Abwesenheitsnotiz englisch, Englische Notiz auf Englisch bei Abwesenheit formulieren
Arbeiten Sie für ein internationales Unternehmen, ist eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch nötig © Magnetic Mcc - Shutterstock

Abwesenheitsnotizen auf Englisch – inkl. kostenlose Muster

Tägliche Korrespondenz via E-Mail ist in Unternehmen Standard. Doch nicht immer ist der Empfänger einer E-Mail auch erreichbar. So gibt es Anlässe wie Urlaube, Fortbildungen oder anderweitige Termine im und außer Haus, die verhindern, dass eine E-Mail in einem üblichen Turnus gelesen und bearbeitet werden kann. Für diese Fälle ist es für Office Professionals wie Sekretärinnen oder Assistenten empfehlenswert, eine automatisierte Abwesenheitsnotiz oder Abwesenheitsmeldung einzurichten. In der geschäftlichen Korrespondenz ist eine solche Notiz ungeschriebene Pflicht.

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Eine Abwesenheitsnotiz bzw. Abwesenheitsnachricht wird nach Erstellung über einen festgelegten Zeitraum automatisch als Antwort auf alle eingehenden E-Mails versendet.

In der Regel wird eine automatische Abwesenheitsnotiz von Office Managern so konfiguriert, dass ein E-Mail-Versender diese nur einmal während der Zeit der Abwesenheit vom Empfänger erhält.

Gängige Abwesenheitsnotizen enthalten neben einem Dank für die Mail vor allem Informationen über den Zeitraum, in dem man abwesend ist. Häufig ist in der Abwesenheitsmeldung auch eine Benennung bzw. die Kontaktdaten einer Vertretung enthalten. Diese helfen dem Sender der Mail insbesondere in dringenden Fällen weiter. Was allerdings eher unüblich ist und unprofessionell wirkt, sind Begründungen der Abwesenheit. Auf zu viele persönliche Informationen sollte man in einer Abwesenheitsnotiz also lieber verzichten.

Abwesenheitsnotizen sind also hauptsächlich dafür gedacht, dass Kunden und geschäftliche Kontakte über die Abwesenheit informiert werden und sich nicht darüber wundern, wenn eine Anfrage länger unbeantwortet bleibt. Der Sender einer Mail kann so seine Planung anpassen bzw. überlegen, ob der Sachverhalt wichtig genug ist, um jemand anderen damit zu kontaktieren.

 

Was sollte eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch beinhalten?

Eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch beinhaltet im Grunde dieselben Informationen wie eine Nachricht in deutscher Sprache. Eine korrekte Rechtschreibung sollte hier jedenfalls beachtet werden. Beispielsweise wird in der englischen Sprache nach der Begrüßung groß weitergeschrieben, obwohl ein Komma voransteht. Auch die Schreibweise des Datums im Englischen unterscheidet sich vom deutschen Standard. 

Meist genügt es, die deutsche Abwesenheitsnotiz zu übersetzen. Den für viele etwas kniffligeren Teil stellen allerdings der Sprachgebrauch die Grammatik der englischen Sprache dar. Um davon einen Eindruck zu gewinnen, beinhaltet diese Seite einige Vorlagen und Musterformulierungen zum Download, die auf die jeweiligen Fälle angepasst werden können.

Beispiele für englische Begriffe der Abwesenheit

Im Englischen existieren übrigens für diese Art von automatischer Antwort verschiedene Begriffe, zu den am häufigsten verwendeten zählen „out of office message/notice" und „vacation response/reply".


Welcher Inhalt gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

Primär dient eine Abwesenheitsnotiz der Information und sollte daher kurz und knapp über den Sachverhalt der Abwesenheit informieren. Insbesondere die Dauer der Abwesenheit gilt es daher zu benennen - und zwar mit genauer Angabe des Datums. Der E-Mail-Versender kann dadurch für sich planen, wann voraussichtlich mit einer Antwort zu rechnen ist. Typisch ist ebenfalls ein genereller Dank für die Kontaktaufnahme, wie sie fast immer in automatisierten Mails vorhanden ist.

Je nach firmeninternen Möglichkeiten und Vorgaben kann die Abwesenheitsnotiz noch Informationen beinhalten, ob eine Mail während der Zeit der Abwesenheit weitergeleitet wird oder nicht. Ebenfalls erwähnenswert ist eine etwaige Vertretung.

Falls Sie als Sekretärin oder Assistent während ihrer Abwesenheit zwar eingeschränkt, aber zumindest in dringenden Fällen dennoch erreichbar sind, können Sie diesen Umstand in ihre Abwesenheitsmeldung mitaufnehmen.

 

Vertretung in der Abwesenheitsnotiz regeln

Es ist für Office Professionals durchaus sinnvoll, sich um eine Vertretung zu kümmern, falls diese nicht sowieso schon vorhanden ist. Dann können sich Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten, gerade in dringenden Fällen, an diese Vertretung wenden. Das soll davor schützen, dass die Kunden mit ihren Anliegen bis zur Rückkehr warten müssen und sich währenddessen Frust ansammelt.

Wichtig ist, dass man die Vertretung bzw. den Ansprechpartner mit den wichtigsten Daten und Unterlagen ausstattet, damit dieser Bescheid weiß und entsprechend auf Anfragen reagieren kann. Es wird also eine übliche Übergabe durchgeführt. In dieser können offene Sachverhalte auch detaillierter besprochen werden.

Genauso wichtig ist, sich nach Rückkehr mit der Vertretung wieder auszutauschen, um so auf den aktuellen Stand zu kommen. Dabei bietet sich es an, die Vertretung bzw. den Ansprechpartner seine Aktivitäten und Korrespondenzen mit den Kunden aufzeichnen zu lassen. So wird nichts vergessen und der erneute Einstieg fällt um einiges leichter.

Was machen, wenn keine Vertretung vorhanden ist?

Wenn allerdings keine Vertretung vorhanden ist, sollte dementsprechend eine kurze Ergänzung in der Abwesenheitsnotiz vorhanden sein. Während diese Notiz auf Deutsch klar ist, könnte sie auf Englisch etwa wie folgt lauten: „Mails won't be forwarded automatically."


Download: Mustervorlagen für eine englische Abwesenheitsnotiz 

Wann benötigt es eine deutsche & englische Abwesenheitsnotiz?

Bei Beziehungen mit internationalen Geschäftspartnern und regelmäßiger professioneller Geschäftskorrespondenz in englischer Sprache sollte als Sekretärin oder Assistent neben der deutschen auch eine englische Abwesenheitsnotiz verwendet werden. Erhält man regelmäßig Anfragen aus dem Ausland , ist es sinnvoll in der Abwesenheitsnotiz einfach eine deutsche und darunter eine englische Mitteilung zu hinterlassen. So ist jeder bedient und kann zur Kenntnis nehmen, dass es unter Umständen etwas länger dauert, bis das Anliegen beantwortet werden kann.

Unter Umständen kann es auch empfehlenswert sein, zusätzlich eine Abwesenheitsnotiz in einer anderen Sprache als Englisch zu hinterlassen.

Wo kann die Abwesenheitsnotiz eingestellt werden?

Die Erstellung einer Abwesenheitsnotiz ist vom jeweiligen E-Mail-Provider abhängig. Die Abwesenheitsnotiz kann bei entsprechender Kompatibilität mit dem Provider auch gleich im Mailprogramm hinterlegt werden. Viele Unternehmen nutzen Outlook oder ähnliche Mailprogramme, oftmals in Verbindung mit einem Exchange Server. Die Notiz kann auch hier schnell in den Einstellungen gefunden werden. Manchmal wird sie in den Anwendungen auch als Automatische Antwort" bezeichnet.

In englischsprachigen E-Mail-Clients finden Sie die entsprechenden Einstellungen z.B. unter „Out of office assistant" (Outlook), „Vacation Response" (Yahoo) und „Vacation Responder" bzw. „Canned Responses" (Google).

Setzt das Unternehmen nicht auf standardisierte Lösungen, so ist oftmals eine Bitte an den IT-Administrator zu richten, um eine Abwesenheitsnotiz einzustellen. Es sollte dafür einige Tage Vorlaufzeit eingeplant werden.

Fazit zur Abwesenheitnotiz auf Englisch

Eine Abwesenheitsnotiz zeugt in erster Linie von Höflichkeit seitens eines Office-Mitarbeiters. Dem Kunden wird hier ein gutes Gefühl vermittelt, denn wer wartet schon gerne lange auf eine Antwort? Sobald man jedoch weiß, dass es etwas dauern kann, wächst im Normalfall das Verständnis und das Risiko eines verärgerten Kunden bzw. E-Mail-Senders sinkt im gleichen Moment.

Im Idealfall kann der Sender einer E-Mail jedoch einfach auf den in der Abwesenheitsnotiz hinterlegten Ansprechpartner zurückgreifen und muss somit kaum länger warten als sonst - eine Abwesenheitsnotiz ist durchaus hilfreich für alle Beteiligten. Wer das nächste Mal für längere Zeit nicht per Mail erreichbar ist, sollte also darauf achten, vorher eine Notiz einzurichten.

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