don‘t need to come“.


    Der richtige Tonfall in Terminvereinbarungen auf Englisch

    Während die meisten erfahrenen Assistentinnen und Sekretärinnen in deutscher Sprache souverän mit der persönlichen Ansprache umgehen, fällt es im Englischen deutlich schwerer. Das beginnt schon bei der Nennung des Namens.

    Exkurs: Die richtige Ansprache des Empfängers auf Englisch

    In der Schule wird teilweise bis zum heutigen Tag vermittelt, dass die korrekte Anrede für Frauen „Dear Mrs. Smith“ lautet. Das ist aber überholt. Als neutrale Bezeichnung in im Office verwendet man heute folgende Anrede:

    • Korrekte Ansprache der Frau: Dear Ms. Smith

    Kommt noch ein Titel wie ein Doktortitel oder ein Professorentitel hinzu, wird das „Ms“ oder „Mrs“ ersetzt. Es heißt dann „Dear Dr. Smith“ oder „Dear Professor Smith“.

    Beispiele für die formelle und die persönliche Ansprache auf Englisch

    Bitte vergleichen Sie die folgenden E-Mails miteinander. Sie werden feststellen, dass sich die E-Mails in ihrer Länge und ihrem Inhalt ähneln, aber trotzdem ganz unterschiedliche Wirkungen erzielen. Sie können durch Ihren Stil bestimmen, wie formell und distanziert oder wie persönlich Ihr Schreiben klingt und damit bereits den Ton für das Treffen beeinflussen.

    Variante 1: Die formelle Anrede

    Dear Ms Ford

    There are a number of things which John Barnes, our product manager, would like to discuss with your art director regarding the product launch and he wonders if a meeting could be arranged for early next week. Would 10 a.m. on 4 July be convenient? Mr Barnes expects that he will need approximately an hour and a half to discuss the outstanding issues and suggests a meeting here at our head office if that will be convenient.

    With best regards

    Gemma Johnson


    Wenn Sie einem Teilnehmer an einer Konferenz, einem Kunden oder Geschäftspartner schreiben, den Sie oder Ihr Chef nicht besonders gut kennen, dann empfiehlt sich die erste formelle Variante. Vor allem durch Anrede und Grußformel, aber auch durch den Verzicht auf die verkürzte Schreibweise mit Apostroph beweisen Sie Kompetenz und angemessene, korrekte Umgangsformen.

    Variante 2: Die persönliche Variante

    Dear Sandra

    John Barnes, our product manager, wants to talk about the product launch with your Ms Evans. He‘ll be out of the office for the next couple of days but has a relatively free morning on 4 July. Would she be free at around 10 a.m.? He reckons it‘ll take about an hour and a half and suggests a meeting here at our office.

    Looking forward to hearing from you

    Gemma


    Jemand, mit dem Sie häufig zu tun haben, könnte solch eine steife Schreibweise als etwas kühl oder sogar abweisend empfinden. Hierbei schaffen Sie durch eine persönlichere Anrede und weniger formelle Sprache mehr Nähe.

    In jedem Fall sollte Ihre Korrespondenz verständlich und präzise sein. Die Länge Ihres Schreibens sollte sich nicht danach richten, ob Sie eine E-Mail oder einen Brief versenden, sondern allein nach dem Inhalt. In beiden Fällen sollte der Text nicht länger als nötig sein.

    Termine englische Sekretärin: Der klassische Aufbau des Schreibens

    Auch wenn sich der Inhalt der Terminanfragen immer unterscheiden wird, können Sie sich bei der Formulierung des Schreibens an folgendem Aufbau orientieren:

    • Grund und Anlass für das Treffen oder das Seminar
    • Zielsetzung des Gesprächs, am besten mit Agenda, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können
    • Termin mit Datum, Uhrzeit, Ort und geplanter Dauer (alternativ: die Frage nach einem entsprechenden Terminvorschlag)
    • welchen Zusatznutzen ein persönliches Gespräch im Vergleich zu Telefonaten und E-Mails bringen kann
    • bei größeren Gruppen die anderen Teilnehmer und deren Funktion
    • welche Unterlagen bis wann benötigt werden
    • ein Link für die Anreisebeschreibung
    • Bitte um Terminbestätigung, idealerweise mit Fristsetzung
    • vollständige Signatur des office

    Typisches Beispiel für eine Terminanfrage auf Englisch

    Subject: arranging an appointment to discuss the ‚Redesign of our website‘ project

    Dear Mr Huber

    Ulf Olsen has requested me to write to you for the purpose of arranging an appointment.

    He would like to discuss with you possible ideas relating to the redesign of our website. He has a number of basic questions which can probably be dealt with more efficiently face to face than by telephone calls or emails.

    Mr Olsen expects the discussion to take about two hours, but to be on the safe side you should perhaps allow for a little more time. It would be ideal if you could bring with you any plans, ideas and suggestions you already have for the design and structure of our website.

    I will contact your secretary in the course of the week and hope she will have a suitable date for us – if possible by the end of this month.

    With best regards

    Beate Küspers

    Secretary to Ulf Olsen

    SupportEX GmbH


    Tipps & Formulierungshilfen für Terminvorschläge mit Datum und Uhrzeit

    Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignet

    Verwenden Sie diese Sätze in einem eher informellen Schreiben

    •  Klaus Schäfer would very much like to discuss this new project with your CEO/Mr Jones and would appreciate an early meeting.
    • Could/can we arrange a meeting for 15 April?
    • Would it be possible for Klaus Schäfer to meet your CEO/Mr Jones at the trade fair in Cologne? 
    • Would your CEO/Mr Jones be free for a meeting on Monday, 8 June?
    • We would appreciate your suggestions for a possible date for an urgent meeting.
    • I suggest 10 a.m. on Friday, 3 August. Would that be okay for your CEO/Mr Jones?
    • We are interested in arranging a meeting between Matthias Jones and your Klaus Schäfer.
    • Mr Schäfer thinks these problems need to be discussed face to face. Could you check with your CEO/Mr Jones regarding a suitable date?
    • My boss, Matthias Jones, wants to discuss a new project with your CEO/Mr Schäfer and has asked me to arrange an early meeting.
    • How about 10 in the morning on Friday, 3 August?
    • I‘m calling to see if we can arrange a meeting between Matthias Jones and Klaus Schäfer for 15 April.
    • Would your boss be free for a meeting on Monday, 8 June?
    • Can we organise a meeting between Klaus Schäfer and your CEO/Matthias Jones?
    • Could our CEOs get together at the trade fair in Cologne?
    • When has your CEO got a window for a meeting?
    • My CEO Peter Schmidt wants to have a talk with yours about the quality problems – what would be a good time for them to meet?

    Der Termin fällt aus: So schlagen Sie die Verschiebung eines Termins vor

    Wenn ein geplanter Termin nicht stattfinden kann, gehört es zu den Aufgaben im Sekretariat, den Termin zu verschieben und sich um die Organisation der englischen Kommunikation zu kümmern. Folgende Aspekte sollte Ihr Schreiben zur Verschiebung eines Termins enthalten:

    (1) Begründen Sie die Verschiebung.

    (2) Bitten Sie um Entschuldigung.

    (3) Bieten Sie mehrere Alternativen an oder bitten Sie um neue Terminvorschläge.

    (4) Informieren Sie auch über alle anderen Änderungen wie Teilnehmerkreis, Veranstaltungsort.

    (5) Bitten Sie um die Bestätigung, dass die Änderungen verstanden wurden und akzeptiert werden.

    Beispieltext für eine Terminverschiebung

    Dear Beate

    Unfortunately we will have to reschedule the appointment we arranged for 9.30 a.m. on Friday, 13 March, because Frank Meyer our Director of Human Resources will be unavailable due to illness. (1)

    As an alternative the meeting could be held either at 10.30 a.m. on Monday, 16 March or 2.30 p.m. on Wednesday, 18 March. (2) If neither of the above dates is suitable please suggest an alternative that would be convenient. (3)

    By the way, in the absence of his assistant, Michael Braun will be taking part in the meeting. (4)

    I‘m sorry that this is such short notice but hope that you will be able to confirm one or other of the suggested dates. (5)

    Yours sincerely

    Liz Woodhouse

    Secretary to the Managing Director


    Die Vereinbarung eines Alternativtermins

    Diese Sätze sind für ein formelles Schreiben geeignet

    Verwenden Sie diese Sätze für ein eher informelles Schreiben

    •  I am pleased that in spite of his busy schedule your CEO (Namen nennen) will still have time for a meeting next month and have noted 14:30 (24 Stunden, amerikanische Schreibweise) on March 20 as the revised date.
    • Thank you for suggesting an alternative time/date for the meeting, which I can confirm with pleasure.
    • The alternative time and date you have suggested will be very suitable, and Matthias Schäfer looks forward to meeting your CEO on the agreed date.
    • It is a pity that Mr Jones will not be at the trade fair in Cologne, but I can confirm your suggestion of a meeting on the Friday immediately after the fair.
    •  I am sorry to hear your boss can‘t make it on Friday 13, but Monday morning will be no problem for us here.
    • The alternative time and date you‘ve suggested will be fine with us.
    •  It‘s a pity your boss won‘t be able to make it to the trade fair in Cologne, but a meeting a couple of days later will be no problem. I‘ve made a note of the time and date you‘ve suggested (Datum und Zeit in Bestätigungen immer wiederholen, um Missverständnisse zu vermeiden.).
    • Good to hear Mr Jones and Mr Schäfer can get together next month.

    Sie können an dem Termin nicht teilnehmen: Absagen auf Englisch

    (1) Bezeichnen Sie eindeutig den Termin, den Sie absagen, um Missverständnisse zu vermeiden.

    (2) Begründen Sie die Absage, wenn möglich mit einer wahren oder zumindest mit einer realistischen Rechtfertigung.

    (3) Entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten.

    Beispieltext für eine Terminabsage

    Dear Ms Anderson

    I regret that it will be necessary for us to cancel the appointment we arranged between Peter Smith and Ronald Schwarz for 9.30 a.m. on Friday, 13 March. (1)

    For strategic reasons our Managing Director has decided for the moment to postpone the planned team-building activities for middle management, and will not now be requiring your company‘s assistance in this. (2)

    We apologise for any inconvenience this may cause but hope we will be able to call on your services if and when the project is revived. (3)

    Yours sincerely

    Jasmin Wagner

    Secretary to the Managing Director


    Wie gehe ich mit telefonischen Terminanfragen um?

    Während Sie sich auf schriftliche Terminvereinbarungen gut vorbereiten können, besteht natürlich die Gefahr, dass ein Anrufer im Sekretariat spontan nach einem Termin auf Englisch fragt. Vielleicht erkundigt sich beispielsweise ein Kandidat, der eine Bewerbung geschickt hat, nach dem Termin für ein Vorstellungsgespräch oder den Beginn der Ausbildung? Oder ein Geschäftspartner möchte sich bei der Assistenz noch einmal nach dem Zeitpunkt für ein Business-Meeting informieren?

    Für diesen Fall sollten Sie alle Termine auch in englischer Sprache griffbereit haben und sie auch mit dem wichtigen Zusatz „a.m.“ oder „p.m.“ kennzeichnen. Haben Sie solche wichtigen Hilfen gerade nicht zur Hand, dann bleiben Sie trotzdem souverän. Notieren Sie sich den Kontakt des Anrufers und kündigen Sie ihm an, den Termin mit Datum und Uhrzeit schriftlich an ihn zu verschicken. Das vermeidet Missverständnisse und verschafft Ihnen die nötige Zeit, sich schnell eine passende Formulierung zu überlegen.

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