4 Power-Apps für mehr Effizienz
© momius - Adobe Stock

4 Power-Apps für mehr Effizienz

Viele verbinden Microsoft Office 365 nur mit Programmen wie Teams, Outlook oder Excel, Word und PowerPoint. working@office zeigt Ihnen 4 Apps, die bereits auf Ihrer Festplatte schlummern und mit denen Sie noch effizienter arbeiten!

Seit einigen Monaten gehört Microsoft Teams zu einer der meistgenutzten Apps im Office 365 Paket, denn in der Corona-Pandemie setzen viele Unternehmen auf Remote Arbeit und collaborative Zusammenarbeit. Doch auch die folgenden 4 Applikationen helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeit noch effizienter und digitaler zu gestalten:

Forms: Schnell mal eine Umfrage aufsetzen

Wenn Sie eine Umfrage starten und sie auch selbst auswerten möchten, bietet Forms das richtige Werkzeug. Der Einsatz eignet sich etwa bei Abstimmungen in Besprechungen oder beim Sammeln von Ideen und Vorschlägen zu geplanten Veranstaltungen. Die Teilnahme ist über jeden Webbrowser möglich, die Ergebnisse lassen sich auch nach Excel exportieren. Öffnen Sie Forms über Ihr Office 365 Konto, passen Sie die Formulareinstellungen an und geben Sie Ihre Fragen an. Zur Erläuterung können Sie Bilder oder Videos zu den Fragen hinzufügen. Geben Sie nun den Fragebogen frei und laden Sie die gewünschten Teilnehmer ein.

Bookings: Termine verabreden fast wie von selbst

Bookings ist ein Tool, um Sie bei der telefonischen Terminkoordination zu entlasten. Mit Bookings können Ihre Geschäftspartner direkt online einen Termin mit Ihnen vereinbaren – über Ihre Firmenwebseite oder Ihren Firmen-Facebook-Account. Da die Buchungsseite rund um die Uhr zur Verfügung steht, sind Terminsuchende auch nicht an feste Telefonzeiten gebunden. Außerdem können Sie Mitarbeiterlisten und Zeitpläne festhalten und verwalten sowie Geschäftszeiten vorgeben. Das umfangreiche Planungstool zum Onlinebuchen von Terminen informiert Ihre Geschäftspartner auch automatisch per E-Mail. Selbstverständlich können Sie Bookings auch nur firmenintern nutzen, z. B. zur Terminkoordination Ihres Vorgesetzten.

Flow: Arbeitsabläufe automatisch erledigen lassen

Automatisierte Workflows erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag, indem Sie Ihnen Routineaufgaben abnehmen. Sie müssen lediglich einmal den Flow definieren und diesen Arbeitsablauf dann nie wieder selbst erledigen. Wer auf die E-Mails von einer bestimmten Person angewiesen ist, kann etwa eine Benachrichtigung per SMS einrichten, um sich ständiges, zeitrauben-des E- Mail-Checken zu sparen. Verteilen Sie Informationen automatisch, oder lassen Sie das Abspeichern von Dateien von Flow erledigen. Sie können auch Excel-Listen automatisch aktualisieren. Dabei können Sie auf viele Vorlagen zugreifen, die Ihnen Microsoft zur Verfügung stellt, und einfach nach Ihren Bedürfnissen abändern. Die Automatisierung ist auch in über 80 Drittanbieter-Tools wie Facebook, Wunderlist oder Dropbox möglich.

Sway: Einfach Präsentationen erstellen

Sway ist eine kostenlose Alternative zu PowerPoint und ganz ohne PowerPoint-Kenntnisse intuitiv bedienbar. Mit diesem Tool erstellen Sie interaktive Berichte und Präsentationen. Das Programm gibt Ihnen automatisch einen Gestaltungsvor-schlag, es sind jedoch beliebige Designs möglich. Sie fügen ganz einfach Texte, Bilder und Videos ein. Außerdem können Sie Objekte aus OneNote, OneDrive, Facebook, YouTube usw. einbinden. Die Präsentation ist sofort online verfügbar, lässt sich teilen und kann von unterschiedlichen Geräten sowie mehreren Anwendern nacheinander bearbeitet werden. Das Ergebnis sieht aus wie eine PowerPoint-Präsentation, ist aber wesentlich leichter zu erstellen.