Smart Office — Methoden und Programme zur Aufgabenverwaltung
digitale Tools beim Aufgabenmanagement können den Büroalltag erheblich vereinfachen © Andrey Popov — Adobe Stock

Smart Office — Methoden und Programme zur Aufgabenverwaltung

Elektronische Programme unterstützen beim Aufgabenmanagement. Sie helfen, die Dinge zuverlässig und rechtzeitig zu erledigen und setzen dabei auf bewährte Vorgehensweisen. Ein Überblick. 

Sie wissen nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht? Das „normale“ Tagesgeschäft überflutet Sie wie ein Tsunami und Sie stehen dauerhaft „unter Strom“? Wenn Sie die Kontrolle zurück haben und stressfrei arbeiten möchten, ist eine gute Aufgabenverwaltung unerlässlich. Es gibt etliche Programme und Apps, die hier ansetzen und To-dos sammeln oder zeigen, was als Nächstes ansteht. Manchmal erkennt man durch die Tools auch, dass das selbst auferlegte Pensum nicht zu schaffen ist. In jedem Fall sind elektronische Werkzeuge smarte Helferlein, die man ausprobieren sollte. 

"Getting Things Done" mit digitalen Tools

Immer noch wird Arbeit klassisch organisiert, der Trend geht aber eindeutig zur Digitalisierung. Doch wie packt man das an? Egal ob man die ALPEN- oder 25.000 $-Methode zugrunde legt, Schriftlichkeit ist oberste Regel. Der Einwand „Das brauche ich nicht, das habe ich im Kopf“ ist beim Aufgabenmanagement besonders kontraproduktiv. 

„Getting Things Done“ nennt sich eine populäre Methode. Kurz: GTD. Viele schwören darauf, es gibt reichlich Literatur und Seminare zum Thema. Die Vorgehensweise beschreibt - salopp gesprochen - wie man die Dinge geregelt bekommt. Entwickelt hat sie der amerikanische Trainer und Berater David Allen. GTD zielt darauf ab, Anwender produktiver zu machen. Dieses Prinzip nutzen einige Programme, wie Todoist, MeisterTask, Asana oder To-do. Auch die in Outlook implementierte Aufgabenverwaltung lässt sich darauf basierend einsetzen. 

5 Schritte zum Ziel: Dinge regeln mit GTD

Wenden Sie GTD für die Bearbeitung des realen Eingangskorbs genauso an wie am PC, etwa für die Bearbeitung der Mails im elektronischen Postfach. So gehen Sie vor: 

  1. Erfassen Sie jede anfallende Aufgabe sofort – schriftlich! Am besten sammeln Sie alle Aufgaben zentral an einem Ort. Ausnahme: Eine Aufgabe, die innerhalb von 3 Minuten erledigt werden kann (Termin ausmachen, Mail weiterleiten, Überflüssiges löschen) wird sofort erledigt. So bleibt die Aufgabensammlung schön schlank. 
     
  2. Verarbeiten der Vorgänge: Fassen Sie kein Element 2x an! Überlegen Sie, um was für eine Aufgabe es sich handelt, was aktuell damit passieren soll und wie der nächste Schritt aussehen könnte. Terminieren Sie Ihre Aufgaben, notieren Sie, bis wann sie zu erledigen sind. Komplexe Aufgaben zerlegen Sie in Teile und ordnen die ein. Praktisch: Im Programm Todo oder in Todoist kann man den Aufgaben Einzelschritte zuordnen. Die Anzahl der Schritte und der bereits erledigten Punkte sieht man. So ist gut zu verfolgen, wie man voran kommt. 
     
  3. Organisieren: GTD kennt verschiedene Listen. Projekte etwa werden in separaten Aufstellungen geführt. Die PC-Programme unterstützen meist mehrere Listen. Alternativ lassen sich Todos mit Tags oder Etiketten verknüpfen. In Outlook gibt es Kategorien. Vorgefertigte nach Farbe, oder solche, die Sie individuell anlegen, etwa nach Art/Projekt, aber auch nach Person, Ort oder Zeit. In Microsoft To-do fügen Sie Elementen per Klick fix ein Sternchen (Wichtig) an, in Todoist vergeben Sie Tags. Die Aufgaben bekommen Struktur. Ist ein Element nirgends einzuordnen, packen Sie es in eine gesonderte Liste wie Idee oder Referenzmaterial. 
     
  4. Durchsicht: Überprüfen Sie Ihre Sammlung beim Arbeitsstart und regelmäßig zwischendurch. Checken Sie regelmäßig Elemente, die in eigenen Listen stehen oder die Sie mit einem Tag wie „Priorität“, „Warten auf“ oder „Vielleicht“ gekennzeichnet haben. Wie ist der aktuelle Stand? Muss sich der Status ändern. 
    Alles andere als banal: Das Fälligkeitsdatum. In Outlook oder Todoist ist es ein extrem wichtiges Filterkriterium. Lassen Sie sich anzeigen, welche Aufgaben heute fällig sind. Daraus ergibt sich fast von selbst der Tagesablauf. In Ihrer Sammlung finden sich sicher auch wiederkehrende Fälligkeiten. In Outlook nennt man sie Serienaufgaben. Nehmen Sie etwa das wöchentliche Bereitstellen des Altpapierbehälters als ein wiederkehrendes Element in Ihre Sammlung auf. Sie müssen nun nicht mehr daran denken und werden auf Wunsch von der Software an die Erledigung erinnert. 
     
  5. Handeln. Wählen Sie zu Beginn des Arbeitstages die Aufgaben, die heute zu tun sind. Fangen Sie mit dem allerwichtigsten Todo an. Fragen Sie sich: wenn ich heute nur eine Aufgabe erledigen kann, welche ist das? Ist diese eine Sache getan, wirkt sich das eventuell auf die Reihenfolge der weiteren aus. Auch neu hinzugekommene Elemente bringen vielleicht Änderungen mit sich. Natürlich spielen Dinge wie Zeit oder Ort beim Erledigen der Arbeiten eine Rolle. Nach dem Mittagessen sind Sie vermutlich weniger fit als am Vormittag. Terminieren Sie Ihre To-dos entsprechend und berücksichtigen Sie Ihre persönliche Leistungskurve. 

TiPP: Besser nicht: Aufgaben in den Terminkalender eintragen! In Outlook verwenden Sie dafür den Aufgabenbereich. Falls Sie der Übersicht halber Aufgaben im Kalender benötigen, blenden Sie dort die tägliche Aufgabenliste mit ein. So haben Sie alles im Blick und profitieren dennoch von den Vorteilen der Aufgabenverwaltung wie den Filtermöglichkeiten. 


TiPP: Sie haben kein echtes“ Fälligkeitsdatum? Dann erfinden Sie eines, nehmen Sie die laufende Woche, den Monatsanfang oder das Quartalsende. Geht nicht? Dann handelt es sich bei dem Element womöglich nicht um ein To-do, sondern um eine Idee – ab damit in die Ideenliste. 


Welche Programme eignen sich zum digitalen organisieren?

Programme gibt es unzählige. Spezialisierte Apps wie MeisterTask genauso wie solche, die Aufgaben mit aufnehmen, etwa Evernote. Visuell ausgerichtete Nutzer schätzen Trello. Asana oder Planner sind weitere bekannte Kandidaten. Eine Recherche im Internet bringt viele andere mehr zutage. Jeder muss für sich herausfinden, welches Programm zu den eigenen Ansprüchen passt. Datensicherheit – etwa der Serverstandort – ist ein häufiges Kriterium. Die meisten Tools gibt es für PC, Smartphone oder als Browser-Anwendung. Manche sind gratis, andere nicht. Es fällt ein einmaliger Betrag an oder monatliche Gebühren. Microsoft Todo etwa erhält man im Rahmen eines kostenlosen Microsoft-Kontos. Todoist bietet unterschiedliche Pläne – kostenfrei für Einsteiger über Pro bis zu Business als Abomodell. Outlook.com gibt es online völlig gratis. Die Desktop-App Outlook 365 dagegen kommt in Verbindung mit einem bezahlten Microsoft-Office-Abo auf den PC. 

Welche Funktionen bieten die Programme?

Ebenso vielfältig ist der Funktionsumfang der Programme. In Todoist kann man sogenannte Aufgabenbeschreibungen verwenden um Details zu hinterlegen. Der Text darf bis zu 1000 Zeichen umfassen und wird direkt unterhalb des Aufgabennamens eingetippt. Auch Links sind möglich. Klever: Begriffe daraus suchen. Todoist liefert auch Tools fürs Projektmanagement: Boards. Dort sind Aufgaben als „Notizzettel“ visualisiert angeheftet und verschiebbar. So wandert die Aufgabe vom Board „To do“ ins Board „In Arbeit“. 

Aufgabenbeschreibungen kann man auch so verwenden: „Weiteres Material siehe Regal 1, Ordner X“. Nun ist die digitale und analoge Ablage verknüpft. Das klappt genauso in Outlook: Ergänzen Sie den Betreff oder hinterlegen Sie Text im Notizbereich. 

Outlook 365 ist kein reines Aufgaben-Programm, enthält aber einen extra Bereich und ist in vielen Büros vorhanden. Oft vernachlässigt werden die Ansichten unter Ansicht, Aktuelle Ansicht. Nicht nur, dass verschiedene einzustellen sind: Aufgaben in Form einer einfachen Liste, nach Priorität, für heute, die nächsten 7 Tage… Man kann filtern oder sortieren. Ansichten sind in Outlook wertvolle Arbeitshilfen, die die Aufgabenverwaltung aufwerten. Zwei Beispiele: 

  1. Beispiel 1: Sie möchten Aufgaben frei ablegen? In Outlook sind sie sortiert, etwa nach Fälligkeit. Das können Sie ausschalten: Wählen Sie im Aufgabenbereich Ansicht, Ansichtseinstellungen und Sortieren. Im obersten Feld klicken Sie auf den Pfeil hinter Fälligkeitsdatum. Scrollen Sie hoch, taucht der versteckte Eintrag (keine Angabe) auf. Klicken Sie darauf um Tasks frei mit der Maus zu platzieren, Wichtiges an die erste Stelle zu setzen. 
     
  2. Beispiel 2: Farben sind Ordnungshelfer. Angenommen, Aufgaben mit dem Wort Umzug im Betreff sollen blau erscheinen. Wählen Sie statt Sortieren die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Klicken Sie auf Hinzufügen und tragen Sie einen beliebigen Namen ein. Klicken Sie auf Schriftart und bestimmen Sie die Gestaltung. Anschließend definieren Sie die Bedingung. Tragen Sie bei Suchen nach das Wort Umzug ein. Schließen Sie alle Fenster. Automatisch ändern die betreffenden Tasks die Farbe, auch die, die neu hinzukommen.