Digitale Prozesse: Nutzen Sie jetzt die starken Impulse
„Je digitaler die Büro- und Verwaltungsprozesse sind, desto besser kommen Unternehmen durch diese herausfordernde Zeit.“ Peter Collenbusch, Vorsitzender der Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom

Digitale Prozesse: Nutzen Sie jetzt die starken Impulse

In vielen Unternehmen ist die Digitalisierung voll im Gange. Die aktuelle Krise mit ihren Begleiterscheinungen wie Homeoffice und vermehrter Virtualität lässt sich dabei als Impulsgeber für neue, optimierte Abläufe nutzen.

Laut dem Digital Office Index 2020 von Bitcom streben 86 Prozent aller Geschäftsführer und Vorstände in Deutschland an, die Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen – 2018 waren es noch 43 Prozent. Zwei Drittel der Unternehmen gelingt dies bereits zunehmend, was ebenfalls einen deutlichen Anstieg gegenüber 2018 darstellt (damals waren es 30 Prozent).

Schaut man auf den Zeitpunkt der Umfrage, sind die Ergebnisse wenig verwunderlich. Im Mai und Juni 2020 waren die Auswirkungen des ersten Lockdowns deutlich spürbar, neue Strukturen wurden notwendig. „Das Digital Office setzt sich in der deutschen Wirtschaft durch und ist in den vergangenen Monaten zum Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in Unternehmen geworden. Je digitaler die Büro- und Verwaltungsprozesse sind, desto besser kommen Unternehmen durch diese herausfordernde Zeit“, konstatierte Peter Collenbusch, Vorsitzender der Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom.

PAPIERLOS? JEIN!

So ganz und gar digitalisieren lässt sich der Büroalltag jedoch nicht ohne weiteres. Denn Behörden und Gerichte akzeptieren einige Dokumente nur in Papierform, beispielsweise notarielle Beglaubigungen, Verträge, Gerichtsurteile oder Urkunden. Je nach Bundesland gibt es dafür unterschiedliche Vorschriften.

Auch die Wiedervorlage funktioniert in vielen Büros noch „analog“, zum Beispiel bei Regina Hollenbenders: „Von den größeren Projekten habe ich noch ein Papier-File. Ich brauche etwas, das ich mir auf Wiedervorlage legen kann, ein Blatt auf meinem Schreibtisch nehme ich einfach anders wahr“, erklärt die kaufmännische Leiterin der EfA Experts for Automation GmbH. „Wir hatten bereits vor der Corona-Krise eine cloudbasierte Archiv-Software von Starfinder geleast, dort werden alle Dokumente als PDF gespeichert“. Das gilt auch für Dokumente, die per Gesetz physisch vorhanden sein müssen, denn „es ist sinnvoll, dass alle Mitarbeiter Zugang dazu haben, zum Beispiel, um Lieferumfänge zu prüfen“, so Regina Hollenbenders. Neben ihrem Büro steht derzeit noch ein Wagen mit Hängetaschen, die man sichtbar mit Post-its markieren kann – auch wenn er nicht mehr unbedingt erforderlich ist.

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