Endlich da: Die neue DIN 5008
Die neue DIN beantwortet detailliert alle Fragen zu vielen Bereichen des internen und externen Schriftverkehrs sowie der Informationsverarbeitung in unserer digitalen Welt.

Endlich da: Die neue DIN 5008

Wie sieht eine professionell gestaltete E-Mail aus? Welche Regeln gibt es zur Gestaltung von Briefen? Wie werden eine IBAN und die Telefonnummer korrekt geschrieben? Diese und viele andere Fragen sind in Büros an der Tagesordnung. Die korrekten Antworten liefert die neue DIN 5008.

 

Nun ist sie endlich da, die lang erwartete, aktualisierte Fassung der DIN 5008. Aus den „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“ sind die „Schreib- und Gestaltungsregeln für Text- und Informationsverarbeitung“ geworden. Das überarbeitete Regelwerk enthält neue Inhalte, die über den Rahmen der reinen Textverarbeitung weit hinausgehen. Laut Vorwort ist es das Ziel, durch einfache und verständliche Regeln Texte und Informationen so darzustellen, dass sie unter Berücksichtigung der Lese- und Nutzungsgewohnheiten der Anwender in unterschiedlichen Kontexten schnell erfasst werden können. Die aktualisierte DIN 5008 war bereits für 2019 angekündigt, im März 2020 ist sie nun als Online-Version erschienen. Die für die Anwender/-innen sehr viel kostengünstigere Printausgabe ist für April 2020 geplant.

Überarbeitung war dringend erforderlich

Die Änderungen und Aktualisierungen sind sehr umfangreich. Im Vergleich zur alten Norm hat sich die Seitenzahl fast verdoppelt und ist von 70 auf 126 Seiten gestiegen. Der Ausschuss legte großen Wert auf Detailgenauigkeit und hat viele Anwendungsbeispiele eingefügt, um den Nutzern ein zuverlässiges Nachschlagewerk anzubieten. In vielen Bereichen hat der Ausschuss aktualisiert, neu gegliedert und weitere Beispiele eingefügt. Der Entwurf der DIN 5008 lag bereits im Frühjahr 2019 vor, die Einspruchsfrist lief bis Juli 2019. Danach lagen circa 80 Seiten Kommentare von 40 Einsprechern vor, die bearbeitet, berücksichtigt und integriert werden mussten. Der hohe Anspruch an Genauigkeit machte mehrere Korrekturläufe erforderlich.

Die DIN 5008 zählt zu den bekanntesten und am häufigsten verwendeten DIN-Normen. Sie ist die Grundlage für die korrekte Ausbildung von Kaufleuten in den Bereichen Textverarbeitung und Bürokommunikation. Außerdem dient sie als Basis für die Erstellung von effizienten und rechtlich einwandfreien Formatvorlagen für den kaufmännischen Schriftverkehr. Die DIN 5008 liefert einfache und verständliche Regeln, um Texte und Informationen so darzustellen, dass sie sich rationell lesen und erfassen lassen.

Mit den neuen Inhalten hat die Norm auf die Anforderungen an die Geschäfts- und Bürokommunikation reagiert. Die ehemalige DIN 5008 war mehr oder weniger ein Nachschlagewerk zur professionellen Gestaltung von Briefen und Texten. Auch die E-Mail-Korrespondenz war bereits ansatzweise geregelt. Die neue DIN beantwortet detailliert alle Fragen zu vielen Bereichen des internen und externen Schriftverkehrs sowie der Informationsverarbeitung in unserer digitalen Welt. Sie enthält nun auch Empfehlungen, unter welchen Ordnerstrukturen und einheitlichen Bezeichnungen Dateien sinnvoll abgelegt werden, damit Dokumente einfach und schnell wiederzufinden sind. Es wurde selbstverständlich darauf geachtet, dass alle Beispiele mit gängiger Software zu erzeugen sind.

Viele neue Themen

Neben den zahlreichen Aktualisierungen hat der Ausschuss viele neue Themen aufgenommen, zum Beispiel:

  • die Gestaltung von Präsentationen,
  • das Layout und der Inhalt von Protokollen,
  • Hinweise zu Dateiablage,
  • Schreiben zu besonderen Anlässen,
  • Texte in Tabellenform, zum Beispiel Formulare und Checklisten, Rechnung und Lieferschein.

Auch zum Thema „Typografisch anspruchsvolle Textwerke“ bietet ein Anhang an die DIN detaillierte und konkrete Hinweise an.

Es erwarten uns zudem beachtliche Änderungen im Aufbau und in der Gestaltung von Briefen. Es ist nur noch das Anschriftfeld mit integrierter Absenderangabe dargestellt. Die Bezugszeichenzeile sowie die Kommunikationszeile sind endgültig gestrichen und dem Informationsblock gewichen. Bei der Anrede in Brief und E-Mail sind gendergerechte Beispiele integriert.

Seit 2011 ist der Umfang der E-Mail-Korrespondenz weltweit massiv gestiegen. Es gibt deshalb auch zahlreiche zusätzliche Hinweise und Vorschläge zum elektronischen Schriftverkehr per E-Mail vom Betreff bis zur Autosignatur. Wir erhalten Antworten auf oft gestellte Fragen, beispielsweise zur Nutzung von Emojis, zur korrekten Nutzung der Cc- und Bcc-Verteiler, zum @-Zeichen im Text sowie zu Anrede und Betreff. Auch in der E-Mail sind zukünftig Bezugszeichen möglich.

Haben wir Ihr Interesse geweckt und Sie neugierig gemacht? Wir starten in der nächsten Ausgabe mit dem Thema „Professionelle E-Mail-Korrespondenz“ nach der aktuellen DIN 5008. In den Folgemonaten werden wir über die weiteren wesentlichen Änderungen und die neuen Themen der DIN 5008 berichten. 

Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office.