Struktur, Ordnung, Effektiv Arbeiten
Wie Sie mit rationellem Arbeiten endlich alles im Griff haben © sheff - Shutterstock

Rationelles Arbeiten: So optimieren Sie Arbeitsabläufe effektiv

Es gehört zu den Anforderungen einer Sekretärin, die unterschiedlichsten Tätigkeitsbereiche fachgerecht abzudecken. Neben der allgemeinen Bürokommunikation fällt die Konzeption von Geschäftsbriefen oder das kompetente Telefonieren mit Kunden oder Kollegen in ihr Anforderungsprofil. Darüber hinaus zeigt sie Einsatz, die Termine des Tages oder der Woche zu planen. Kunden zu begrüßen oder die Büroablage zu organisieren gehört ebenfalls zu ihren Aufgaben.

Um die Anforderungen der Woche zu bewältigen, muss die Sekretärin über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten verfügen. Eine Assistenz, die unorganisiert oder planlos im Einsatz ist, kommt schnell an ihre Grenzen.

Organisationstalent ist eine wesentliche Voraussetzung, um Aufgaben priorisiert zu erledigen. Dies gelingt am effektivsten, wenn sich  Sekretärinnen auf rationelles Arbeiten fokussieren. Gemäß dem bekannten Nachschlagewerk Duden hat der Terminus „rationell“ die Bedeutung von: „Zweckmäßig oder auf Wirtschaftlichkeit bedacht.“ Für den Büroalltag impliziert rationelles Arbeiten, den Arbeitsablauf mit Kompetenz zu strukturieren. Es beinhaltet dergleichen, Unterlagen, Akten und Dokumente schematisch zu ordnen.

Was versteht man unter rationellem Arbeiten?

Rationelles Arbeiten kann gleichzeitig als das durchdachte, effektive und adäquate Ausführen von Tätigkeiten beschrieben werden. Systematisch wird durch rationelles Arbeiten eine Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte unterteilt. Redundanzen oder überflüssige Wege sollen vermieden werden. In der Theorie ist rationelles Arbeiten für jedes Sekretariat erstrebenswert und zielführend. In der Praxis ist es nicht unproblematisch, rationelles Arbeiten zu gewährleisten. Dies liegt daran, dass die Sekretärin mit äußeren Einflussfaktoren konfrontiert wird. Diese können unter anderem fortlaufende Störungen und Ablenkungen, der Geräuschpegel in Großraumbüros oder den allgemeinen Zeitdruck betreffen. Sekretärinnen stehen aus diesem Grund wiederholt vor den folgenden Fragestellungen:

  • Wie kann das Sekretariat nach rationellen Grundsätzen strukturiert werden?
  • Welches Ablagesystem in der Büroablage ist zielführend, um Aufgaben effektiver zu bearbeiten?
  • Wie gelingt es der Sekretärin, Kommunikation und Informationen rationell zu gliedern?
  • Was versteht man unter rationellem Arbeiten nach Descartes?

Eine objektive Betrachtung der Ist-Situation und das Einbeziehen von Ideen zur Verbesserung ist bedeutend. Es wird die Sekretärin dahingehend unterstützen, ihren Arbeitsplatz rationell und nach Effizienzkriterien zu gestalten.

 

Rationelles Arbeiten im Büro ist eine Herausforderung. Dies kann unter anderem gesagt werden, da jeder Mensch und Arbeitnehmer für sich einen individuellen Arbeitsablauf präferiert. Diese persönliche Systematik kann als spezifische Komfortzone beschrieben werden. In Managementmagazinen wird der Begriff „Komfortzone“ fortlaufend behandelt. Business-Trainer empfehlen, dass es bedeutend ist, eine berufliche Komfortzone zu verlassen und neue Wege zu beschreiten. Dieser Ratschlag ist in vielen Arbeitsbereichen wichtig. Er gilt ebenfalls für die Umstrukturierung persönlicher Arbeitsabläufe.

Der Impuls zur Veränderung kann von der Sekretärin oder durch den direkten Vorgesetzten erfolgen. Fällt bei einer Übersicht der übertragenen Aufgaben auf, dass der Arbeitsplatz optimiert werden müsste, sollten konkrete Schritte geplant werden. In vielen Fällen helfen marginale Veränderungen, den Arbeitsablauf, das Ablagesystem oder das Office Management zu professionalisieren. Der Nutzen oder Mehrwert für die Assistentin ist unübersehbar. Ein erster Benefit besteht in einer schnelleren Bearbeitung von essenziellen Aufgaben. Gleichzeitig steigt die Qualität. Dies liegt vor allem daran, dass durch den Effizienzgewinn generell mehr Zeit zur Verfügung steht. Der Stresspegel sinkt, da weniger Aufgaben zeitkritisch erledigt werden müssen. Zusammengefasst lohnt sich der Einsatz von Sekretärinnen, ihren Arbeitsplatz zu optimieren.

Die folgenden Bereiche im Office können ohne Mühe und nach rationellen Grundsätzen strukturiert werden:

  • Arbeitsplatz und Arbeitsmittel.
  • Ablagesystem und Wiedervorlagemappen.
  • Dokumentennamen.

Wie ordne ich den Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel effektiv an?

Bei der Gestaltung des persönlichen Arbeitsplatzes hat jede Sekretärin eigene Vorstellungen. Das Wohlgefühl in Bezug auf die Anordnung der Arbeitsmittel, von Dokumenten und Unterlagen und der Anspruch an die Arbeitsergonomie ist spezifisch. Dies merkt die Assistenz bei ungeplanten Veränderungen. Diese können zum Beispiel eintreten, wenn sie während einer Geschäftsreise in einem externen Büro oder in einem Coworking-Office arbeitet. In Bezug auf ihre individuelle Arbeitsplatzgestaltung am Stammarbeitsplatz sollte sich die Sekretärin proaktiv fragen:

  • Ist es mir möglich, auf alle Akten, Unterlagen und Dokumente ohne Zeitaufwand zuzugreifen, die ich regelmäßig benötige?
  • Befinden sich auf meinen Schreibtisch Aktenordner oder Arbeitsmittel, die ich sporadisch benötige?
  • Habe ich einen Überblick über die Anordnung auf meinem Schreibtisch
  • Kann ich im unmittebaren Greifraum die wichtigsten Unterlagen und Dokumente erreichen?

Die aufgeführten Fragen helfen Sekretärinnen, sich persönlich zu hinterfragen. Sie können spezifizieren, ob ihr Arbeitsplatz und Schreibtisch aktuell nach rationellen Gesichtspunkten geordnet ist. In den meisten Fällen ergeben sich bei genauer, kritischer Betrachtung Möglichkeiten der Optimierung.

Zum Beispiel befindet sich auf den meisten Schreibtischen von Sekretärinnen Stehsammler oder Aktenordner, die einmal pro Woche oder seltener benötigt werden. Andere Unterlagen, Werkzeuge oder Büromaschinen stehen an einer ungünstigen Position. Um den Arbeitsplatz ergonomisch anzuordnen, sollte in Betracht gezogen werden, ob die Sekretärin Rechts- oder Linkshänderin ist. Rechtshänder sollten zum Beispiel das Telefon nach Grundsätzen der Arbeitsergonomie auf er linken Seite greifen können. In diesem Fall ist der Griffbereich und Greifraum zugänglich. Im Endergebnis kann ein Telefonanruf effektiver entgegengenommen werden.

Warum Ordnung und Sauberkeit spezifisch betrachtet werden müssen

Jeder Mensch hat eine differente Wahrnehmung in Bezug auf Ordnung und Sauberkeit. In Teams fallen vor allem zwei Personengruppen auf, die zu einem Extrem neigen. Die sogenannten Volltischler unter den Sekretärinnen fühlen sich wohl, wenn ihr Schreibtisch übervoll ist. Akten, Dokumente und Unterlagen sind bei diesen Kollegen scheinbar ohne System angeordnet. Der Begriff des „geordneten Chaos“ trifft auf eine Reihe dieser Personen zu.

Die sogenannten Leertischler sind im Gegensatz erst zufrieden, wenn ihr Schreibtisch leer und ordentlich ist. Ordner, die Papierablage oder Maschinen sind pedantisch angeordnet. Sekretärinnen dieser Couleur wird zeitweise vorgeworfen, dass sie zu wenig arbeiten. Dieser Vorwurf entspricht in der Regel nicht den Tatsachen. Für beide Gruppen gilt: Bei der allgemeinen Sauberkeit am Arbeitsplatz sollten zu keinem Zeitpunkt Kompromisse gemacht werden. Dies schließt ein, mindestens einmal pro Woche den Schreibtisch hygienisch zu reinigen.

Bei der Implementierung von Maßnahmen des rationellen Arbeitens  darf kein falscher Eindruck aufkommen. Es geht nicht darum, eine Sekretärin und ihre Arbeitsweise grundlegend zu ändern. Das Ziel jeder Veränderung besteht darin:

  • Ablenkungen zu minimieren, die durch Unordnung entstehen können.
  • Leerläufe zu vermeiden und zeitsparender zu agieren.
  • Stress zu minimieren, der durch eine fehlende Übersicht und eine unzureichende Arbeitsergonomie entsteht.
  • Zeitmanagement durch nicht suchen von Unterlagen zu optimieren.

 

Im ersten Schritt sollte sich die Sekretärin einen Überblick über ihren Schreibtisch und die Arbeitsmittel verschaffen. Im Nachgang ist es sinnvoll, personalisierte Checklisten anzulegen. Mithilfe einer Excelliste können zum Beispiel alle Arbeitsmittel nach Priorität geordnet werden. Fällt auf:

  • dass ein Aktenordner oder
  • eine Büroablage auf dem Schreibtisch

sporadisch frequentiert wird, kann diese ausgelagert werden. Durch dieses Vorgehen ist sichergestellt, dass die wichtigsten Arbeitsmittel, Geräte und Maschinen im Büro rationell angeordnet sind. Unterlagen, die viele Wochen nicht benötigt werden, können archiviert werden, damit Platz für Wichtiges vorhanden ist.

Ablagesysteme und Wiedervorlagemappen kompetent strukturieren

Im Büro fallen jeden Tag zahlreiche Dokumente an, die archiviert werden müssen. Ordnung und ein effektives Ablagesystem sind in diesem Zusammenhang essenziell. Eine durchdachte Büroablage im Office Management gehört zu den wichtigsten Kernkompetenzen der Büroorganisation. Wird die Archivierung vernachlässigt, sind Stress und Hektik vorprogrammiert.

Der bekannte Begriff „Murphys Law“ beschreibt gut, dass Dinge zur unpassendsten Zeit fehlschlagen. Benötigt der Vorgesetzte zum Beispiel dringend ein archiviertes schriftliches Angebot, wird dies bei unzureichender Büroorganisation und einem inadäquaten Ablagesystem nicht auffindbar sein. Gleiches passiert, wenn die Briefablage überquillt und planlos geordnet wird.

Ein nach rationellen Grundsätzen organisiertes Ablagesystem sollte unter anderem die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Es muss unverzüglich möglich sein, auf Informationen zuzugreifen.
  • Der Archivierungsvorgang im Ablagesystem sollte generell wenig Zeit in Anspruch nehmen.
  • Ein nachvollziehbares Ablagesystem garantiert personenneutrales Arbeiten.
  • Informationen, Dokumente und Geschäftsbriefe müssen logisch, nach gesundem Verstand, in Gruppen gegliedert sein.
  • Die Gruppen- oder Ordnungsmerkmale sollten den tatsächlichen Sekretariatsaufgaben entsprechen.

Warum ein Eingangs- und Ausgangskorb im Ablagesystem essenziell sind

Ein rationelles Ablagesystem besteht standardmäßig aus einem Eingang- und Ausgangskorb. Der Eingangskorb sollte eingehende Post, gedruckte E-Mails, Geschäftsbriefe oder andere Dokumente beinhalten. Generell finden sich im Eingangskorb Dokumente, die noch bearbeitet werden müssen. Es wirkt professionell, diesen an einer nicht einsehbaren Stelle zu platzieren. Neben den nachvollziehbaren Gründen des Datenschutzes wird die Sekretärin durch einen solchen Standort nicht abgelenkt. Der Inhalt des Eingangskorbes kann auf diese Weise im Laufe eines Arbeitstages systematisch abgearbeitet werden. Der proaktive Einsatz beim Ordnen von Eingangspost und Unterlagen lohnt sich. Durch ein effizientes Ablagesystem sparen Sekretärinnen jede Woche wertvolle Zeit.

Der Ausgangskorb enthält im Gegensatz alle Schriftstücke, die intern oder extern weitergeleitet werden müssen. Dazu gehören unter anderem Akten, die von anderen Abteilungen bearbeitet werden sowie die Ausgangspost. Fehlt der Ausgangskorb im Büro, muss die Sekretärin jedes zu versendende Dokument einzeln zur Poststelle bringen. Ein Ausgangskorb fördert aus diesem Grund ein zeitsparendes und rationelles Arbeiten und verhindert Leerläufe. In Büros mit einer Vielzahl an Dokumenten und Vorgängen können die Körbe der Ablagesysteme weiter spezifiziert werden. Entscheidend für die Sekretärin und alle Mitarbeiter im Office ist, dass jeder Kollege und der Vorgesetzte das Ablagesystem versteht und um Sortieren von Dokumente und Unterlagen nutzt.  

Wie die Wiedervorlage organisiert werden sollte

Eine Wiedervorlage gehört in jedes Büro. Dies ist essenziell, da Geschäftsvorfälle in den meisten Fällen termingebunden sind. Termine implizieren, dass eine umgehende Bearbeitung nicht in jedem Fall notwendig ist. Eine Eingangsrechnung muss zum Beispiel erst kurz vor einer 14-tägigen Skontofrist bezahlt werden. Ein Wiedervorlagesystem sollte einfach und nachvollziehbar strukturiert sein. Der Einfachheit halber sollte die Wiedervorlage in Griffweite des Schreibtisches der Sekretärin stehen. Eine Wiedervorlage ist ausschließlich dann praxisorientiert, wenn sie einen schnellen Zugriff auf die relevanten Schriftstücke erlaubt. Die Gliederung kann nach den Hauptaufgaben der Sekretärin und nach Ablaufdatum vorgenommen werden. Wird die Wiedervorlage auf diese Weise organisiert, ist auf einen Blick erkennbar, welche Vorgänge priorisiert bearbeitet werden müssen:

Eine Sekretärin in einem Autohaus hat 4 Schwerpunktaufgaben

  1. Effektives Bezahlen und Kontieren der Eingangsrechnungen.
  2. Erstellen der Ausgangsrechnungen und Mahnungen.
  3. Archivierung von Unterlagen und Dokumenten zu Kundenanfragen.
  4. Kundengespräche und Begrüßen von Kunden.


Bei den ersten drei erwähnten Aufgaben ist es üblich, dass täglich Dokumente und Papiere auflaufen. Diese müssen geordnet, bearbeitet und mit Bedacht archiviert werden. Vorgänge, die weniger dringend sind, werden in der Wiedervorlage nach sachlogischen Gesichtspunkten abgelegt.

Ein professionelles Wiedervorlagesystem ist ein wesentliches Herzstück der Büroorganisation. Aus diesem Grund sollte der Wiedervorlage ein besonderes Augenmerk geschenkt werden. Diese Priorisierung trägt dazu bei, dass rationelles Arbeiten im Büro möglich ist und umgesetzt wird.

Tägliche Kontrolle der Wiedervorlage

Die Wiedervorlage sollte täglich bearbeitet und gesichtet werden. Dieser Einsatz zahlt sich für Sekretärinnen aus, da die Büroablage in diesem Fall professionell aufgebaut ist. Zusätzlich ist es zielführend, Vorgänge von hoher Wichtigket im Terminkalender zu vermerken, um eine zusätzliche Erinnerungsschleife einzubauen.


Wie die Sekretärin mit elektronischen Ablage- und Archivierungssystemen umgeht

Im modernen Büro verdrängen Tools für Sekretärinnen, wie elektronische Softwareapplikationen und Archivierungssysteme fortlaufend die analogen Ablagesysteme. Dies liegt vor allem daran, dass fortschrittliche Unternehmen die Vorteile eines papierlosen Büros bzw. einer papierfreien Ablage schätzen. In fortschrittlichen Firmen wird der Hauptteil der Dokumente im Office digital erstellt und verwaltet. In diesem Falle gehört es zum rationellen Arbeiten, die Archivierung in einem Ablagesystem ebenfalls digital vorzunehmen. Generell gelten für das effiziente digitale Archivieren die äquivalenten Vorgaben, die für die klassische Papierablage wichtig sind. Elektronische Akten und Ordner sollten, wie die Büroablage, ebenfalls systematisch und nachvollziehbar organisiert sein. Dies schließt ein, wichtige Dokumente umgehend nach Eingang zu speichern und personenneutral verfügbar zu machen.

In diesem Zusammenhang kann spezifische Software Sekretärinnen im Büro wirkungsvoll bei ihrer Tätigkeit unterstützen. Konzerne oder große Firmen setzen unter anderem Dokumenten-Management-Software (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme (ECM) ein, um Dokumente im papierlosen Büro nach rationellen Kriterien zu speichern. Für kleinere Unternehmen, die vor allem mit Standardsoftware wie MS-Office arbeiten, können einfache Tools interessant sein. Als Beispiel kann das kostenlose Tool FreeCommanderXE angeführt werden. Diese Applikation, die ähnlich wie ein klassischer Dateimanager aufgebaut ist, ist nützlich, um Dateien und Dokumente logisch auf Speichermedien zu archivieren. Unter anderem ist es möglich, Unterlagen und Dokumente farbig zu markieren, automatisch zu synchronisieren oder Archivdateien platzsparend zu speichern.

Der Einsatz spezialisierter Softwareprogramme sollte nach Effizienzgesichtspunkten abgewogen werden. Vor einer Entscheidung sollte absehbar sein, dass die eingesetzte Software ebenfalls das Ziel verfolgt, rationelles Arbeiten im Büro zu verstärken.

 

Wie Dokumentennamen rationelles Arbeiten unterstützen

Sekretärinnen geben sich Mühe, eine rationelle Arbeitsweise im täglichen Arbeitsablauf sicherzustellen. Sie achten darauf, das Ablagesystem und die Büroablage effizienter aufzubauen. Sekretärinnen zeigen Einsatz, wenn sie Wiedervorlagemappen logisch platzieren und die Anordnung auf ihrem Schreibtisch professionalisieren. Zusammengefasst betrachtet, können die erwähnten Einzelmaßnahmen der Sekretärin viel Zeit sparen und Freiräume erwirtschaften. Ein weiterer wesentlicher Grundsatz im modernen Büro, der zeitsparend ist, betrifft die korrekte Dokumentenbezeichnung.

Der Dokumentenname ist entscheidend, um Informationen, Papiere oder Geschäftsbriefe schnell und ohne Zeitaufwand zu finden. Dies gilt sowohl für elektronische wie analoge Dokumente. Rationelles Arbeiten impliziert, ein betriebsinternes System aufzubauen, dass nachvollziehbare Dokumentennamen erzeugt. Während manche Unternehmen eine Kombination aus Name und Datum bevorzugen, nutzen andere die Kundennummer oder eine andere Ordnungsziffer. In welcher Weise ein Dokumentensystem aufgebaut ist, ist zweitrangig. In vielen Fällen ist es gleichzeitig systemabhängig. Entscheidend ist, dass der Grundsatz des Systemaufbaus nachvollziehbar ist und von allen Nutzern und Sekretärinnen im Betrieb verinnerlicht wird. In diesem Fall helfen eindeutige Dokumentennamen dabei, Zeit im Office einzusparen.

Wie es der Sekretärin gelingt Kommunikation und verbale Informationen rationell zu gliedern?

Neben einem effizienten Ablagesystem und einer kompetenten Büroorganisation gehört die Kommunikation zu den wesentlichen Aufgabenbereichen von Sekretärinnen. Sie sprechen jeden Tag mit Vorgesetzten und achten darauf, nutzenorientiert zu kommunizieren. Mit Privatkunden und Geschäftspartnern führen sie gleichzeitig einen Dialog auf Augenhöhe. Darüber hinaus zeigen sie Einsatz, indem sie Kollegen im Unternehmen proaktiv in Aufgaben involvieren. Eine weitere Aufgabe betrifft die interdisziplinäre Weiterleitung von Informationen in andere Fachbereiche. Bei der umfangreichen Anzahl von Kommunikationsmöglichkeiten muss eine Sekretärin zu jeder Zeit darauf achten, verbale und nonverbale Kommunikation rationell zu gliedern. Verschiedene Gesprächstechniken sind hier sehr wirkungsvoll.

Rationelle Kommunikation impliziert zum Beispiel, die Informationsflut durch E-Mails und Social-Media zu verringern. Dies kann bedeuten, Zeiten festzusetzen, in denen konzentriertes Arbeiten an Dokumenten und Unterlagen ohne das Internet fokussiert wird. Die Sekretärin kann darüber hinaus in Seminaren oder autodidaktisch erlernen, wie effiziente Lesetechniken Zeit einsparen und Leerläufe vermeiden.

Bei internen oder externen Telefonaten kann die Sekretärin ihre Kommunikationsfähigkeiten ebenfalls optimieren. Sie kann Gespräche effektiv vorbereiten und durch diese Vorgehensweise die Länge von Telefongesprächen verringern. Gleiches gilt für eine gezielte Nachbereitung und Dokumentation. Leerläufe entstehen in vielen Fällen, wenn die Assistenz auf Telefonate wartet. Um dies zu verhindern, kann sie sich in Wartezeiten unwichtigeren Aufgaben widmen, die wenig Aufmerksamkeit bedürfen. Wichtig hierbei ist, dass ein freundliches Telefonat immer Priorität hat.

Social-Media und E-Mails: Wichtiges von Unwichtigem trennen

Die moderne Bürokommunikation hat ohne Zweifel viele Vorteile. Wird sie unprofessionell und ineffektiv genutzt, kann sie in gleicher Weise nachteilig sein. Stress und Fehler sind die Folge, wenn im Office keine Regeln für Social-Media und E-Mails gelten. Unterbricht die Sekretärin bei jeder eingehenden E-Mail oder einem Posting aus Neugier ihre aktuelle Tätigkeit, führt dies zu Konzentrationsproblemen. Der Aufmerksamkeitslevel sinkt und der Neustart einer Tätigkeit führt zu nachweislichen Effizienzverlusten.

Zeitsparend mit moderner Bürokommunikation umzugehen bedeutet, feste Zeiten für Social-Media und E-Mails zu reservieren. Kontrolliert man zum Beispiel jede Stunde die eingehenden E-Mails und schaltet Hinweistöne ab, werden Konzentrationsphasen seltener unterbrochen. In den meisten Fällen beinhalten Postings und E-Mails unwichtige oder weniger wichtige Informationen. Diese bedürfen in der Regel nicht der sofortigen Aufmerksamkeit. Wer sich im Sekretariat eindeutige Regeln in Bezug auf das Abrufen von Nachrichten setzt, fokussiert sich auf rationelles Arbeiten. Gleichzeitig wird er ausgeglichener und stressresistenter auf andere wirken. Sich auf diese Weise zu disziplinieren ist aufgrund der Verfügbarkeit von Internet und Social-Media schwer. Der Einsatz in diesem Bereich lohnt sich in jedem Fall!

Was man unter rationellem Arbeiten nach Descartes versteht

Das Prinzip des rationellen Arbeitens wurde erstmals im 17. Jahrhundert von dem französischen Philosophen, Mathematiker und Naturwissenschaftler René Descartes beschrieben. Er prägte den Terminus: „divide et impera“. Diese lateinische Redensart kann als „Teile und beherrsche“ wiedergegeben werden. In Bezug auf Aufgaben oder Projekte im Büro ist das Prinzip Descartes relevant und wirkungsvoll. Es bedeutet, dass man große Aufgaben in viele kleine und überschaubare Teilaufgaben unterteilt. In diesem Fall verlieren diese an Komplexität. Dieses, ebenfalls als „Salamitaktik“ bekannte Prinzip kann weiter verfeinert werden. In diesem Fall werden die Teilaufgaben in noch kleinere Unteraufgaben untergliedert. Descartes verbindet mit seinem Prinzip vier einfache Regeln, die im Büro und für die Sekretärin zielführend sein können:

  1. Formuliere die Aufgabe schriftlich.
  2. Zerlege die große Gesamtaufgabe in einzelne, kleine Teile.
  3. Ordne die einzelnen Teilaufgaben nach Prioritäten und Terminen.
  4. Erledige alle Aktivitäten, und überprüfe das Ergebnis.

Zusammenfassung und Fazit

Rationelles Arbeiten im Büro hat viele Schnittmengen mit der Büroablage, dem Ablagesystem und der allgemeinen Büroorganisation. Bevor im Sekretariat Maßnahmen ergriffen werden, um die Büroablage zu professionalisieren, muss der Bedarf festgestellt werden. Ohne den tatsächlichen Optimierungsbedarf zu kennen, kann rationelles Arbeiten nicht fokussiert werden.

Ein erstes Optimierungsfeld stellt der Schreibtisch der Sekretärin dar. Sie kann unter anderem ihren Griffbereich und den Greifraum effektiver organisieren sowie Werkzeuge und Arbeitsmittel nach tatsächlichem Bedarf anordnen. Elektronische oder digitale Ablagesysteme können ebenso perfektioniert werden. Gleiches gilt für die Wiedervorlage. Neben Akten, Unterlagen und Dokumenten ist es entscheidend, die verbale und nonverbale Kommunikation objektiv zu betrachten. In vielen Fällen kann der zwischenmenschliche Verkehr durch einfache Maßnahmen zeitsparend und effektiv organisiert werden. Hilfreich ist darüber hinaus die allseits bekannte Salamitaktik. Bei dieser vom Philosophen Descartes mitbegründeten Herangehensweise werden große und herausfordernde Aufgaben in überschaubare Teilaufgaben unterteilt.

Ziel jeder Optimierung und Verbesserung sollte es sein, Leerläufe und Stress zu reduzieren, sowie das Zeitmanagement zu verbessern. Darüber hinaus ist es Ziel jeden Unternehmens, einen sach- und fachgerechten Arbeitsablauf sicherzustellen. Rationelles Arbeiten stärkt die Büroorganisation nachhaltig. Es trägt dazu bei, dass Sekretärinnen ihre vielfältigen Aufgaben mit hoher Konzentration und Effizienz bearbeiten können.

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