Das perfekte Meeting
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Das perfekte Meeting

VIRTUELLE TREFFEN Die wohl meistgenutzte Funktion in MS Teams ist die der Video-konferenz. Wer alle Funktionen kennt und die Besprechung optimal vorbereitet, punktet bei den Teilnehmern und sorgt für effektives gemeinsames Arbeiten.

Microsoft Teams gibt es seit 2017. Das noch junge Office-Tool bietet Möglichkeiten rund um die Zusammenarbeit und wird kontinuierlich erweitert. Dabei ist Teams weniger ein Programm, vielmehr ist es eine Kollaborationsplattform. Es gibt verschiedene Teams-Varianten – kostenlose für den Privatanwender, andere sind für Lehrkräfte oder für Firmen gedacht. Teams gibt es im Rahmen eines Office-Abos genauso wie für Windows, Tablet und Smartphone. Neben eingebauten Werkzeugen kann man zusätzlich individuelle Favoriten-Apps einbinden. Dies erklärt, warum jedes Teams anders aussieht. Der Fokus in allen Formen liegt auf der Kommunikation: Chatten, Internet-Telefonate, Dateien austauschen, Online-Präsentationen und Videokonferenzen. Häufig wird der Begriff Online-Konferenz oder -Meeting verwendet, in Teams heißt die Funktion „Besprechung“.

Los geht’s: Besprechung aufsetzen

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine Besprechung aufzusetzen. Entweder man legt die Besprechung in Teams direkt an und beginnt von dort aus mit der Besprechung. Oder man plant die Besprechung über Outlook und verschickt darüber die Einladungen.

Von Teams aus starten Sie so: Wählen Sie einen Kanal in der linken Spalte, für den Sie eine Besprechung erstellen möchten. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Besprechungen. Sie entscheiden nun, ob Sie sofort beginnen wollen oder wählen einen späteren Zeitpunkt. Ihrer Besprechung geben Sie einen Namen. Die Team-Mitglieder können auf diese Besprechung zugreifen, es ist genauso möglich, nur bestimmte Personen einzuladen. Nicht kanalgebundene Alternativen gibt es ebenso: Klicken Sie links auf Teams und oben rechts auf die Schaltfläche Besprechung planen bzw. auf das Kamera-Symbol. Oder Sie klicken weiter unten in der Navigationsspalte auf Besprechungen. Anschließend laden Sie Teilnehmer ein.

Outlook und Teams sind eng verzahnt. Im Programm sind an unterschiedlichsten Stellen Schaltflächen zur Planung einer Besprechung integriert. Klicken Sie im Posteingang zum Beispiel auf neue Elemente, finden Sie den Eintrag Teams-Besprechung. Sind Sie im Kalender, gibt es eine eigene Gruppe Teams-Besprechung und den Befehl Neue Teams-Besprechung. Haben Sie bereits ein Besprechungsformular geöffnet, finden Sie die Schaltfläche auch. Empfänger erhalten eine Einladungs-Mail mit einem Teilnahme-Link. Zum angegebenen Zeitpunkt erreichen die eingeladenen Personen den virtuellen Meeting-Raum per Klick auf den Link im eigenen Kalender. Nutzen Sie Teams gratis, funktionieren die vorhandenen Schaltflächen nicht. In diesem Fall versenden Sie den Teams-Link einfach als separate Besprechungsanfrage.

Bild- und Ton-Technik

Einstellungen zur verwendeten Technik nehmen Sie zu Beginn der Besprechung vor. So lässt sich beispielsweise ein virtueller Hintergrund auswählen. Sind am PC mehrere Kameras installiert, bestimmen Sie, ob die vorgeschlagene Kamera verwendet wird. Gleiches gilt für den Ton. Meistens entscheidet man sich für das Computeraudio, doch es gibt Alternativen wie Raumaudio oder Telefon. Sie können Bild und Ton auch deaktivieren. Statt eines Videos erscheint dann ein Foto, sofern Sie eines in Ihrem Profil hinterlegt haben. Andernfalls sehen Sie später nur Ihre Initialen. Bild und Ton steuern Sie während der Besprechung in der Symbolleiste oben rechts.

Rund um die Besprechung

Wenn Sie das Besprechungsfenster vor sich sehen, erkennen Sie eine Reihe von Befehlen. In der linken oberen Ecke zeigt eine Uhr, wie lange die Besprechung bereits dauert. Das nächste Symbol oben – ein Stück weiter rechts – enthält die Teilnehmerliste. Wer wurde eingeladen bzw. ist schon im virtuellen Besprechungsraum? Unter der Sprechblase daneben liegt der Chat. In den Chat können Sie Nachrichten eingeben und Unterhaltungen mit dem Organisator oder anderen Teilnehmern führen. Sie können hier auch Bilder oder Links einsetzen.

Das nächste Symbol visualisiert Handmeldungen. Es gibt darunter verschiedene Icons, etwa das Handzeichen. Klicken Sie es an, um sich zu Wort zu melden. Der Moderator erkennt die erhobene Hand im Videobild des Teilnehmers. Auch in der Teilnehmerliste erscheint das Zeichen. Die kürzlich eingeführten Pfeile verdeutlichen das Vortragstempo: Ist es zu langsam oder zu schnell? Es gibt noch mehr Emoticons, zum Beispiel für Applaus, Daumen hoch, ein Lachen oder ein Herzchen. So wird die virtuelle Konferenz persönlicher und verrät, wie sich die Teilnehmer fühlen.

Mehr oder weniger?

Bei Videokonferenzen macht es einen Unterschied, ob Sie an der Besprechung teilnehmen oder ob Sie sie selber geplant haben. Der Organisator hat mehr Befehle bzw. Berechtigungen als die Teilnehmer. Er kann beispielsweise alle Personen stumm schalten oder sie aus der Besprechung entfernen. Welche Rolle jeder einzelne Teilnehmer während der Besprechung spielt, erkennt man in der Teilnehmerliste; unter dem Namen ist die Rolle angegeben.

Auch die Anzahl der Teilnehmer wirkt sich aus, nämlich bei der Darstellung. Bestimmte Anzeigeformen für die Videobilder der Teilnehmenden – etwa Galerie – erfordern eine Mindestanzahl. Neun Personen sind dafür nötig. Der Zusammen-Modus braucht wenigstens fünf Personen. Der Modus platziert die Teilnehmer vor einem gemeinsamen Hintergrund, zum Beispiel sitzen alle in einem Hörsaal oder im Seminarraum. Das erleichtert die Konzentration auf Gesichter und Körpersprache der Teilnehmer. Möchten Sie den aktuellen Redner oder einen bestimmten Teilnehmer hervorheben, rückt man diese ins „Spotlight“. Das Videobild ist dann größer als das der anderen. Die Einstellungen dafür erreichen Sie über die Teilnehmerliste und einen Linksklick auf die drei Punkte hinter dem Namen. Alternativ klappt auch ein Rechtsklick auf das Videobild.

Freigabe, weitere Aktionen und Besonderheiten

Ein wichtiger Punkt in Besprechungen ist die Freigabe. Damit teilen Sie Ihre Bildschirminhalte mit anderen. Das gelingt mit dem Symbol des nach oben weisenden Pfeils oder dem Shortcut STRG+UMSCHALT+E. Genauso stoppen Sie den Vorgang wieder. Am unteren Fensterrand klappt zuerst der Freigabe-Bereich auf, der die geöffneten Fenster zeigt. Entscheiden Sie sich hier für den Desktop, sehen alle anderen das, was Sie selbst vor Augen haben. Es ist auch möglich, nur ein bestimmtes Fenster anzuzeigen. Zusätzlich gibt es ein Whiteboard, oder Sie laden eine Präsentation in Teams hinein. Nicht nur der Organisator kann seinen Bildschirm freigeben, auch Teilnehmer dürfen das , falls das so vorgesehen ist.

TIPP: Gibt man den Desktop frei und möchte, dass die Zuschauer nicht nur den Inhalt des eigenen PC sehen, sondern auch eventuelle Geräusche hören, muss man im Freigabebereich oben links das Symbol „Computersound einschließen“ aktivieren.

Unter den drei Punkten in der Symbolleiste liegt ein größeres Menü. Dort lassen sich viele Optionen und Einstellungen treffen. Die Bandbreite reicht von der Gerätewahl, Besprechungsoptionen, -Notizen und -Details (etwa einen Link abrufen, um weitere Teilnehmer einzuladen) über Ansicht oder Hintergrundeffekte (z. B. ein virtueller Hintergrund oder ein unscharfer) bis hin zur Aufnahme der gesamten Besprechung und mehr. Die Werkzeuge sollte man sich ansehen, um die Qualität der eigenen Besprechungen sicherzustellen.

Noch nicht allzu lange gibt es die Break-out-Rooms, virtuelle Gruppenarbeitsräume. Sie sind hilfreich, um große Personengruppen zu unterteilen, etwa für ein Brainstorming. Zu jedem Raum gibt es einen eigenen Chat. Werden Besprechungsnotizen oder das Whiteboard in einem Raum verwendet, landen diese Dateien im Chatverlauf und sind später weiter verfügbar. Meistens bestimmt der Moderator, wie viele Räume es gibt und wer in welchen Raum geht. Man kann sie aber auch automatisch erzeugen. Praktisch ist die Möglichkeit, Ankündigungen in die Räume zu schicken, wie etwa einen Hinweis, dass die vereinbarte Zeit bald zu Ende ist.

So überprüfen Sie die Technik im Vorfeld einer Besprechung

Teams bietet eine Möglichkeit zum Technik-Check:

  1. Klicken Sie in Teams oben rechts auf das eigene Profil. Wählen Sie aus dem Menü Einstellungen.
  2. Klicken Sie am linken Rand auf Geräte. Rechts daneben erscheint ein Bereich, in dem Details angezeigt sind.
  3. Ihre Webcam wird aktiviert. Über den Pfeil am Ende können Sie diese gegebenenfalls wechseln.
  4. Etwa in der Mitte klicken Sie auf die Schaltfläche Testanruf führen.
  5. Folgen Sie der Anleitung und sprechen Sie einen kurzen Text. Teams spielt diese Nachricht für Sie erneut ab und gibt so einen Eindruck von der Qualität.

Auf einen Klick …

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Claudia von Wilmsdorff, Fachautorin und Trainerin