Formatvorlagen – und die halbe Arbeit ist schon erledigt

Formatvorlagen sind in dem Textverarbeitungsprogramm MS Word ein vertrautes Werkzeug, wenn es um das Formatieren geht. Die Gestaltungshilfen gibt es jedoch ebenso für Bilder, zum Beispiel in PowerPoint, und für Tabellenelemente, unter anderem in Excel. Selbst das digitale Notizbuch OneNote von Microsoft arbeitet mit Formatvorlagen.

Wo immer Sie diese Vorlagen entdecken: Setzen Sie das Tool unbedingt ein! Denn so arbeiten Sie professionell und strukturiert. Nebenbei verleihen Sie Ihren Dateien ein einheitliches Erscheinungsbild, und durch die Stilvorlagen sind Änderungen blitzschnell erledigt. Außerdem bieten die Vorlagen oft alltagstaugliche Zusatzfunktionen wie Inhaltsverzeichnis oder automatisches Hervorheben.

Jedes Word-Dokument, das Sie öffnen, enthält u. a. die Vorlage Standard. Darin sind Schriftart und Schriftgröße, der Zeilenabstand und andere typografische Merkmale definiert. Im Menüband sehen Sie Vorlagen an prominenter Stelle: Etwa in der Mitte des Registers Start ist der Formatvorlagenkatalog angeordnet. Klicken Sie dort eine Vorlage an, weisen Sie diese Ihrem Text zu, sein Aussehen ändert sich entsprechend. Formatvorlagen gelten häufig für den ganzen Absatz, manchmal aber nur für Buchstaben. Auch eine Kombination aus beidem gibt es, die verknüpften Formatvorlagen. Gut erkennbar ist der Formatvorlagen-Typ im Formatvorlagen-Bereich am rechten Fensterrand. Vorlagen für Absätze sind mit einer Absatzmarke dahinter gekennzeichnet, die mit kleinem a sind Zeichenformate.

Die wohl wichtigsten und am meisten verwendeten Formatvorlagen sind Überschriften. Word bringt fertige Überschriften-Definitionen mit. Die Überschrift 1 bis 3 weist man direkt über den Formatvorlagenkatalog zu. Alternativ verwenden Sie die Tastenkürzel ALT+1, 2 oder 3. Der Text nach einer Überschrift ist automatisch mit der Formatvorlage Standard verbunden. Das ist im Überschriftenformat festgelegt. Neben der Arbeitsersparnis haben die Überschriftenformate den Vorteil, dass man mit wenigen Klicks ein Inhaltsverzeichnis erzeugt.

Es gibt viele weitere Formatvorlagen, wie Hervorhebungen, Zitate oder Titel. Zudem ist es möglich, den Formatvorlagensatz zu wechseln. Rufen Sie dafür das Register Entwurf auf. Wenn Sie mit der Maus über die Einträge fahren, erhalten Sie eine Vorschau und sehen, wie sich der jeweilige Satz, eine Vorlagen-Sammlung, auf das Dokument auswirkt.

Vorlagen können Sie anpassen. Sind das nur Kleinigkeiten, wie eine andere Schriftart, geht es am einfachsten so:

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, die mit der Formatvorlage verbunden ist.

2. Ändern Sie nun die Schrift oder andere Details (Farbe, Auszeichnung, Größe etc.)

3. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Formatvorlagen-Namen im Katalog oder auf den Pfeil hinter dem Namen im Formatvorlagenbereich rechts.

4. Wählen Sie den Befehl [Formatvorlagenname] aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen.

Alle Stellen, an denen die Formatvorlage verwendet wird, ändern jetzt das Erscheinungsbild. Komplexer wird es, wenn Sie im Auswahlkatalog per Rechtsklick auf den Vorlagennamen den Punkt Ändern wählen. Im Dialog Formatvorlage ändern haben Sie Zugriff auf zahlreiche Details – zum Beispiel auf die bereits erwähnte Festlegung des Folgeformats. Weitere Einstellungen gibt es für Rahmen, Aufzählungszeichen, Sprache und mehr. Zudem entscheiden Sie, ob die Formatvorlage nur für das aktuelle Dokument oder für alle neuen verfügbar ist oder ob sie dem Formatvorlagenkatalog im Menüband hinzugefügt wird.

In Word und in PowerPoint gibt es besondere Vorlagen, mit denen Sie Bilder, Formen oder Tabellen nach Ihren Wünschen gestalten können. Klicken Sie auf das jeweilige Kontext- Register im Menü-Band, etwa das für das Bildformat oder Tabelle. Es ist nur zu sehen, wenn ein entsprechendes Element ausgewählt ist! Bei Bildern gibt es dort die Gruppe Bildformatvorlagen und darin die Schnellformatvorlagen. Jede lässt sich weiter variieren, bei der Zuweisung eines Rahmens etwa, dessen Farbe oder bei einem Schatten die Breite. Für Formen, Tabellen, Kopf- oder Fußzeilen gilt dasselbe. Schneller greifen Sie auf die Bildformat-Befehle zu, indem Sie das Bild doppelt anklicken: Das Menüband zeigt jetzt das Register Bildformat.

Es fällt nicht direkt auf, aber auch die Tabellenkalkulation setzt auf Formatvorlagen. Die wichtigsten:

• Zellenformate
• Bedingte Formatierung
• Tabellenformate

Zellenformate ähneln denen aus Word am ehesten. Die Vorlagen liegen im Register Start bei Zellenformatvorlagen. Sie finden verschiedene Kategorien. Mit „gut, schlecht, neutral“ färben Sie Zellen ein. Per „Daten und Modell“ werden Tabellen übersichtlicher: Wo sollen Daten eingegeben werden? An welcher Stelle gibt es Notizen? Wenn Sie solche Vorlagen konsequent zuweisen, wird das Tabellenblatt verständlicher. Titel und Überschriften oder Zellen sind schnell herausgeputzt und wirken professionell. Zahlenformate werden gleich mit angeboten.

Außer den vorgegebenen Formaten lassen sich eigene Formate erstellen. Dazu legen Sie zuerst das Aussehen der Zellen fest und klicken dann auf den Befehl Neue Zellenformatvorlage. Vergeben Sie mindestens einen Namen. Mehr Optionen erreichen Sie über den Punkt Formatieren. Die fertige Vorlage liegt künftig im Abschnitt „Benutzerdefiniert“.

Bedingte Formate sind ein besonderes Excel-Merkmal. Sie finden die Funktion auf dem Register Start, Gruppe Formatvorlagen. Damit kann man beispielsweise Zellen mit bestimmten Inhalten automatisch hervorheben. Ändert sich der zugrunde gelegte Wert, passt sich die Formatierung an. Sie bestimmen zum Beispiel, ab welcher Höhe eine Hervorhebung erfolgt oder definieren Regeln für oberste bzw. unterste Werte. Färben Sie solche ein, die vom Durchschnitt nach oben oder unten abweichen – die „Ausreißer“ fallen ins Auge. Datenbalken und Farbskalen sowie Symbolsätze helfen beim Visualisieren und Optimieren trockene Zahlenaufstellungen. Mithilfe von Formeln legen Sie eigene Formatierungen fest. Machen Sie sich mit der bedingten Formatierung vertraut – es lohnt sich bestimmt.

Eine mächtige Funktion, die oft unbekannt ist, sind die Tabellenformate. Excel unterscheidet zwischen einfachen Listen und echten Tabellen. Werden Datensätze als Tabelle interpretiert, wird die Bearbeitung komfortabler. So setzt Excel automatisch Überschriftenzeile und Autofilter, wenn eine Liste zur Tabelle wird. Daten sortieren oder Listen nach Werten durchsuchen – das geschieht per Klick. Werden Daten zur Tabelle konvertiert, gibt es neben dem Plus an Übersicht die bessere Datenanalyse. Die Formelarbeit wird simpler, denn Excel versucht, angrenzende Spalten entsprechend zu füllen und mit in die Tabelle einzubeziehen. Außerdem bietet sich mit einem Mausklick eine Ergebniszeile für schnelle Berechnungen an. Extraschnell zur Tabelle? Cursor in eine Zelle der Liste platzieren und STRG+T drücken.

Formatvorlagen im digitalen Notizbuch OneNote haben zwar nicht dasselbe Bearbeitungs- und Anpassungspotenzial wie Word-Formatvorlagen, sind aber trotzdem alltagstauglich. Man erreicht sie über den Auswahlkatalog auf dem Register Start. Beim Schreiben lassen sie sich flüssig mittels Tastenkürzel zuweisen: Drücken Sie ALT+UMSCHALT in Verbindung mit den Ziffern 1 bis 6 auf der oberen Tastaturreihe.

Leider gibt es in OneNote keine individuelle Anpassung oder Ergänzungen durch eigene Vorlagen. Dennoch: Notizseiten sind übersichtlicher, sobald Formatvorlagen zum Einsatz kommen. Ein guter Grund, sie auch im digitalen Notizbuch zu verwenden.