Fehlende Angaben in E-Mails rechtens?

Milliarden E-Mails werden jeden Tag verschickt. Die meisten enthalten am Ende nur eine kurze Grußfloskel - eine Firmenanschrift und weitere Kontaktdaten fehlen in der Regel. Kann dies rechtliche Konsequenzen haben? ...

Immer wieder heißt es: Zumindest geschäftliche E-Mails müsse alle Informationen enthalten, die auch auf dem Briefkopf eines auf Papier gedruckten Schreibens zu finden sind. Stimmt das? Und kann man für fehlende Informationen abgemahnt werden? Rechtsanwalt Christian Solmecke von der Kölner Anwaltskanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE klärt diese Frage.

 

Gesetzliche Regelungen bestehen

"In der Tat gibt es gesetzliche Pflichtangaben bei der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation, diese bestehen seit 2007. Sie werden aber noch immer in den allermeisten Geschäfts-Mails nicht beachtet“, so Solmecke. 

 

Fehlende Angaben werden sanktioniert

Werden bestimmte Angaben ausgelassen, kann dies teuer werden: „Bei fehlender Signatur drohen Abmahnungen inklusive Abmahngebühren und Zwangsgelder je nach Unternehmensform. Für den Einzelkaufmann droht ein Bußgeld von bis zu 1000 Euro. Für die anderen Unternehmensformen ein Zwangsgeld bis zu 5000 Euro. Dieses wird festgesetzt, wenn der Unternehmer nach der Abmahnung immer noch keinen gesetzlich einwandfreien Geschäftsbrief vorlegen kann. Fehlen nur unwesentliche, einzelne Angaben, so ist eine Abmahnung allerdings in der Regel nicht berechtigt", so Solmecke weiter.

 

Check-Liste der gesetzlichen Pflichtangaben

Folgende Informationen gehören in die Signatur einer E-Mail:

 

1. Der Name

Der Empfänger muss den Absender sofort identifizieren können. Somit ist die Angabe des Firmennamens, wie er aus der Registereintragung hervorgeht, unabdingbar. Dazu gehört auch die Angabe zur Rechtsform der Firma.

 

2. Die Adresse

Der Empfänger muss wissen, wie er den Absender persönlich erreichen kann. Somit muss eine vollständige Anschrift angegeben werden. Auch hier darf kein Widerspruch zu einem Eintrag im Handelsregister bestehen.

 

3. Registereintrag

Ist die Firma im Handelsregister eingetragen, müssen zusätzlich Angaben zum Registergericht und zu der Nummer gemacht werden, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

 

4. Vertretung bei Kapitalgesellschaften

Bei der AG und der GmbH müssen die Namen der vertretungsberechtigten Geschäftsführer, der Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden samt Vertreter angegeben werden.

 

Nicht zwingend: Die Telefon- und Faxnummer oder die Internetadresse müssen nicht in der E-Mail-Signatur enthalten sein. 

 

Weitere Infos unter www.wbs-law.de



E-Mail-Kommunikation, Signatur, Geschäftsbrief, WILDE BEUGER SOLMECKE
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