SMART OFFICE OneNote
Bei Projektarbeit, Aufgabenplanung, Reiseorganisation gern genutzt: OneNote © vladwel – Adobe Stock

SMART OFFICE OneNote

NOTIZBUCH OneNote ist ein beliebtes Tool, doch beim Einsatz entsteht häufig ein Problem: Die Notizbücher sind irgendwann prall gefüllt, der Überblick geht verloren. Das lässt sich verhindern. working@office stellt Techniken vor und liefert passende Einsatz-Ideen.

Das digitale Notizbuch wird gerne genutzt: Bei der Projektarbeit, für das Office-Management, zur Reisevorbereitung oder Aufgabenplanung, als Wissens- und Themensammler, beim Organisieren von Besprechungen oder der Protokollführung und bei vielem anderen mehr. Informationen lassen sich schnell, einfach und in vielen Arten übernehmen. Etwa in Text- und Bildform, mit Links, in Tabellen angeordnet oder als Checkliste formatiert, sogar Sprach- oder Videodateien sind eine Option. OneNote ist also breit aufgestellt. Doch schnell wird es unübersichtlich, selbst wenn man mehrere thematisch unterteilte Notizbücher verwendet. Aber OneNote wäre nicht OneNote, hätte es nicht einige tolle Ordnungshelfer intus.

Ordnungsbasis: Rund um das Notizbuch

Wer in OneNote nur ein einziges Notizbuch nutzt, verschenkt nicht nur Potenzial, sondern hat den Überblick-Verlust schon vorprogrammiert. Besser ist es in jedem Fall, mit mehreren Notizbüchern zu arbeiten. Das ist nicht nur dem Überblick geschuldet, auch die Zusammenarbeit klappt besser. Denn so ist es machbar, ein bestimmtes Notizbuch freizugeben und zu teilen, während man ein weiteres sozusagen „unter Verschluss“ hält und darin Dinge aufbewahrt, die anderen nicht zugänglich sein sollen oder dürfen.

OneNote besitzt eine Hierarchie, die eine erste Struktur vorgibt:

  1. An erster Stelle steht das Notizbuch.
  2. Dann schließen Abschnittsgruppen an.
  3. Die nächste Ebene sind Abschnitte.
  4. Als letztes folgen Seiten.

Wenn Sie ein neues Notizbuch anlegen, enthält dieses automatisch einen Abschnitt und eine Seite. Mit einem Klick auf das Plus hinter dem Abschnitts-Tab erzeugen Sie neue. Auch kann das Notizbuch beliebig viele Seiten enthalten.

Mit einer anderen Darstellung haben Sie mehr im Blick. Heften Sie Notizbücher an:

  • Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Winkel hinter dem Notizbuchnamen.
  • Eine Liste der Notizbücher klappt auf. Ganz oben finden Sie den Befehl zum Erzeugen weiterer Notizbücher.
  • Dahinter sehen Sie eine kleine Pin-Nadel. Klicken Sie diese mit der linken Maustaste an.

Notizbücher werden nun dauerhaft links angezeigt. Der Clou: Sie können jedes Notizbuch erweitern und dessen Abschnitte sehen. Denn hinter jedem sehen Sie einen nach unten zeigenden Winkel. Per Klick auf Einträge navigieren Sie. Außerdem können Sie nun per Drag & Drop Inhalte von einem Notizbuch in ein anderes schieben. Sobald Sie die Pin-Nadel lösen, kommt die alte Ansicht zurück.

 Fix zur Hand: Notizbuch als Desktop-Verknüpfung

Mit einem Kniff legen Sie ein Notizbuch als Verknüpfung auf den Desktop. Zuerst erzeugen Sie in OneNote einen Link darauf. Das erledigen Sie per Rechtsklick auf das Notizbuch. Starten Sie nun den Windows-Texteditor. Fügen Sie den kopierten Link ein. Sie sehen jetzt zwei Adressen. Die obere, die mit https: beginnt, führt ins Internet. Kopieren Sie daher die untere, die mit onenote: anfängt. Erzeugen Sie jetzt eine Desktop-Verknüpfung und fügen Sie im Feld vor der Schaltfläche Durchsuchen den kopierten Link ein. Weiter drücken – fertig.


Hilfsmittel Nummer 1, um Inhalte zu strukturieren: Abschnitte. Die kennt jeder OneNote-Nutzer. Die Abschnitte finden Sie in der Desktop-Version von OneNote oben als Taben, in der Windows-Variante des Programms sind sie links angeordnet.

TiPP: In der Windows-Variante von OneNote gibt es einen Befehl zum Anheften von Abschnitten ans Startmenü. Sie erreichen ihn mit einem Rechtsklick auf den Abschnitt. Nehmen Sie ggf. mehrere Abschnitte ins Menü auf und fassen Sie diese als Gruppe zusammen. Alternativ lassen sich Abschnitte in der Programm-Sprungliste (Taskleiste) anheften.

In OneNote Notizbücher mit einem Passwort zu verschlüsseln, gelingt nicht. Es klappt aber mit einzelnen Abschnitten. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste oben auf einen beliebigen Abschnitt, wählen den Befehl Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen und vergeben ein Passwort. Wollen Sie später Informationen aus dem Abschnitt abrufen, erscheint ein Hinweis auf den Schutz und Sie haben die Möglichkeit, das Passwort einzugeben.

TiPP: Überprüfen Sie die Einstellungen unter Datei, Optionen, Erweitert. Im Bereich Kennwörter legen Sie Details zum Schutz fest. Zum Beispiel sorgen Sie dafür, dass der Abschnitt umgehend geschlossen wird und nicht, wie voreingestellt, noch eine Zeitlang offen bleibt.

Großer Unbekannter: Abschnittsgruppen

Ein Rechtsklick auf einen Abschnittstab zeigt den Befehl Neue Abschnittsgruppe. Nicht jeder OneNote-Nutzer kann damit etwas anfangen. Was also hat es damit auf sich? Abschnittsgruppen sind eine weitere Gliederungshilfe in der OneNote 2016, also der Desktop-Form. Sie fassen mehrere Abschnitte zusammen. Angenommen, Sie besitzen ein geschäftliches Handbuch. Dort sind unter anderem Abläufe und Zuständigkeiten dokumentiert, aber auch Lieferanten und Kunden je als eigener Abschnitt angelegt. Diese Abschnitte enthalten unzählige Seiten mit Angaben zu den einzelnen Personen. Um besser zu sortieren, erzeugen Sie für jede Personenart eine Abschnittsgruppe. Dort wiederum bilden Sie Abschnitte, die Sie nach Alphabet beschriften, etwa A‑C, D-G usw. Hier sortieren Sie die Inhalte ein.

Die Abschnittsgruppen erscheinen im Notizbuch rechts hinter den Abschnitten. Man erkennt sie am Symbol. Haben Sie eine Abschnittsgruppe geöffnet, sitzt links direkt vorm ersten Abschnitts-Tab ein geschwungener grüner Pfeil. Damit verlassen Sie die Gruppe. Wurden die Notizbücher angeheftet, sind die Gruppen dort ebenfalls sichtbar – sofern die Anzeige erweitert ist.

TiPP: Erstellen Sie eine Abschnittsgruppe, die einen Pultordner ersetzt. Dort erzeugen Sie je Kalenderwoche einen Abschnitt und nutzen die einzelnen Seiten mit Datum beschriftet etwa für Ihre To‑dos.

So arbeiten Sie mit Seiten

Seiten stehen am Ende der OneNote-Hierarchie. Dennoch bieten sie eine Menge. Neue Elemente erzeugen Sie mit dem Pluszeichen rechts oben bei Seiten hinzufügen. Oder Sie drücken STRG+N. In OneNote für Windows erzeugen Sie neue Seiten, indem Sie auf eine vorhandene Seite rechts klicken oder den Befehl Seite hinzufügen unten im Programmfenster wählen.

In OneNote online gab es schon lange eine Schaltfläche, um Seiten automatisch zu ordnen. Nun hat diese Schaltfläche auch in OneNote 2016 einen Platz: Hinter dem Befehl für das Hinzufügen neuer Seiten sieht man einen Pfeil mit drei Linien. Per Klick darauf wird sortiert, und zwar alpabetisch oder nach Änderungsdatum, jeweils auf- oder absteigend.

Was, wenn Ihre Seiten bereits geordnet sind und Sie ein neues Element gezielt dazwischen setzen wollen? In OneNote 2016 geht das: Zeigen Sie mit der Maus auf einen Eintrag im Seitenregister rechts. Etwas weiter links erscheint ein Blockpfeil mit einem + darin. Wenn Sie die Maus darauf platzieren, sehen Sie eine schwarze Linie. Klicken Sie hier, erscheint an dieser Stelle die neue Seite.

Wenn Sie noch mehr Gliederung benötigen, nutzen Sie Unterseiten. Diese werden einer Seite zugeschlagen und darunter „gestapelt“. Klicken Sie rechts auf eine Seite und wählen Sie den Befehl Als Unterseite verwenden. Oder halten Sie die Seite mit der linken Maustaste fest und ziehen Sie sie etwas nach rechts. Sie wird eingezogen dargestellt. Bis zu zwei Ebenen sind möglich, der Einzug ist dann stärker. Die Hauptseite besitzt nun einen kleinen Winkel, der dazu dient, die Seiten ein- bzw. auszuklappen.

TiPP: Falls OneNote beim Zuordnen Unterseiten durcheinander würfelt, überprüfen Sie die Sortierung. Eventuell schalten Sie diese kurz aus.

Noch ein feines Helferlein: In der Windows-Form von OneNote findet sich im Seiten-Kontextmenü der Befehl Seite übersetzen. Ggf. müssen Sie noch die Quell- bzw. Zielsprache im Arbeitsbereich rechts angeben. Der übersetzte Text erscheint auf einer Unterseite des Originals.

Zum Abschluss ein pfiffiger Trick für den OneNote-Alltag: Wenn Sie STRG+M drücken, öffnet sich ein zweites OneNote-Fenster. Dort können Sie zu einer anderen Seite navigieren und diese zum Beispiel mit der bereits offenen vergleichen.

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