SMART OFFICE Software-Tricks
In fast jeder Anwendung finden sich versteckte, praktische Alternativen © Nmedia — Adobe

SMART OFFICE Software-Tricks

Schneller zum Ziel. Mit den richtigen Befehlen holen Sie am Computer das Optimum an Arbeitserleichterung heraus und sparen nebenbei noch viel Zeit. Wir präsentieren Ihnen eine Auswahl nützlicher Befehle und Techniken.

Wohl in fast jeder Anwendung schlummern Werkzeuge, die eine echte Alternative zu den täglich genutzten Befehlen darstellen. Sie sind teils extrem praktisch, oft versteckt und nicht jedem Anwender bekannt. Am Vorgang „Speichern“ wird deutlich, was sich alles unter der Haube, in diesem Fall von Windows bzw. Office, verbirgt: Mit Datei, speichern unter öffnet sich in den Office-Programmen der Backstage-Bereich. Hier wählt man Dateiname und -typ oder den Ablageort aus. Es gibt reichlich Einstellungen, zum Beispiel können Sie die Datei in der Cloud ablegen, einen anderen Ort wählen oder einen neuen Ordner erstellen. Leider ist die Vielfalt zugleich das Problem. Man muss sich konzentrieren, um nicht das Falsche anzuklicken. Versuchen Sie es einmal so: Drücken Sie die Funktionstaste F12 in der oberen Tastaturreihe. Es öffnet sich der alte und übersichtliche Dialog zum Speichern unter. Das geht fix und klappt außerdem in nahezu allen Programmen, oft auch abseits des Office-Pakets. Ganz nebenbei: Der Dialog zum Speichern oder Öffnen ist mit der vollen Explorer-Funktionalität ausgestattet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste dort in die Dateiliste hinein, gelingt das Anlegen eines neuen Ordners über das aufklappende Kontextmenü. Verschieben geht per Maus oder Tastenkürzel, ebenso das Ausschneiden, Kopieren oder Umbenennen. Also eine echte Alternative zum Backstage-Bereich mit zahlreichen Schaltflächen und Eingabefeldern.

Windows: Ordner schneller erreichen und den Desktop frei machen

Die vielen Klicks, die man oft braucht, bis man den eigenen Benutzerordner im Explorer erreicht, können ganz schön nerven. Doch das lässt sich vermeiden, zum Beispiel, indem man den eigenen Ordner im Startmenü von Windows anheftet. Er erscheint darin in Form einer Kachel. Zugriff darauf hat man dann, wenn man die Windowstaste drückt und das Menü aufklappt. So gehen Sie vor:

1. Das gewünschte Verzeichnis im Dateiexplorer suchen (nicht öffnen)

2. Einen Rechtsklick darauf ausführen

3. Den Befehl „An Start anheften“ aus dem Kontextmenü wählen

Das war‘s schon! Öffnen Sie das Startmenü, liegt der Ordner parat. Man kann ihn mit der Maus an eine passende Stelle verschieben. Um ihn wieder aus dem Startmenü zu entfernen, klickt man rechts auf die Kachel und wählt „Von Start lösen“.

Den Desktop aufräumen

Eine weitere Zeitspartechnik ist die richtige Fensterhandhabung. Fenster lassen sich über-sichtlicher anordnen. Angenommen, auf dem virtuellen Schreibtisch haben sich einige Briefe und Fotos angesammelt, die nun in die richtigen Ordner im Dateisystem verschoben werden sollen. Dazu öffnen Sie zunächst die Verzeichnisse für Ihre Dokumente und Fotos auf dem Desktop. Jetzt kommt zuerst im Ordner Dokumente ein Tastenkürzel zum Einsatz: Windows+Pfeiltaste nach rechts. Das Fenster dockt am rechten Rand an. Nun drücken Sie die Windowstaste und die Pfeiltaste nach oben. Der geöffnete Dokumentenordner nimmt so genau ein Viertel des Bildschirms ein, er liegt in der rechten oberen Ecke. Wechseln Sie zum Ordner Fotos und legen diesen in die untere rechte Ecke, also Windowstaste und Pfeil-taste rechts, dann Windows- und Pfeiltaste nach unten. Die noch freie Hälfte des Bildschirms zeigt die Desktop-Symbole der zu verschiebenden Dateien. Ziehen Sie diese nun per Maus einfach in das passende Verzeichnis.

Wenn Sie schon auf dem Desktop arbeiten, räumen Sie gleich noch die übrigen Befehle dort auf. Solche, die einen geschwungenen Pfeil in der linken unteren Ecke aufweisen, sind Ver-knüpfungen. Man kann sie problemlos entfernen, die dazugehörigen Programme bzw. Da-teien befinden sich immer noch auf der Festplatte. Sollen Icons in eine andere Reihenfolge gebracht werden, verschieben Sie diese einfach per Maus. Sie docken dabei an einem un-sichtbaren Raster im Hintergrund an. Mit einem Rechtsklick auf eine freie Stelle des Desk-tops und dem Befehl Ansicht lässt sich das Raster aber ausschalten. So kann man die Sym-bole frei platzieren.

Excel: Berechnungen, Daten aufteilen und mehr — bequem ohne Formel

Sicher haben Sie bemerkt, dass Werte markierter Zellen wie Summe, Mittelwert oder Anzahl am unteren rechten Bildschirmrand des Excelfensters erscheinen. Ist das bei Ihnen nicht der Fall, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste unten und wählen die Befehle Summe, Anzahl etc. per Mausklick aus. Es gibt aber noch weitere Tools, um Be-rechnungen auf die Schnelle und ohne Formel anzuwenden.

Die Schnellanalyse ist so ein Werkzeug. Nehmen wir an, Sie haben eine Liste mit drei Spal-ten: Name, Datum, Wert. Nun möchten Sie die prozentualen Anteile der in Euro angegebe-nen Werte erhalten. Normalerweise brauchen Sie dazu den Gesamtwert und errechnen per Formel die Prozente. Einfacher geht es so: Markieren Sie die Spalte mit den Zahlen. Drü-cken Sie STRG+Q und klicken Sie in der nun sichtbaren Schnellanalyse auf den Punkt

Ergebnisse. Über den Pfeil nach links navigieren Sie zum vorletzten Befehl: %Gesamt. Kaum geklickt, sehen Sie schon Ergebnisse.

Ein anderes verstecktes Extra ist die Blitzvorschau. Mit ihr kann man Zellinhalte kombinieren oder solche, die aus zwei Begriffen bestehen, teilen, wie Vor- bzw. Nachname beispiels-weise. Setzen Sie den Cursor in die freie Spalte neben der Zelle mit dem Namen. Tippen Sie den Vornamen aus der Zelle links und drücken Sie die Eingabe. Beginnen Sie mit dem Vornamen aus der Zelle darunter. Die Blitzvorschau schaltet ein und schlägt die weiteren Namen für die komplette Spalte vor. Eingabe drücken – fertig. Die Funktion sucht nach dem Eingabemuster und reagiert darauf. Umgekehrt lassen sich Begriffe auch verbinden, etwa um eine Kennung zu generieren. Ein Beispiel: Um die ersten vier Ziffern aus dem Datum und die drei Buchstaben des Namens zu nutzen, tragen Sie diese in eine freie Zelle rechts ein, eventuell mit Bindestrich dazwischen, und drücken Eingabe. Nun beginnen Sie mit dem Erfassen des nächsten. Die Vorschläge erscheinen nach der Eingabe weniger Zeichen. Falls das einmal nicht klappt, aktivieren Sie die Blitzvorschau mit dem Tastenkürzel STRG+E.

Outlook: Schnell finden und alles in einem Zug bearbeiten

Kennt jeder: Man sucht eine E-Mail, von der der Absender bekannt ist. Ein erster Schritt ist nun, den Posteingangs-Ordner statt nach Datum nach Absender zu sortieren. Anschließend scrollt man durch, bis der gewünschte Eintrag sichtbar wird. Komfortabler gelingt es so: Nach dem Sortieren tippt man einfach den ersten Buchstaben des Absendernamens auf der Tastatur. Ist das zum Beispiel ein W, springt der Cursor bis zum ersten Eintrag mit W. Sie

haben mehrere Namen, die mit W beginnen? Was oft unbekannt ist: Hat man die Mails zusätzlich gruppiert (vgl. weiter unten), kann man außer einem ersten Buchstaben gleich mehrere tippen. Die Suchergebnisse werden präziser. Das ist übrigens kein spezielles Fea-ture von Outlook. Verwenden Sie es einmal im Datei-Explorer, um ein bestimmtes Dokument zu finden: Ordner öffnen, lostippen. Die Dateiliste ändert sich augenblicklich und zeigt ein Ergebnis.

Das Löschen oder Verschieben vieler Einträge funktioniert mit einem Kniff besser: Gruppie-ren. Die Gruppierung schalten Sie über das Register Ansicht, in der Gruppe Anordnung ein. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil am Auswahlkatalog und dort auf den Eintrag „In Gruppen anzeigen“. Sortieren Sie Mails jetzt nach einem Kriterium wie Datum oder von, werden diese in Gruppen zusammengefasst. Sie sind durch einen „Balken“ voneinander abgegrenzt. Die Liste wird übersichtlicher, wenn Sie die Gruppen reduzieren, also nur deren Überschriften zeigen. Zum Reduzieren nutzen Sie die kleinen Pfeile links vorm Gruppenna-men oder machen einen Rechtsklick auf den Balken. Die Gruppen lassen sich so auch wie-der erweitern beziehungsweise alle auf einmal reduzieren

Der Clou: Die Mails einer Gruppe müssen Sie nicht einzeln bearbeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Balken. Befehle wie das Kategorisieren oder Verschieben wirken sich auf alle Elemente dieser Gruppe aus. Sie bekommen eine Meldung darüber, die sie kurz bestätigen.

Wählen Sie Löschen, gilt das ebenfalls für alle Mails dieser Gruppe. Übrigens: Halten Sie beim Löschen die Umschalt-Taste fest, interpretiert das Outlook als Befehl zum endgültigen Entfernen. Das Element landet also nicht im Papierkorb und kann nicht mehr hergestellt werden. Es folgt aber zuvor eine Sicherheitsabfrage.

TiPP: Kennen Sie schon den Youtube-Kanal der Autorin: „Beste Tasten“? Er ergänzt die Beiträge aus working@office mit Tastenkürzeln und Arbeitshilfen. Viel Spaß beim reinschauen!