Smart Office, Suchen, Effizienz, Unterlagen
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Schneller finden!

OPTIMALER ÜBERBLICK Effizienzkiller Nummer 1 in vielen Büros: Suchzeiten. Und die kosten nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Ordnung ist auch im digitalen Zeitalter das halbe Leben – den Rest übernehmen Windows 10, OneDrive und Office mit cleveren Funktionen. Studien zur Arbeitseffizienz sind sich in einem Punkt meist einig: Wer Unterlagen nicht gleich parat hat, verschenkt Potenzial und ist weniger produktiv. So verschlingt eine einzige Suchaktion in einer chaotischen Papier-Ablage schon einmal drei bis sechs Stunden Arbeitszeit und kann sogar mehrere Personen „auf Trab halten“. Schätzungen zufolge vergeudet jeder einzelne Büromitarbeiter bis zu 300 Stunden im Jahr mit Suchaktionen! Das gilt auch für die digitale Arbeit. Dabei gäbe es doch gerade hier elektronische Helfer. Doch sie sind zu wenig bekannt oder werden nicht ausgereizt. Die Windows-Suche dagegen kennt eigentlich jeder. Aber sie ist nicht immer das erfolgversprechendste Werkzeug. Wir zeigen Ihnen deshalb zum einen, wie Sie Suchaktionen vermeiden können und zum anderen, wie Sie mit dem Such-Tool des Betriebssystems umgehen. Und Sie erfahren, an welchen Stellschrauben Sie zusätzlich drehen können, um zum Ziel zu kommen.

Neue Suchaktion? Nein Danke!

Die erfolgreichste Suche ist vermutlich die, die Sie gar nicht erst starten müssen. Trennen Sie sich also von Altlasten und entrümpeln Sie die digitale Ablage genauso regelmäßig wie die aus Papier. Sind sie unsicher, was wirklich entbehrlich ist und was nicht, arbeiten Sie mit einem speziellen „Vor-Papierkorb“. Legen Sie sich im Dateiensystem einen Ordner an, in den Sie die fraglichen Dateien verschieben. In bestimmten Intervallen wird der Inhalt daraus entsorgt. Je schlanker Ihr Ablagesystem ist, desto besser ist es zu überblicken.

Und: Suchaktionen, die trotzdem anfallen, laufen deutlich schneller ab. Mit ein bisschen Organisation haben Sie das Übriggebliebene dann einfacher im Griff. Werfen Sie zunächst einen Blick in das Windows-Startmenü. Drücken Sie dafür die Windowstaste oder klicken Sie auf das Symbol in der Taskleiste ganz links. Zeigen Sie auf die drei Linien oben. Hier sehen Sie mehrere Verknüpfungen zu Ordern, zum Beispiel Bilder oder Dokumente. Sollte Ihr Favorit nicht dabei sein, passen Sie die Liste an: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag und wählen Sie den Befehl „Diese Liste personalisieren“. Im folgenden Dialog aktivieren Sie, was Sie oft brauchen oder Sie deaktivieren hier, was Sie nicht benutzen.

Doch das ist noch längst nicht alles. Möchten Sie vielleicht schnell auf Ihr Firmen- Benutzerverzeichnis zugreifen? Die Lösung dafür lautet: Anheften. In der Taskleiste findet sich in der Regel das Ordnersymbol für den Datei-Explorer. Klicken Sie darauf und navigieren Sie zu Ihrem Wunschordner. Klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. Nun finden Sie den Eintrag: An Start anheften. Der Ordner erscheint dadurch als „Kachel“ im Startmenü. Sie können mehrere Ordner hinzufügen und nach Ihren Wünschen anordnen. Klicken Sie mit der linken Maustaste knapp über die Kachel, lässt sich eine Gruppe bilden, der Sie einen Namen geben, zum Beispiel „Meine Firmenordner“. Weitere Ordner ziehen Sie mit der linken Maustaste auf diese Benennung. Lassen Sie die Maus los, liegen die Verzeichnisse am gewünschten Platz.

Alternative: Ziehen Sie das Verzeichnis aus dem Explorer heraus auf das Ordner-Symbol auf der Taskleiste. Dann wird es direkt der Explorer-Sprungliste angeheftet. Sie sehen diese Sprungliste, wenn Sie statt mit der linken Maustaste mit der rechten auf das Datei-Explorer-Symbol klicken.

Notieren statt aufspüren

Viele Suchaktionen lassen sich mit einfachen Mitteln ganz vermeiden. In Terminen oder Aufgaben, die Sie in Outlook hinterlegen, gibt es ein Notizfeld. Leider bleibt es oft leer. Schade, denn dort legen Sie zum Beispiel Hyperlinks zu Dateien ab, die im Zusammenhang stehen oder zur Erledigung gebraucht werden. Das hat sich besonders bei der Besprechungsvorbereitung bewährt. Ziehen Sie die Elemente einfach aus dem Datei-Explorer in das Notizfeld des geöffneten Termins oder der Aufgabe. Und was, wenn die gebrauchte Datei nicht in digitaler Form vorhanden ist? Ein Vermerk, in welcher Akte das Papier abgeheftet ist oder wo der passende Leitz-Ordner steht, löst auch dieses Problem. Sie benutzen für temporäre Unterlagen eine Wiedervorlagemappe mit Projektnummern? Dann nehmen Sie doch die Projektnummer in den Termin bzw. in die Aufgabe auf, am besten direkt in den Betreff. So sehen Sie sofort (sogar dann, wenn Sie nur die To-do-Liste anschauen, also noch nichts weiter geöffnet haben), wo dazugehörige Dokumente zu finden sind.

Suchen per Startmenü oder im Explorer

 Sie haben die Wahl und können im Startmenü oder im (Datei)Explorer suchen. Die Startmenü-Suche beginnen Sie pfeilschnell: Windows-Taste drücken und den Suchbegriff tippen. Oft genügen wenige Zeichen. Im oberen Teil des Fensters haben Sie die Möglichkeit, Filter zu setzen. So suchen Sie beispielsweise gezielt nach Anwendungen (Apps), Dokumenten oder Fundstellen im Web. Über den Eintrag Mehr sehen Sie noch andere Filter, zum Beispiel Fotos.

Auch die Startmenü-Suche ist schnell. Die Suchfunktion nutzt Informationen, die im Suchindex auftauchen. Darin ist allerdings nur ein Teil Ihrer Dateien. Haben Sie ein Dokument erst kürzlich abgelegt, finden Sie es nahezu sicher per Startmenü-Suche. Anders sieht es aus, wenn es sich um eine alte, womöglich schon lange nicht mehr aufgerufene Datei handelt. Im Suchindex kommt sie nicht mehr vor. Daher greifen Sie nun zur Explorer-Suche: Navigieren Sie zu dem zu durchsuchenden Ordner und setzen den Cursor ins kleine Suchfeld oben rechts. Dateiinhalte werden nicht durchkämmt, Sie erhalten erst einmal die Resultate aus Datei- bzw. Ordnernamen. Möglicherweise dauert das Aufspüren auch länger. Gibt es keine Ergebnisse, überprüfen Sie die Suchoptionen. Die finden sich auf dem Register Suchtools. Achtung, man sieht es erst, wenn die Suche gestartet wurde. Hier schalten Sie Details hinzu, beispielsweise, dass Inhalte mit durchsucht werden. Auch nach Änderungsdatum oder Dateityp lässt sich (zusätzlich) fahnden. Das ist zwar praktisch, birgt aber auch Tücken. Denn schnell schließt man unbeabsichtigt Elemente von der Suche aus, etwa, indem der Zeitraum der Suchaktion zu eng begrenzt wird. Gehen Sie überlegt und zielgerichtet mit dem Zuschalten weiterer Optionen um.

5 clevere Tipps für minimale Suchzeiten

Setzen Sie auf den Joker. Manchmal läuft eine Volltextsuche ins Leere. Dann fahnden Sie am besten nach dem Dateinamen. Dafür greifen Sie zum Joker, dem Sternchen. Es steht für eine beliebige Anzahl Zeichen. Ein Beispiel: Angenommen, Sie wissen, dass in der Dateibezeichnung das Wort Protokoll vorkommt. Außerdem sind Sie sicher, dass es um eine PDF-Datei handelt. Ob vor oder nach Protokoll noch andere Zeichen stehen, ist Ihnen jedoch entfallen. Macht aber nichts: Tippen Sie den Dateinamen, soweit bekannt, in das Suchfeld und ersetzen Sie die fraglichen Stellen durch das Sternchen. Es ersetzt eine beliebige Anzahl Zeichen. Das sieht etwa so aus: *protokoll*.pdf. Jetzt werden alle PDF-Dateien aufgespürt, die irgendwo im Dateinamen den gesuchten Begriff enthalten. (s. Abb. 4)

Suchergebnisse anheften. Sie führen immer wieder die gleiche Suche aus, weil Sie aktualisierte Ergebnisse brauchen? Dann heften Sie die Suche an das Symbol Datei-Explorer in der Taskleiste an. Ziehen Sie dafür nach erfolgter Suche einfach die Suchergebnisse auf das Icon unten. Windows merkt sich die Details, wie den durchsuchten Ordner oder den Dateityp. Klicken Sie in der Sprungliste des Explorers auf die angeheftete Suche, wird sie auf den neuesten Stand gebracht, das erneute Eingeben der Kriterien entfällt.

Der Ordner Recent. Windows hat ein gutes Gedächtnis. Es protokolliert darin unter anderem, welche Dateien Sie zuletzt verwendet haben. Ihnen ist ein Fauxpas passiert und Sie haben kürzlich eine Datei falsch abgelegt? Das ist ein Fall für den Recent-Ordner, denn dort ist sie bestimmt zu finden. Doch wie kommen Sie in den Ordner? Beim ersten Mal drücken Sie Windowstaste+R. Der Ausführen-Dialog erscheint. Geben Sie shell:recent ein (ohne Leerzeichen) und bestätigen Sie. Der Ordner mit den aktuellen bzw. kürzlich genutzten Dateien öffnet sich. Tipp: Heften Sie den Recent-Ordner per Rechtsklick an den Schnellzugriff bzw. die Explorer-Sprungliste an, dann haben Sie ihn beim nächsten Mal schnell zur Hand.

Den Suchindex besuchen. Die Einstellungen des Suchindex erreichen Sie am besten per Startmenü-Suche. Tippen Sie Indiz ein und wählen Sie aus den Vorschlägen Indizierungsoptionen. Sie sehen dann, welche Orte der Index enthält, können welche hinzufügen oder entfernen. Um bestimmte Einträge zu verändern, klicken Sie auf Erweitert. Dafür brauchen Sie in der Regel Administratorrechte.

Cloud Elemente finden. Zur Zeit ist vielerorts das Arbeiten im Home-Office angesagt. Wenn Sie den OneDrive-Ordner des Büros auf dem Notebook ebenfalls installiert haben und diesen generell mit durchforsten möchten, stellen Sie das so ein: Öffnen Sie Start, Einstellungen, und dann die Suche. Gehen Sie links zu Berechtigungen und Verlauf. Schieben Sie den Regler bei Microsoft-Konto und Geschäfts-, Schul- oder Uni-Konto auf Ein.

Claudia von Wilmsdorff, Fachautorin und Trainerin


TiPP für die Website

Bei der Windows-Suche auch ZIP-Dateien mit durchforsten

Wer öfter komprimierte Dateiordner erhält bzw. ZIP-Dateien verwendet, wird bemerken, dass diese bei einer Windows-Suche nicht berücksichtigt werden. Das ist eine Frage der Einstellung. Überprüfen Sie die Details hier:

  • Öffnen Sie den Datei-Explorer
  • Wechseln Sie ins Register Ansicht und klicken Sie ganz rechts auf Optionen. Dort wählen Sie den Tab Suchen.
  • Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen „Komprimierte Dateien“ und bestätigen Sie mit OK.