SMART OFFICE Excel
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SMART OFFICE Excel

PROFI-TIPPS

Ganz gleich, ob man eine Tabelle auf Papier ausdruckt oder als PDF ausgibt: Nicht selten ist das Resultat nicht das gewünschte. Da fehlen zum Beispiel Teile der Liste, sind falsch platziert oder über mehrere Seiten verteilt. Dieser Ärger ist vermeidbar: Wer die vielen Ausgabe-Optionen in Excel kennt und nutzt, präsentiert perfekte Tabellen-Layouts.

Wenn Sie mit Word oder Powerpoint arbeiten, ist es einfach: Was man sieht, wird gedruckt. Excel jedoch „tickt“ anders. Die Tabellenkalkulation stellt Listen am Bildschirm so dar, dass Sie gut damit arbeiten können. Der Ausdruck ist eher zweitrangig. Das merken Sie auch, wenn Sie virtuell drucken, also etwa eine Excel-Tabelle als PDF ausgeben. Noch anspruchsvoller sind Formulare, die per Post versandt werden. Hier muss die Platzierung einzelner Elemente genau passen. So soll die Empfänger-Adresse korrekt im Fenster des Kuverts sitzen. Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, bietet Excel eine große Bandbreite an Druck-Details. Hier lernen Sie sie kennen und erfahren, wann Sie zu welcher Option greifen.

Das Druck-Menü: Basics

Wenn Sie auf Datei oder das Tastenkürzel STRG+P drücken, erreichen Sie die Druckfunktion. Klicken Sie auf Drucken, erscheinen die passenden Einstellungen. Hier ist im oberen Teil Ihr Standarddrucker voreingestellt und Sie legen zum Beispiel fest, wie viele Exemplare Sie benötigen. Rechts finden Sie eine Vorschau der ersten Seite. Unten in der linken Spalte sehen Sie, auf wie vielen Seiten das Dokument gedruckt wird, und Sie können mit den Pfeilen durch die Vorschau blättern. Klicken Sie auf Drucken, startet Ihr Druck-Auftrag.

Zu druckende Bereiche oder Seiten angeben

Die Grundeinstellungen für den Ausdruck reichen meist nicht. Oft legen Sie zum Beispiel zusätzlich fest, welcher Bereich gedruckt wird. Sie haben die Wahl zwischen:

  • Aktive Blätter: Ausdruck der aktuell geöffneten Arbeitsmappe.
  • Gesamte Arbeitsmappe: Sämtliche Elemente Ihrer Datei. Details gelten je Mappe.
  • Auswahl: Die (zusammenhängenden) Bereiche/Zellen, die markiert sind.

Vielleicht umfasst die Tabelle Daten vieler Jahre, der Ausdruck soll aber nur das aktuelle Jahr umfassen? Dann geben Sie an, welche Seiten verwendet werden. Sie legen das mit Hilfe der Befehle von bzw. bis fest.

Darunter bestimmen Sie, ob Ihr Papier ein- oder doppelseitig bedruckt wird. Wann ein doppelseitiger Druck in Frage kommt, hängt davon ab, wie Ihre Datei aufgebaut ist. Falls Sie schon mehrere Seiten benötigen, um die Tabelle überhaupt unterzubringen, macht doppelseitiges Drucken keinen Sinn. Haben dagegen alle Tabellenspalten auf einer DIN-A4-Seite Platz, reichen jedoch über viele Seiten hinweg, spart doppelseitiges Bedrucken Papier. Achten Sie hier darauf, wie die Seite gedreht wird: Über die lange oder kurze Seite des Blattes hinweg.

Wenn häufig nur ein ganz bestimmter Teil der Tabelle gebraucht wird, definieren Sie einen individuellen Druckbereich. Excel speichert diese Angaben in der Mappe mit. Der Bereich gilt solange, bis Sie ihn verändern oder wieder aufheben. So geht‘s:

  • Wechseln Sie zum Register Seitenlayout.
  • Markieren Sie die Zellen, die Sie benötigen.
  • Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Druckbereich und dann auf Druckbereich festlegen.

Der Ausdruck erfolgt jetzt nur für die Tabellenteile, die Sie als Druckbereich definiert haben. Sie können weitere Zellen hinzufügen bzw. mehrere Areale festlegen. Jeder Bereich wird auf einer extra Seite ausgegeben.

Noch mehr Einstellungen

Beim Drucken steuern Sie auch, in welcher Abfolge Seiten ausgegeben werden:

  • Sortiert: Ihr Dokument wird einmal komplett gedruckt.

  • Getrennt: Jede Seite wird so oft gedruckt, wie Sie bei der Anzahl der Exemplare angegeben haben, dann kommt die nächste Seite an die Reihe.

Bleibt noch das Papierformat und dessen Ausrichtung – Hoch- oder Querformat. Arbeiten Sie mit einer nicht allzu großen Tabelle, die jedoch viele Spalten hat und daher genau nicht auf das A4-Hochformat passt, reicht es oft schon aus, einfach die Ausrichtung ins Querformat zu ändern.

Unterhalb dieses Punktes wählen Sie eventuell noch die Papiergröße. Excel gibt Ihnen hier viele Formate vor, auch benutzerdefinierte bzw. solche Größen, die der Drucker real unterstützt.

Alles aufs Papier bringen

Die beiden letzten Punkte im Druckmenü lösen häufig Platzprobleme. Zum einen sind das die Seitenränder und zum anderen die Skalierung, also die Größenänderung der Daten. Ränder sind zum Beispiel oft die Rettung, wenn die Tabelle ganz knapp nicht aufs Papier passt. Statt normal breite Abstände wählen Sie aus der Liste der Seitenränder-Vorgaben per Klick auf den Pfeil den Eintrag schmal. So haben Sie mehr Papierfläche zum Bedrucken. Liegen Sie damit immer noch daneben, reduzieren Sie die Ränder weiter, indem Sie individuelle Angaben treffen.

Mit dem letzten Punkt Skalierung lässt sich Raum-Mangel zwar nicht beheben, aber oft ausgleichen. Über die Skalierungsoptionen gelingt es nahezu immer, Ausdrucke zu erzwingen, die auf ein Blatt passen. Nutzen Sie eine dieser Einstellungen:

  • Blatt auf einer Seite darstellen: Alles wird auf einer Seite zusammengepresst, die Angaben meist stark verkleinert. Je mehr Druckraum, also je größer das Papier, desto geringer fällt die Skalierung aus. Achten Sie darauf, dass Ihre Angaben am Ende lesbar bleiben und nicht zu klein ausfallen.
  • Alle Spalten auf einer Seite darstellen: Die Größe wird ebenfalls skaliert, doch nur soviel, dass alle Spalten aufs Papier passen.
  • Alle Zeilen auf einer Seite darstellen: Statt Spalten werden alle Zeilen passend zum Papier skaliert.

Individuelle Details liefern die benutzerdefinierten Skalierungsoptionen ganz unten. Der Link führt zu einem Dialogfeld, das viele Optionen zusammenfasst. Diese sind oft auch über das Register Seitenlayout zu erreichen.

Präzise anordnen

Ob eine größere Liste auf die Seite passt, kann man in Excel nicht ohne Weiteres erkennen. Dem helfen Sie ab: Klicken Sie auf Ansicht und schauen Sie sich die Gruppe Arbeitsmappenansichten an. Klicken Sie dort auf Umbruchvorschau. Nun visualisiert eine blaue gestrichelte Linie, was auf welcher Seite platziert wird. Sie können diese Linie mit der Maus anpacken und verschieben. So fügen Sie bei Bedarf einen manuellen Seitenumbruch ein, der Teile Ihrer Liste auf eine zweite Seite schiebt.

Tipp: Wenn Sie die Umbruchvorschau häufig verwenden, binden Sie sie am besten in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein. Das erreichen Sie ganz einfach, indem Sie das Symbol für die Vorschau statt mit der linken mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl wählen: Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. So greifen Sie in Zukunft schnell darauf zu.


Wenn Sie beispielsweise ein Rechnungsformular erstellen, ist häufig klar, dass es später ausgedruckt wird. In der normalen Ansicht von Excel sehen Sie aber nicht, wo die Elemente des Formulars angeordnet sind. Nutzen Sie daher am besten die Ansicht Seitenlayout.

Besonders, wenn es auf präzises Anordnen ankommt, hat die Ansicht noch einen weiteren Vorteil: Sie können sogar Zentimeter-Angaben nutzen! Das erleichtert die richtige Platzierung sehr, die Arbeit geht besser von der Hand. Versuchen Sie es: Sind Sie in der Standardansicht, klicken Sie auf Start, Zellen, Format und wählen dann Zeilenhöhe. Excel schlägt Ihnen einen Wert wie 14,5 vor. Tragen Sie hier beispielsweise „1,2 cm“ ein, quittiert das Programm trotz der von Ihnen mit angegebenen Maßeinheit Zentimeter Ihre Eingabe mit einem Hinweis, dass es diese Zahl nicht verwenden kann. Wechseln Sie dagegen in die Ansichtsart Seitenlayout und tragen dort die Zentimeter-Angabe ein, wird diese für die Zeilenhöhe klaglos akzeptiert.

Kopf- und Fußzeilen verwenden

Beim Thema „Druck“ spielen Kopf- und Fußzeilen ebenfalls eine Rolle. Sie beanspruchen zwar Raum, sorgen anderseits jedoch für Übersicht, etwa durch eine Nummerierung der Seiten.

Schnell erreicht man die speziellen Zeilen über die Seitenlayout-Ansicht. Mit einem einfachen Klick in den entsprechenden Bereich bearbeitet man sie. Automatisch erscheint im Menüband das Register Kopf- und Fußzeile. In der Gruppe Kopf- und Fußzeilenelemente finden Sie Einträge, die Sie dorthin übernehmen können, etwa die Seitenzahl oder die Anzahl der Seiten, Datum, Uhrzeit etc. Hilfreich ist der Eintrag für Dateinamen und -pfad. So kann man dem Papier-Ausdruck die richtige PC-Datei zuordnen.

Zusätzliche Einstellungen gibt es ebenfalls, zum Beispiel, ob die Kopf- und Fußzeilen skaliert oder ob gerade und ungerade Seiten unterschiedlich gehandhabt werden. Über das Register Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten und einen Klick auf den Pfeil im Kästchen unten öffnet sich der Dialog Seite einrichten. Der Tab Kopfzeile/Fußzeile enthält solche Befehle. Es lohnt sich, auch die anderen Tabs durchzugehen. Unter Blatt etwa erkennt man, in welcher Folge Excel druckt.

Fazit: Die ausgeklügelte Befehls- und Funktionssammlung rund um das Drucken offeriert zahllose Details und bringt jeden Ausdruck in Form, egal ob auf Papier oder digital als PDF. Verwenden Sie die passende Option und punkten Sie mit perfekt gedruckten Tabellen

Excel: Nur einen bestimmten Bereich drucken

TiPP für die Website

Sogar heutzutage muss man manchmal Tabellen zu Papier bringen oder zumindest virtuell ausdrucken, etwa in Form eines PDFs. Dabei kommt es häufiger vor, dass man nicht die gesamte Liste benötigt, sondern nur Teile davon. Dafür hat Excel eine entsprechende Druckoption an Bord:

  1. Markieren Sie die benötigten Tabellenzellen, indem Sie mit der Maus darüber streichen. Mehrere unzusammenhängende Bereiche, die vielleicht auch weiter auseinanderliegen nehmen Sie durchs Drücken der STRG-Taste mit in die Markierung auf.
  2. Wechseln Sie ins Druckmenü. Wählen Sie Datei, Drucken oder verwenden Sie den Shortcut STRG+P.
  3. Unter Einstellungen wählen Sie nun statt Aktive Blätter drucken den Listenpunkt Auswahl drucken.
  4. Über die Schaltfläche Drucken ganz oben startet der Ausdruck.

Hinweis: Wurden mehrere Bereiche definiert, wird jeder auf einem extra Blatt ausgegeben.

Gezielt nur einen oder mehrere Tabellenbereiche aufs Papier bringen

Übrigens: Sind es stets die gleichen Bereiche die verwendet werden sollen, lohnt sich ein individuell festgelegter Druckbereich. Der wird in Ihrer Arbeitsmappe gespeichert und ist bequem immer wieder aufzurufen.

Wie das genau funktioniert und was sonst noch hilfreich ist beim Drucken von Tabellen lesen Sie in der aktuellen Ausgabe der working@office.