Videokonferenzen: Welche neuen Möglichkeiten MS Teams, Zoom und Co. bieten
Videoconferencing wird immer professioneller.

Videokonferenzen: Welche neuen Möglichkeiten MS Teams, Zoom und Co. bieten

Videokonferenzen sind in vielen Unternehmen mittlerweile an der Tagesordnung. Die Software-Anbieter lassen sich immer neue Ideen einfallen, um das VC-Arbeiten noch effizienter zu machen. Wir zeigen, welche neuen Möglichkeiten MS Teams, Zoom und Co. bieten.

Aktuell wird in vielen Unternehmen heftig darüber diskutiert, wie viel „Homeoffice“ optimalerweise bleiben soll. Ganz ohne Firmen-Office wird es in den meisten Fällen wohl nicht gehen. Wahrscheinlicher ist, dass die Mitarbeiter beide Optionen wahrnehmen werden, also zwischen Firmen-Office und Homeoffice pendeln. Wie auch immer das „new normal“ in den Büros aussehen wird: Video-Meetings werden den Berufsalltag in Zukunft weit mehr bestimmen, als es noch vor der Pandemie der Fall war.

Effizienter mit Meeting-Etiquette

Eine Erfahrung, die sicher viele Unternehmen während der pandemiebedingten Einschränkungen gemacht haben: Die Mitarbeitenden saßen fast nur noch in Meetings, und nicht immer waren die Video-Treffen wirklich effizient. Da ein durchschnittliches Geschäftsmeeting etwa eine Stunde dauert, können sich die Kosten für ineffektive Meetings für ein Unternehmen schnell summieren. Zusätzlich zu den finanziellen Kosten hat sich gezeigt, dass schlecht organisierte Meetings nicht nur Zeitverschwendung sind. Sie können auch Verwirrung bei den Projektmitarbeitenden stiften und Konzentrationsverlust und langsamere Fortschritte in den Arbeitsergebnissen zur Folge haben.

Hier können einerseits psychologische Tricks helfen. Andererseits bieten auch die neuesten Updates von Videokonferenz-Software Verbesserungsmöglichkeiten. Unerlässlich ist es, eine Etikette für Meetings festzulegen. Denn immer noch stecken viele Mitarbeitenden von morgens bis abends in Meetings. Es sollte daher Pflicht sein, Meetings kurz zu halten und die wertvolle Zeit vernünftig zu planen. Eine Agenda leistet hier gute Dienste. Lösungen wie MS Teams oder Slack haben bereits Projektmanagement-Tools und einen Kalender integriert und bieten Apps, die die Arbeit erleichtern und gerade bei wiederkehrenden Aufgaben, wie zum Beispiel dem Erstellen des Meetingprotokolls, helfen.

Mit Spaß dabei: Gamification als Trend

Unternehmen integrieren spielerische Elemente wie Belohnungen, Punktesammeln oder Auszeichnungen in ihre Videokonferenzen. Offenbar wirken sich die spielerischen Elemente positiv auf die Produktivität der Team-Mitglieder aus. Belohnungssysteme motivieren zur Teilnahme am Meeting überhaupt, sie unterstützen die Einhaltung von Regeln wie Pünktlichkeit, und sie fördern Aktivitäten wie virtuelles Teamwork. Wer einen konstruktiven Beitrag leistet, statt nur stumm dabei zu sitzen, wird belohnt. Hauptsache, das Engagement steigt und damit schließlich auch die Produktivität.

Erste Apps für Microsoft Teams gibt es bereits. Incentives Power App beispielsweise ist eine Vorlage, mit der Mitarbeiter für das Erlernen neuer Fähigkeiten, das Erreichen eines Meilensteins und weiterer Ziele und Erfolge belohnt werden können. Jeder Mitarbeiter sieht seinen Fortschritt entsprechend den Aufgaben, die er ausgewählt hat oder die ihm zugewiesen wurden. Ebenso können sich die Mitarbeitenden die Bestenliste ansehen und die Punkte oder Aktivitäten von Kollegen und Kolleginnen überprüfen.

Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office. Bestellen Sie hier Ihr kostenloses Probeabo.