Konzepte für Veranstaltungen in Präsenz: So planen Sie jetzt flexibel
„Echte“ Veranstaltungen sind wieder sehr gefragt.

Konzepte für Veranstaltungen in Präsenz: So planen Sie jetzt flexibel

Niemand kann vorhersagen, ob und in welcher Form Veranstaltungen in der kalten Jahreszeit möglich sein werden. Auf alles vorbereitet sein, lautet daher die Devise. Hotels und Veranstaltungshäuser reagieren mit individuellen Konzepten und zahlreichen Optionen.

Die Verunsicherung bei Unternehmen, die Veranstaltungen ausrichten wollen, und den Hotels, die Tagungsräume anbieten, ist groß. „Wir alle haben natürlich die Delta-Variante und mögliche weitere Mutationen im Hinterkopf. Das Worst-Case-Szenario für die kalte Jahreszeit wäre, dass alle Präsenz-Events abgesagt werden müssen“, erklärt Philipp Bode, Director of Events des Hamburger Luxushotels The Fontenay. „Im Moment sind wir aber optimistisch, dass Veranstaltungen stattfinden können. Seit Juli gibt es bereits erste Buchungen für den Winter, beispielsweise für Weihnachtsfeiern im The Fontenay.“ Diesen Trend bestätigt auch Alexandra Weber, Sales Director MICE und Key Accounts bei der Lindner Hotels AG: „Die Buchungsbereitschaft nimmt seit dem Sommer zu. Wir haben wieder Anfragen von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Aber auch Konzerne planen erneut Events und Tagungen.“

„Echte“ Veranstaltungen sind wieder sehr gefragt

Diese Nachfrage ist auf Präsenzveranstaltungen ausgerichtet. Hybride oder rein digitale Events, die beispielsweise von Studioräumen der Hotels aus live gestreamt werden, sind die Ausnahme. „Viele Unternehmen führen Veranstaltungen, die sich für eine rein digitale Ausrichtung eignen, also beispielsweise Memberboard-Treffen, firmenintern in den eigenen Räumlichkeiten durch. Die technischen Voraussetzungen und das dafür erforderliche Know-how sind inzwischen bei den meisten Unternehmen vorhanden“, sagt Philipp Bode.

Was jetzt angestrebt wird, sind Veranstaltungen mit direktem Kontakt. Alexandra Weber meint: „Der Wunsch, sich wieder persönlich zu treffen, ist da. Denn die vergangenen achtzehn Monate haben gezeigt, dass nicht alle Veranstaltungsformate sich für eine Online-Austragung eignen. Das ist zum Beispiel bei Vertriebsthemen und Trainings der Fall. Hier bleiben die Ergebnisse von virtuellen Events hinter denen der Präsenzveranstaltungen zurück.“ Auch hybride Events sieht Alexandra Weber eher als Zwischenlösung, um beispielsweise internationale Teilnehmer, die derzeit noch nicht anreisen können, einzubinden.

Der Beratungsbedarf ist riesig

Die Hotels tun alles, um ihre Kunden bei der Planung und Durchführung sicherer Meetings und Tagungen zu unterstützen. Zwei Aspekte sind dabei besonders wichtig: Beratung und Flexibilität. „Der Beratungsbedarf hat sich deutlich erhöht. Gerade Vielbucher, die Veranstaltungen in mehreren Städten durchführen wollen, verlieren leicht den Überblick, welche Vorschriften jeweils vor Ort gelten“, erklärt Alexandra Weber. Das ist verständlich, denn die Bestimmungen sind von Bundesland zu Bundesland und sogar von Stadt zu Stadt verschieden.

Hinzu kommt, dass sich die Vorgaben je nach Infektionslage schnell ändern können. Bei Anfragen kann es daher leicht zu Missverständnissen kommen, beispielsweise wenn ein Veranstalter bei einer Saalbuchung von falschen Abstandsregeln ausgeht. „Wir fragen deshalb gezielt nach, für wie viel Personen Räumlichkeiten für welche Veranstaltungsform benötigt werden, um ein passgenaues und vorgabenkonformes Angebot unterbreiten zu können“, sagt Alexandra Weber.

Neben guter Beratung ist zudem große Flexibilität gefragt. „Nahezu alle Hotels haben ihre Stornierungsfristen coronabedingt geändert“, erklärt Philipp Bode. „Wir sehen die Problematik und wissen, dass Veranstalter ad hoc auf die Infektionslage reagieren müssen. So waren viele im letzten Jahr gezwungen, Events ganz abzusagen oder um mehrere Monate zu verschieben. Wir haben unsere Kunden natürlich bestmöglich durch schnelles und unkompliziertes Umbuchen unterstützt.“

Das Neu-Einbuchen und Stornieren bedeutet für die Hotels zwar einen erheblichen Zusatzaufwand. Es ist aber ein Plus an Flexibilität, das auch im kommenden Winter benötigt wird. „Kurze Stornierungsfristen geben den Veranstaltern die Gewissheit, dass sie im ungünstigsten Fall, wenn das Event nicht stattfinden kann, die Buchung kostenfrei aufheben können“, sagt Alexandra Weber. „Niemand storniert eine Veranstaltung aus einer Laune heraus. Vielmehr wollen die Veranstalter ja ihrer Verantwortung für die Gesundheit der Teilnehmer gerecht werden.“

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