Wie entwickelt sich der Job als Assistenzkraft in den nächsten Jahren und mit welchen Fähigkeiten können Office Professionals punkten?
Wie entwickelt sich der Job als Assistenzkraft in den nächsten Jahren und mit welchen Fähigkeiten können Office Professionals punkten? © Assispathdoc/AdobeStock

Assistenz der Zukunft: Welche Skills und Fähigkeiten jetzt noch wichtiger werden

Mit dem Wandel der Arbeitswelt verändert sich auch der Assistenzberuf. Expertinnen erklären, welche Fähigkeiten für Office Professionals wichtig werden und welche Möglichkeiten die Zukunft bietet.

Diana Brandl und Enisa Romanic sind aus den Netzwerken zum Thema Assistenz nicht mehr wegzudenken. Die zwei Expertinnen kennen sich seit vielen Jahren, waren selbst lange im Assistenzberuf tätig und arbeiten heute selbstständig im Bereich Training, Speaking und als Autorinnen. Sie werden sogar von denselben Auftraggebenden oder für Konferenzen gebucht. „Wir sind zwei Trainerinnen, die gönnen können. Das ist nicht selbstverständlich“, sagt Diana Brandl. Doch wie entwickelt sich der Job als Assistenzkraft in den nächsten Jahren und mit welchen Fähigkeiten können Office Professionals punkten?

Diana Brandl und Enisa Romanic geben ein Update zu künftigen möglichen Rollen und Arbeitsbereichen und zeigen, welche Qualifikations- und Karrierewege es gibt. Denn eins sei ganz sicher, erklärt Diana Brandl: „Es wird weiterhin Assistenzen geben. Wir sterben nicht aus!“

Warum die menschliche Assistenz bleibt

Trotz der Diskussionen und Ängste um KI-basierte Anwendungen und künstliche Assistenzen werde die menschliche Assistenz nicht ersetzt werden, betont Diana Brandl. Doch der Assistenzberuf werde sich in den nächsten Jahren stark transformieren hin zu noch mehr Digitalkompetenz. Das bestätigt Enisa Romanic: „Assistenzkräfte werden vermehrt digitale Tools und KI-gestützte Software einsetzen, um repetitive Aufgaben zu automatisieren und effizienter zu arbeiten.“

Da die Arbeitswelt flexiblere Modelle wie Remote Work, Job Sharing und Co-Working entwickelt, ist es für Assistenzen wichtig, sich anzupassen und effektiv in verschiedenen Umgebungen zu arbeiten. Auch die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams wird eine Rolle spielen, was eine verbesserte Kommunikation und Vernetzung erfordert. „Assistenzen können eine Schlüsselrolle bei der Koordination von Projekten und dem Aufbau von Beziehungen zu internen und externen Partnern spielen“, so Enisa Romanic.

Lebenslanges Lernen werde wichtiger, erklären die zwei Expertinnen. Die Themen Networking, Leadership und Coaching, Datenschutz und Informationssicherheit, Diversität und Nachhaltigkeit werden ebenfalls an Bedeutung gewinnen. Vor allem, und das ist gerade im Hinblick auf KI relevant, werden Soft Skills ein entscheidender Faktor sein.

Wie sich die Rolle der Assistenz entwickelt

Laut der Global Skills Matrix der World Administrators Alliance lassen sich heute international über 160 Positionstitel für Assistenzen feststellen. Diana Brandl stellt die Frage, ob sich einerseits die Bezeichnungen verändern werden und ob sich andererseits die Generalistenrolle noch stärker zur Expertenrolle wandeln wird. „Vielleicht nennt sich die Assistenz von morgen zum Beispiel KI-Spezialistin“, schlägt sie vor. Sie sieht zukünftige Assistenzen in der Beratungsrolle der Führungskraft, als Trendscout im Bereich Digitalkompetenz sowie im Coaching, Training und in der Mediation innerhalb von Teams und der gesamten Organisation. Assistenzen können aufgrund ihrer Einblicke in die betrieblichen Abläufe und Herausforderungen als Intrapreneure fungieren und Unternehmen von innen heraus transformieren.

„Das Rollenbild sollten Assistenzen selbst prägen“, meint Enisa Romanic. Die Global Skill Matrix sei ein hilfreiches Tool, um die eigene Position zu bestimmen und zu schauen, wohin die persönliche Entwicklung gehen könne. Beide Expertinnen erkennen in Assistenzen vermehrt das Potenzial, als strategische Partner gesehen zu werden, die maßgeblich zur Effizienz und zum Erfolg des Unternehmens beitragen, anstatt lediglich unterstützende Rollen einzunehmen. Eine Möglichkeit ist hier der Aufstieg in die Rolle „Chief of Staff“, die höchste Karrierestufe in der Global Skills Matrix.

Neue Arbeitsfelder tun sich auf

Was werde ich in den nächsten Jahren mehr und mehr abgeben? Das wird eine Frage sein, die sich Assistenzen in den kommenden Jahren im Tagesgeschäft immer wieder stellen werden. Daraus folgt, dass Office Professionals sich kontinuierlich neu ausrichten und ihr eigenes Portfolio ausbauen sollten. „Assistenzen werden vermehrt in die Integration und Verwaltung von digitalen Tools und KI-gestützter Software eingebunden sein“, sagt Enisa Romanic. Die Fähigkeit, Daten zu analysieren und Erkenntnisse daraus zu gewinnen, werde wichtiger. Zudem wird die Bedeutung von Aufgaben im Projektmanagement zunehmen, ebenso agile Methoden, um Projekte innerhalb der Organisation zu steuern.

Das Thema Datenschutzbestimmungen und Unternehmensrichtlinien wird laut Enisa Romanic ebenfalls im Fokus sein, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung sensibler Informationen mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Diana Brandl erkennt als einen Hauptbestandteil der Rolle die Prozessoptimierung. Hier sei die Präsenz der Assistenz gefragt, sich zu trauen, als Sparringspartner der Führungskraft Handlungsempfehlungen zu geben und auch inhaltlich in Businessthemen einzusteigen. „Wer kann es sich erlauben, der Führungskraft ehrliches und konstruktives Feedback zu geben?“, fragt die Expertin. Natürlich die Assistenz!

Wichtige Hard und Soft Skills

Enisa Romanic benennt als wichtigste Zukunftskompetenzen die Hard Skills digitale und KI-Kompetenz, Datenanalyse, Cybersecurity-Kenntnisse, Kommunikation und Social Media. Künstliche Intelligenz werde insbesondere in Bezug auf automatisierte Aufgaben wie Terminplanung, E-Mail-Management und Kundenkommunikation eine wichtige Rolle im Assistenzberuf spielen. Neben den technischen Skills können Assistenzkräfte mit den Softskills Flexibilität, Organisationstalent, Kommunikationsgeschick, Empathie und Lernbereitschaft punkten.

Diana Brandl ergänzt diese Liste um die Themen Kreativität, Konfliktfähigkeit und Serviceorientierung. „Wer hätte gedacht, dass in der Welt der Maschinen die gute alte Dienstleistung wieder wichtig wird?“, gibt die Expertin zu bedenken. Der jährliche Future of Jobs Report des World Economic Forum sei eine gute Referenz, um auf dem neuesten Stand der Anforderungen der Arbeitgebenden zu bleiben.

So bereiten Sie sich auf die Zukunft vor

Beide Expertinnen empfehlen, sich in jedem Fall mit den Grundlagen von Künstlicher Intelligenz vertraut zu machen, um mit KI-gestützten Tools effektiv arbeiten zu können. Außerdem sollten sie menschliche Fähigkeiten wie Empathie und kreatives Denken unbedingt weiterhin einbringen. Auch Weiterbildungen in den Bereichen Projektmanagement und Agile Methoden sind sinnvoll. Aktives Networking, zum Beispiel bei Branchenkonferenzen und in Berufsverbänden, bietet Möglichkeiten zum Lernen und zur Vernetzung.

Enisa Romanic wünscht sich, dass Unternehmen verstärkt in die Karriereentwicklung ihrer Assistenzkräfte investieren. Doch ebenso sollten Assistenzen eigeninitiativ handeln und sich an ihre Stärken angepasste Weiterbildungen suchen. Diana Brandl rät Assistenzkräften, bereit zu sein, Führung zu übernehmen. Wieviel Handlungsspielraum ihnen im Unternehmen zugestanden wird, wird sich in den nächsten Jahren zeigen.