SMART OFFICE Präsentationen
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SMART OFFICE Präsentationen

KENNZAHLEN Die gebräuchliche Darstellung von Kennzahlen in einer Tabelle ist nicht gerade nutzerfreundlich. Denn das Auge muss sich die wirklich wichtigen Informationen erst zusammensuchen. Übersichtlich wie in einem Cockpit: So präsentieren Sie wichtige Kennzahlen optisch perfekt.

Wenn man Kennzahlen gut präsentieren will, gilt es zunächst einmal, alle unwichtigen Zahlen wegzulassen. Das ermöglicht dem Publikum den Blick auf das Wesentliche. Die folgende Abbildung zeigt zwei Beispiele, wie man wichtige Zahlen wie in einem Cockpit anordnen kann.

  • Den Kreis als Grundfläche nutzen, die man je nach Bedarf leicht umfärben oder in der Größe anpassen kann.
  • Unten in den Halbkreis trägt man die Zahlen ein. Wichtig ist ein deutlicher Farbkontrast, damit die Informationen sofort ins Auge fallen.
  • In der oberen Hälfte des Kreises wird ein passendes Piktogramm oder, wenn es schnell gehen muss und kein passendes Motiv zur Hand ist, eine Beschriftung platziert.
  • Passende Animationseffekte sorgen dafür, dass das Publikum während der Präsentation die Zahlen nacheinander wahrnehmen kann.

Die abgebildeten cockpit-ähnlichen Anzeigen sind zum Beispiel für folgende Zwecke geeignet:

  • Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Daten
  • Präsentation von Umsatzdaten
  • Kostenvergleich
  • Anteile aufzeigen
  • Projekt- und Aufgabenstatus anzeigen

In 6 Schritten zum fertigen Prototyp

Für den Prototyp einer solchen Anzeige braucht man zwei Formen, die übereinandergelegt werden:

  • als Grundfläche einen Kreis, der mit der Form Ellipse angelegt wird
  • einen etwas kleineren Halbkreis, der mit der Form Teilkreis erstellt wird.

Schritt 1: Den Kreis zeichnen

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken dort auf Formen, dann auf Ellipse.
  2. Zeichnen Sie eine Ellipse und lassen sie markiert.
  3. Stellen Sie über die Registerkarte Formformatierung (in älteren Versionen Zeichentools/Format) ganz rechts in der Gruppe Größe bei Höhe und bei Breite jeweils 7 cm ein.
  4. Nun mit Alt + F9 die Führungslinien einschalten. Die horizontale Führungslinie verschieben Sie so, dass sie den Kreis exakt in der Mitte durchschneidet.

Schritt 2: Die Ausgangsform für den Halbkreis anlegen

  1. Über Einfügen > Formen dieses Mal Teilkreis (in früheren Versionen Kreis) auswählen.
  2. Einen Teilkreis zeichnen. Er sieht zunächst wie ein Dreiviertelkreis aus.
  3. Korrigieren Sie die Größe der Form auf 6,3 cm bei Höhe und Breite (also 10 % kleiner als die kreisförmige Grundfläche aus Schritt 1).

Verschieben Sie den Teilkreis so, dass er exakt neben dem Kreis liegt und ebenfalls von der horizontalen Führungslinie mittig geteilt wird.

Schritt 3: So wird aus dem Dreiviertelkreis ein Halbkreis

  1. Der Teilkreis bleibt markiert, damit man die gelben Formkorrekturpunkte sieht.
  2. Platzieren Sie die Maus genau über dem gelben Punkt oben in der Mitte.
  3. Ziehen Sie diesen gelben Punkt entgegen dem Uhrzeigersinn nach unten zu der horizontalen Führungslinie. Auf diese Weise entsteht aus dem Dreiviertelkreis ein Halbkreis.

     

Schritt 4: Die beiden Formen in unterschiedlichen Schattierungen einfärben

  1. Weisen Sie dem Kreis und dem Halbkreis verschiedene Abstufungen einer Farbe zu. Wählen Sie dazu über den Befehl Füllfarbe für den Kreis einen hellen und für den Halbkreis einen gut kontrastierenden dunklen Farbton.
  2. Stellen Sie sicher, dass der Halbkreis keine Konturlinie hat. Dem Kreis hingegen kann man eine dünne Konturlinie zuweisen, damit er sich vom weißen Folienhintergrund besser abhebt. 

Schritt 5: Die beiden Formen exakt übereinanderlegen

  1. Beide Formen mit gedrückter Umschalt-Taste markieren.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Formformatierung (früher Zeichentools/Format) rechts in der Gruppe Anordnen per Klick auf Ausrichten nacheinander die Befehle Horizontal zentrieren und Vertikal zentrieren.

Schritt 6: Die optimale Position der Texte in beiden Formen einstellen

Wenn man den Halbkreis anklickt und ein oder zwei Buchstaben eintippt, wird man feststellen, dass der Text – wie im folgenden Bild zu sehen – zu weit oben steht. Er befindet sich auf der Hälfte des ursprünglichen Dreiviertelkreises.

So verschiebt man den Text nach unten hin zur vertikalen Mitte des Halbkreises:

  1. Rufen Sie per Rechtsklick auf den Halbkreis im Kontextmenü den Befehl Form formatieren auf.
  2. Rechts im Aufgabenbereich zuerst auf Textoptionen und dann auf das Symbol Textfeld klicken.
  3. Erhöhen Sie den Wert bei Oberer Rand. Hier im Beispiel sorgen 2,9 cm für eine passende vertikale Anordnung des Textes im Halbkreis.
  4. Anschließend sollte man noch die Farbe und Größe des Textes so ändern, dass er sich gut vom dahinter liegenden Halbkreis abhebt.
  5. Falls in die obere Hälfte des Kreises, also über dem Halbkreis, eine Beschriftung eingegeben wird, steht diese zunächst ebenfalls nicht an der erforderlichen Position. Auch hier lässt sich das im Aufgabenbereich Form formatieren über die Befehlsfolge Textoptionen > Textfeld korrigieren. Dafür zuerst bei Vertikale Ausrichtung die Option auf Oben ändern und dann bei Oberer Rand einen Wert von etwa 0,5 cm einstellen.

Der Prototyp ist damit fast fertig. Nun fehlt nur noch ein Piktogramm, das von der Größe, von der Farbe und natürlich auch vom Motiv her passt.

Schritt 7: Ein Piktogramm in die obere Kreishälfte einbauen

In PowerPoint 2019 und 365 kann man über Einfügen > Piktogramm auf Hunderte von Icons zugreifen, die sich beliebig umfärben und ohne Qualitätsverlust vergrößern lassen.

Platzieren Sie das Piktogramm in einer Größe von etwa 3 cm in der oberen Kreishälfte.

Tipp 1: Falls eine frühere PowerPoint-Version zum Einsatz kommt, findet man eine Vielzahl von Piktogrammen im Internet, beispielsweise auf www.TheNounProject.com oder www.flaticon.com.


TIPP 2: Unabhängig von der verwendeten PowerPoint-Version gibt es noch eine weitere Quelle für Icons, die sich beliebig umfärben und vergrößern lassen.

  • Klick auf die Registerkarte Einfügen auf Textfeld und dann auf die Folie.
  • Auf der gleichen Registerkarte ganz rechts auf die Schaltfläche Symbol auswählen.
  • Im folgenden Dialogfeld links oben eine Symbolschriftart wie Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3, Webdings oder Segoe UI Symbol einstellen.
  • In all diesen Symbolschriften stehen nicht nur Sonderzeichen, sondern zahlreiche kleine Grafiken zur Verfügung.
  • Die meisten Icons findet man nach Auswahl der Schrift Segoe UI Symbol, wenn man im Dialogfeld unten rechts auf Unicode (hex) umschaltet und oben rechts das Subset Bereich für den privaten Gebrauch einstellt.

  • Damit ist der Prototyp fertig.
  • Markieren Sie alle drei Objekte: Kreis, Halbkreis und Piktogramm.
  • Duplizieren Sie sie, indem Sie die markierte Objektgruppe mit gedrückten Tasten Strg und Umschalt mit der Maus nach rechts ziehen.
  • Anschließend Original und Duplikate passend auf der Folie anordnen.

Vielseitig verwendbar: Fortschrittsbalken statt Kennzahlen präsentieren

Manchmal werden keine Zahlen, sondern Symbole für den Status gebraucht, beispielsweise wenn gezeigt werden soll, wie es um den Fortschritt von Projekten aussieht. Die folgende Abbildung liefert dafür ein Beispiel.

  • Die erforderlichen kleinen Quadrate findet man über die Befehlsfolge Einfügen > Symbol in der Schriftart Wingdings oder Webdings.
  • Fügen Sie fünf solcher kleinen Quadrate ein. Jedes von ihnen steht für 20 % Projektfortschritt.
  • Weisen Sie allen Quadraten zunächst eine helle Schriftfarbe zu.
  • Färben Sie anschließend jene Quadrate dunkler ein, die den aktuellen Stand des Projektfortschritts anzeigen sollen.

TIPP: Wenn der Abstand zwischen den quadratischen Symbolen zu groß ist, lässt sich das wie folgt korrigieren: Markieren Sie die 5 kleinen Quadrate und wählen per Rechtsklick auf die Markierung den Kontextmenü-Befehl Schriftart. Wechseln Sie im folgenden Dialogfeld zur Registerkarte Zeichenabstand. Bei Abstand die Option Schmal einstellen und rechts daneben einen Wert von 4 Pt. oder 5 Pt. eintragen.


Die Aufmerksamkeit für die Kennzahl mit einer Animation steigern

Damit die Zuschauer jede einzelne Zahl oder jeden Fortschrittsstatus besser wahrnehmen können, blendet man die Halbkreise am besten erst nach und nach ein. So geht’s:

  1. Markieren Sie einen der Halbkreise.
  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Animationen.
  3. Dort im Katalog der Animationseffekte den Effekt Wischen auswählen. Rechts daneben bei Effektoptionen die Richtung auf Von unten belassen.
  4. Weisen Sie allen anderen Halbkreisen die gleiche Animation zu. Dazu den eben animierten Halbkreis markiert lassen. In der Registerkarte Animationen auf Animation übertragen doppelklicken. Anschließend auf jeden weiteren Halbkreis klicken, damit er den gleichen Animationseffekt erhält. Zum Schluss einmal kurz die Taste Esc drücken, um den Kopiermodus wieder auszuschalten.