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Budgetplanung am Küchentisch

In Corona-Zeiten wird das Zuhause für viele Angestellte zum Büro. Damit die Zusammenarbeit mit den Kollegen klappt, nutzen Unternehmen Kollaborationstools. Aufgerüstet mit entsprechenden Apps helfen diese auch bei der gemeinsamen Budgetplanung.

Nach rund neun Monaten Homeoffice-Erfahrung gehört für viele Angestellte die Zusammenarbeit mit Kollegen über ein Kollaborationstool zum Arbeitsalltag. Chats, Videokonferenzen, Präsentationen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Externe zu den Meetings einladen klappt aus dem Effeff. Die arbeitserleichternden Tools werden immer häufiger genutzt: So stellt beispielsweise Microsoft bei seinem Tool Microsoft Teams einen Anstieg auf 115 Millionen tägliche Nutzer im Oktober 2020 fest. Das ist kaum verwunderlich, denn die Anwendungen sind praktisch und einfach zu bedienen.

Doch gegen Jahresende wird es heikler. Hier stehen zum Beispiel Jahresabschluss und Budgetplanung an, die zahlreiche Meetings zwischen den Mitarbeitern aus dem Controlling und den Fachabteilungen erfordern und bei denen viele vertrauliche Themen besprochen werden. Das geht in diesem Jahr natürlich nicht auf die herkömmliche Art und Weise. Doch auch hierbei helfen Tools für die Kommuikation und Zusammenarbeit wie Microsoft Teams, das bereits in Microsoft 365 (ehemals Office 365) enthalten ist. Davon profitieren auch kleinere Unternehmen, die ihr Budget noch klassisch mit Excel planen. Sie können Excel-Listen, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen in der Anwendung gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten.

Aufrüsten mit Apps für individuelle Anforderungen

Das Kollaborationstool lässt sich aber auch mit zahlreichen Apps auf die individuellen Anforderungen aufrüsten. Nutzen Unternehmen etwa für die Budgetplanung eine Softwarelösung wie Dynamics 365 von Microsoft, lässt sich die App in Teams integrieren. Dabei kombiniert es Customer-Relationship-Management (CRM) und Enterprise-Resource-Planning (ERP) in einer Lösung. So erhalten alle berechtigten Mitarbeiter die Möglichkeit, auf die Daten zuzugreifen und diese gemeinsam zu bearbeiten. Mit der App lassen sich auch Budgetpläne für verschiedene Szenarien analysieren und aktualisieren – in Zeiten der Pandemie mit wegbrechenden Umsätzen eine nützliche Anwendung. Die erstellten Budgetpläne leiten die Mitarbeiter aus dem Controlling und den Fachabteilungen dann zusammen mit Arbeitsblättern und Begründungsdokumenten zur Prüfung und Genehmigung an jeden beliebigen Standort weiter.

Noch einfacher wird es für das Budgetplanungsteam, wenn alle täglich genutzten Apps und Dateien wie Vorlagen und Budgetdokumente übersichtlich in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, dem Kanal, zusammengebracht werden. Das gelingt etwa mit der App Power BI. Über ein Dashboard gestalten die Teammitglieder ihren Arbeitstag dann noch produktiver und vernetzen sich stärker miteinander, können wichtige Updates teilen und Budgetfreigaben der Abteilung nachverfolgen. Genehmigungen und Abzeichnungen lassen sich auch automatisieren. Die Telekom unterstützt Unternehmen bei der Einrichtung sämtlicher Microsoft-Produkte und bietet ihnen Support an.

An gewöhnlichen Arbeitstagen gehören Audio- und Videokonferenzen zu den beliebtesten Anwendungen im Homeoffice, weil man die Kollegen sieht und mit ihnen sprechen kann. Webkonferenzen lassen sich mit wenigen Klicks starten. Auch Externe können dazu eingeladen werden. Diese müssen dafür nicht extra ein Programm installlieren, sondern einfach auf den in der Einladung mitgeschickten Link klicken. In Microsoft  Teams lassen sich Besprechungen aufzeichnen und sogar Live-Untertitel einblenden. Mitarbeiter können das Kollaborationstool auf allen Geräten nutzen, also auch auf ihren Smartphones oder Tablets. So vernetzen sich Arbeitsgruppen mit Internetzugang mobil und von allen Orten der Welt.

Trello, Planner & Co. in Teams integrieren

Die Kollaborationstools erleichtern die Teamarbeit indes nicht nur im Homeoffice, sondern auch im Büro. Über Einzel- oder Gruppenchats tauschen sich Mitarbeiter der verschiedenen Fachabteilungen einfach und schnell aus, Nachrichten gehen dabei in hektischen Zeiten wie etwa beim Geschäftsjahresabschluss nicht so leicht unter, wie beim üblichen E-Mail-Ping-Pong.

Nützlich sind auch integrierte Umfragetools wie Polly oder Microsoft Forms. Damit erstellen Unternehmen innerhalb weniger Minuten Umfragen, die automatisch ausgewertet werden. Auch Projektmanagement-Apps lassen sich hinzufügen, wie etwa die Tools Trello, Microsoft Planner, Asana oder Wrike. Standardmäßig sind die Outlook-Kalender integriert. Und auch auf OneDrive for Business und SharePoint Online greifen Anwender direkt über Microsoft Teams zu.

Digitale Leinwand für die Ideensammlung

Die Anbieter der Kollaborations-Tools entwickeln ihre digitalen Werkzeuge ständig weiter und bringen neue Funktionen heraus. Microsoft Teams wird zum Beispiel mit der Funktion Microsoft Whiteboard noch nutzerfreundlicher: Auf einer digitalen Leinwand sammeln Brainstorming-Gruppen ihre Ideen oder Abläufe und skizzieren diese übersichtlich.

Praktisch ist die geplante Funktion „Push-to-Talk“: Dabei wird das Mikrofon des Nutzers nur dann aktiviert, wenn er eine bestimmte Taste gedrückt hält. So müssen sich die Teilnehmer nicht ständig stumm schalten und werden wirklich nur gehört, wenn sie es wollen. Auch visuell ist für die Privatsphäre gesorgt: Nehmen Mitarbeiter im Homeoffice an einer Videokonferenz teil, blenden sie mit wenigen Mausklicks das Ambiente im Hintergrund aus. So funktioniert das Homeoffice auch am Küchentisch.