Was Sie schon immer über OneNote wissen wollten

Was Sie schon immer über OneNote wissen wollten

Das Programm Microsoft OneNote ist einfach zu bedienen. Doch im Zusammenhang mit den digitalen Notizbüchern gibt es oft Unsicherheiten. Die häufigsten Fragen haben wir hier für Sie beantwortet.

Ein digitales Notizbuch soll umziehen, vielleicht auf einen anderen PC. Oder Sie möchten das wertvolle Wissen archivieren, und zwar so, dass es auch in ferner Zukunft lesbar und geräteunabhängig zu öffnen ist. Vielleicht brauchen Sie ein bestimmtes Notizbuch gar nicht mehr und möchten es deshalb endgültig löschen. Oder Sie wollen eines Ihren Kollgen zur Verfügung stellen und es soll am besten in die Collaboration-Software Teams eingebunden werden. Wie Sie das und anderes bewerkstelligen, verraten wir Ihnen hier.

1. Ist mein Notizbuch lokal oder in der Cloud abgelegt?

Dabei spielt die von Ihnen genutzte OneNote-Variante eine Rolle, denn die verwenden unterschiedliche Speicherorte. Es gibt mehrere Programmformen:

  • OneNote 2016 (Office-Paket)
  • OneNote App (Windows 10)
  • OneNote online bzw. OneNote Web-App (Microsoft-Konto)

Nur OneNote 2016 aus dem Office-Paket kann lokal speichern. Beim Anlegen eines Notizbuchs werden Sie nach dem gewünschten Speicherort gefragt. Alle anderen OneNote-Arten speichern automatisch in die Microsoft-Cloud Namens OneDrive.

2. Was tun, um ein Notizbuch auf weiteren Geräten zu nutzen und zu synchronisieren?

Ihr Notizbuch muss dafür in der Cloud liegen. Auf jedem Gerät haben Sie entweder OneNote 2016 installiert oder Sie setzen eine andere OneNote-Form ein. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto mit Benutzername und Passwort an. Anschließend können Sie das gewünschte Notizbuch über Datei, öffnen bzw. den Link Weitere Notizbücher auswählen anzeigen. Möchten Sie ein Notizbuch am Smartphone öffnen, installieren Sie dort die OneNote-App für Ihr Betriebssystem.

3. Woher weiß ich, ob ein Notizbuch synchronisiert wurde?

In OneNote 2016 können Sie für das Notizbuch den Synchronisationsstatus abrufen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Notizbuch-Namen. Wählen Sie den Befehl zum Synchronisationsstatus oder lösen Sie den Abgleich direkt manuell aus, beispielsweise per Klick auf „Dieses Notizbuch synchronisieren“. Tipp: Auch das kleine Bild links unten am Notizbuchsymbol gibt Auskunft.

4. Wie kann ich ein Notizbuch teilen?

Das Teilen eines Notizbuchs, das in der Cloud liegt, ist einfach:

  • Klicken Sie in OneNote das Notizbuch in der Liste der Notizbücher am linken Rand mit der rechten Maustaste an. Alternativ wählen Sie Datei, Freigeben.
  • Tragen Sie die Mail-Adresse der entsprechenden Person ein oder durchsuchen Sie die Kontakte nach der passenden Adresse.
  • Dahinter bestimmen Sie, was der Empfänger tun darf. Kann er bearbeiten oder darf er nur lesen?
  • Tragen Sie eventuell noch eine persönliche Nachricht im Eingabefeld darunter ein.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben etwas tiefer.

Der Empfänger bekommt eine Nachricht, die einen Link enthält. Über diesen gelangt er zum Notizbuch. Für wen Sie das Notizbuch freigegeben haben, wird Ihnen unterhalb der Freigabe-Schaltfläche angezeigt. Wenn Sie hier einen Namen mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie jederzeit die Berechtigungsstufe ändern oder den Benutzer entfernen; er kann das Notizbuch dann nicht mehr verwenden.

Statt die Freigabe direkt im Programmbereich abzuwickeln, ist es auch möglich, einen Freigabe-Link zu kopieren und den weiterzugeben, etwa in einer E-Mail oder per Messenger. Wenn Sie sich direkt in OneDrive befinden, können Sie das Notizbuch einfach markieren und den Link Teilen in der Befehlsleiste am oberen Fensterrand nutzen.

5. Ist ein lokal abgelegtes Notizbuch freizugeben?

Auch ein Notizbuch, das direkt auf Ihrem PC gespeichert ist, können Sie mit anderen teilen. Das Notizbuch muss dann aber so gespeichert sein, dass die weitere Person Zugriff auf den Speicherort hat. Wenn Sie Ihr OneNote-Notizbuch in einem gemeinsamen Windows-Verzeichnis ablegen, kann es von Ihrer Kollegin angesteuert und geöffnet werden, wie jede andere Windows-Datei auch. Dazu klickt man doppelt auf die Notizbuch-Datei mit der Endung onetoc2. Anders als in der Cloud erfolgt die Rechtevergabe zu Bearbeitung jetzt auf Datei- und Ordnerebene durch die entsprechenden Netzwerk-Einstellungen. Oft legt sie der Administrator fest. Wer also auf den Windows-Speicherort des Notizbuchs nur lesend zugreifen darf, hat auch im hier abgelegten OneNote-Notizbuch keine Schreibrechte.

6. Wie ziehe ich ein Notizbuch um?

Ihr Notizbuch soll in ein anderes Verzeichnis verschoben werden oder zwecks Freigabe in die Cloud. So erledigen Sie den Umzug:

  • Klicken Sie das Notizbuch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl Eigenschaften.
  • Sie sehen nun einen Dialog, in dem Sie den Speicherort mittels Schaltfläche ändern.
  • Zum Schluss erhalten Sie eine Bestätigung, dass das Notizbuch nun mit diesem neuen Platz synchronisiert wird.

Alternative: Wählen Sie Datei, Freigeben, Notizbuch verschieben. Bei lokal gespeicherten Notizbüchern schlägt OneNote vor, diese in OneDrive abzulegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Verschieben.

Achtung: Der Ordner mit dem Notizbuch wird an den neuen Speicherort kopiert. Sie finden im Datei-Explorer am früheren Speicherplatz immer noch den Notizbuch-Ordner. Dieser wird aber nicht mehr synchronisiert, Änderungen werden also nicht eingepflegt.

7. Kann ich Notizbücher exportieren oder in andere Formate umwandeln?

Das Übertragen von Notizbüchern eignet sich, um sie komplett oder teilweise zu sichern bzw. weiterzugeben. Es ist möglich, die Vermerke zugleich in ein anderes Dateiformat zu konvertieren. Sehr praktisch, denn OneNote-Formate sind proprietär. Solche Formate werden durch den Hersteller festgelegt, eine andere Software kann sie nicht benutzen.

  • Den Befehl zum Export erreichen Sie über Datei, Exportieren.
  • Im ersten Schritt entscheiden Sie, was Sie übertragen möchten: Die Seite, den Abschnitt oder das gesamte Notizbuch.
  • Je nachdem, was exportiert wird, haben Sie im zweiten Schritt die Wahl zwischen verschiedenen Formaten. Das kann das OneNote-eigene Speicherformat sein oder eine Word- bzw. PDF-Datei.
  • Drücken Sie auf die Schalfläche Exportieren.
  • Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie ggf. einen passenden Speicherort.

Das OneNote-Format für Abschnitte und Seiten trägt die Dateiendung „one“, beim kompletten Notizbuch wird eine „onepkg“-Datei erzeugt. Pkg steht für package, die Datei ist also gepackt, ähnlich wie ein Zip-Ordner. Finden Sie im Datei-System eine solche Datei und klicken Sie sie doppelt an, wird das Notizbuch in OneNote geöffnet.

Möchten Sie ein Notizbuch auf einem eBook-Reader lesen können, konvertieren Sie es als PDF. Das ist vorteilhaft, weil es sich beim PDF um ein zuverlässiges Universal-Format handelt, das gut übertragbar und sicher ist.

8. Kann ich ein Notizbuch löschen?

Wenn Sie in OneNote ein Notizbuch mit der rechten Maustaste anklicken, finden Sie unter anderem den Befehl Schließen. Das Notizbuch verschwindet damit aus der Liste der Notizbücher. Gelöscht ist es jedoch nicht, denn in OneNote gibt es keinen Lösch-Befehl. Möchten Sie ein Notizbuch tatsächlich entfernen, gelingt das über den Datei-Explorer. Dort steuern Sie Ihre Notizbuch-Ablage an und löschen den Order mit dem Namen des Notizbuchs.

9. Wo finde ich Einstellungen zum Notizbuch und welche darf ich problemlos ändern?

Einstellungen wie den Standard-Speicherort oder die Anzahl der automatischen Sicherungskopien finden Sie in OneNote unter Datei, Optionen. Was und wie synchronisiert wird, finden Sie im entsprechenden im Abschnitt. Ansehen sollten Sie sich den Punkt Speichern und Sichern. Überprüfen Sie hier folgende Einstellungen und passen Sie sie eventuell an:

  • Den Standardspeicherort für Ihre Notizbücher
  • Den Platz für die Sicherungsdateien
  • Die Ablage für die schnellen Notizen

Die Abstände des Sicherungsintervalls sollten Sie bei intensiver Nutzung verkürzen, zwei Sicherungskopien sind meist ausreichend. Die Cache-Datei sollte man dagegen besser nicht anfassen und etwa verschieben, umbenennen oder löschen, denn OneNote würde damit sein „Gedächtnis“ verlieren.

10. Ein Notizbuch in Teams einbinden – geht das?

Mit Microsoft Teams können Sie nicht nur chatten oder Videotelefonate führen. Bei Bedarf legen Sie im Programm auch Dateien ab, die für alle relevant sind. Ein OneNote-Notizbuch ist dabei eine prima Ergänzung. Markieren Sie das gewünschte Team und den dazugehörigen Kanal. Am oberen Fensterrand sehen Sie eine Unterteilung: Beiträge, Dateien, Wiki, gefolgt von einem Plus. Klicken Sie darauf und wählen Sie aus der App-Liste OneNote aus. Selektieren Sie ein vorhandenes Notizbuch oder erstellen Sie ein neues und drücken anschließend Speichern. Es erscheint nun ebenfalls in der Auswahl der Registerkarten oben und kann direkt verwendet werden.