Mit unseren Tricks meistern Sie den Seriendruck verblüffend einfach!
Mit unseren Tricks meistern Sie den Seriendruck verblüffend einfach! © rangizzz/AdobeStock

Seriendruck – so haben Sie ihn im Griff

Müssen viele Einladungen, Etiketten oder E-Mails erstellt werden, greift man zum Seriendruck. Da er in der Regel nicht permanent verwendet wird, kann das zur Herausforderung geraten. Mit unseren Tricks meistern Sie den Seriendruck verblüffend einfach!

Die Funktion ist breit aufgestellt, was die Nutzung betrifft: Massenbriefsendungen wie Angebote, Einladungen, Paket- oder Adressetiketten. Es geht noch mehr: Erstellen Sie Namensschilder für Ihre Firmenveranstaltung. Informieren Sie Kunden, die ein bestimmtes Erzeugnis der Firma besitzen, und personalisieren Sie diese Schreiben. Verwalten Sie einen Fuhrpark? Geben Sie den Nutzern eines Fahrzeugs Hinweise zu TÜV oder Inspektion. Denkbar ist auch die Pflege eines Katalogs zu Immobilien. So vielfältig die Verwendung der Funktion ist, ist auch die Bandbreite der eventuell auftretenden Probleme: Etwa wird eine Anrede gebraucht, die aus mehr als zwei Varianten besteht. Oder: Im Seriendokument erscheint das falsche Format für Datums- oder Preisangaben. Hartnäckige, führende Leerzeichen, die das Anschriftenfeld verunzieren, sind ein weiteres, bekanntes Ärgernis. Gegen all das gibt es Abhilfe.

Das A und O – die Quelldatei im Griff

Der Seriendruck steht und fällt mit der Quelldatei. Die enthält nötige Daten und wird mit dem Serien-Anschreiben wie Brief oder E-Mail über Seriendruckfelder verknüpft. Ihr Aufbau spielt eine große Rolle und entscheidet mit darüber, wie komfortabel der Seriendruck letztendlich abläuft. Die Quelldatei für Anschriften enthält zum Beispiel Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort – jeweils mit einer Überschrift darüber. Das ist der so genannte Steuersatz. Er gibt die Namen der Seriendruckfelder vor. Jede Zelle enthält nur einen Eintrag, wie getrennte Vor- und Zunamen. Für Titel oder Titelzusätze wie „med.“ oder „phil“ empfiehlt sich eine extra Spalte. Gleiches gilt für Mailanschriften.

Welches Format für die Quelldatei? Oft handelt es sich um eine Excelliste, es funktioniert aber ebenso eine Wordtabelle, also ein docx-Datei. Oder man übernimmt Inhalte aus den Outlook Kontakten. Entscheiden Sie je nach Arbeitsvorliebe oder Anforderung.

Tipp

Eine Spalte mit einer vordefinierten Briefanrede macht den Seriendruck einfacher. Statt im Serienbrief eine komplizierte Wenn-dann-Sonst-Abfrage anzulegen, verwendet man die in der Spalte hinterlegte Briefanrede. Kommen evtl. noch verschiedene Anredeformen wie Du oder Sie, Firmenanschrift oder private bunt gemischt vor, ist diese Methode einfach, fix und alltagstauglich.


Versteckter Befehl zur bequemen Eingabe

In großen Excel-Listen gerät man schon einmal aus der Reihe. Schwupps - landet der Eintrag in der falschen Zelle. Das lässt sich verhindern. Nutzen Sie eine versteckte Eingabehilfe. Die ist nicht mehr in der Oberfläche zu finden. Doch gerade in aktuellen Excelversionen ist das schnell vergessen: Wechseln Sie ins Suchfeld oben. Alternativ drücken Sie ALT+M. Geben Sie als Suchbegriff „Maske“ ein. Klicken Sie auf die angebotene, beste Aktion: Maske.

Ein Dialog erscheint, der jede Überschrift Ihrer Liste enthält und dahinter passende Eingabefelder. Über die Schaltflächen rechts fügen Sie neue Datensätze hinzu, löschen vorhandene oder suchen bestimmte Datensätze, auch anhand gewählter Kriterien.

Tipp

Gibt es in Ihrem Excel kein Eingabefeld oder brauchen Sie die Maske häufig, erweitern Sie den Schnellzugriff um den Befehl. Über Datei, Optionen, Symbolleiste für den Schnellzugriff gelangen Sie zu den Einstellungen. Achten Sie dabei darauf, sich oben links alle Befehle anzeigen zu lassen (statt häufig verwendeter), und suchen Sie in der alphabetischen Auflistung „Maske“. Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen und bestätigen Sie alles.


Korrekte Darstellung für Datum und Zahl

Werden Datumsangaben aus einer Exceldatei übernommen, sind sie manchmal falsch formatiert. Aus dem 19.01.2023 wird etwa 1/19/2023. Zwei Methoden, die Ihnen helfen: Arbeiten Sie in Excel mit Text. Oder passen Sie das Format der Seriendruckfelder in Word an.

Methode eins: Text statt Datum. Damit Excel Ihre Datumseingabe als Text interpretiert, stellen Sie dieser in der Zelle ein Apostroph voran. Bereits an der nun linksbündigen Ausrichtung erkennen Sie, dass das Programm die Eingabe als Text betrachtet. Die Angaben werden korrekt ins Seriendokument übernommen, sind jedoch für Formeln bzw. Berechnungen nutzlos.

Die zweite Variante: Sie teilen Word im Nachhinein mit, wie das Datum aussehen muss. Zeigen Sie zuerst statt des Feldergebnisses (das Datum) die Feldfunktion an. Das gelingt mit einem Rechtsklick aufs Feld oder mit ALT+F9. Setzen Sie den Cursor ins Feld hinter dem Namen wie „Datum“. Erweitern Sie das Feld um einen Schalter \@ und geben Sie dahinter das gewünschte Format an. Es muss in Anführungszeichen sitzen und sieht fürs Kurzformat so aus: „dd.MM.yyyy“. Die Buchstaben sind Platzhalter für Tag, Monat und Jahr. Aktualisieren Sie - beispielsweise mit F9 - und schalten Sie zum Ergebnis zurück.

Tipp

Verwenden Sie innerhalb der Felder für die Formatangabe das große M. Kleinbuchstaben sind für Zeitangaben reserviert!


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