Thema: Besprechungsraumreservierungsprogramm


Kaiserin
(364 Beiträge)
von Allesora am 25.04.2017 um 11:59 zitieren

Hallo,

ich bin auf der Suche nach einem Besprechungsraumreservierungsprogramm.

Hintergrund: Wir haben zurzeit 4 Besprechungsräume die von unserem Empfang reserviert werden können. Das geht über 4 Outlookkalender. Der Mitarbeiter schickt eine Mail an den Empfang mit seinen Buchungsdaten, der Empfang bucht den Raum (ggf. muss er eine Raumverschiebung durchführen) und sendet dem Mitarbeiter eine Bestätigungsmail zu.

Nun soll das automatisiert werden, so dass jeder Mitarbeiter sich seinen Raum selbständig reservieren kann.

Ich habe schon recherchiert, aber für eine kleine Anzahl an Besprechungsräumen habe ich nichts gefunden. Alles andere ist überdimensioniert.

Wie macht ihr das? Über was für ein Tool bucht ihr eure Räume?

Über ein Feedback würde ich mich freuen. Vielen Dank.

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!


Antwort: Re: Besprechungsraumreservierungsprogramm

Kaiserin
(1288 Beiträge)
von Melsi am 25.04.2017 um 12:51 zitieren

Hallo Allesora,

wie wäre es, wenn ihr einen einzigen Outlook-Kalender für alle Räume nehmt? Ihr könntet z. B. die Räume mit einer Farbe kategorisieren, so dass man direkt erkennt, welcher Raum an welchem Tag belegt sein wird. Beispiel:

Raum Elbe "rot"
Raum Neckar "blau"
Raum Mosel "gelb"
Raum Donau "grün"

Zugriff sollten dann evtl. nur die Sekretärinnen/Assistentinnen haben, die sich entsprechend in die Räume einbuchen bzw. die Belegung vermerken. Für vier Räume finde ich ein separates Programm etwas überdimensioniert.

Wir selbst haben nur einen Besprechungsraum und den reserviere ich entsprechend Aber bei einem unserer Kunden haben wir fünf Räume über einen einzigen Outlook-Kalender organisiert und das funktioniert gut. Voraussetzung ist natürlich, dass die Terminbuchungen auch ordnungsgemäß von den Mitarbeitern ein-/ausgetragen werden

LG, Melsi


Antwort: Re: Besprechungsraumreservierungsprogramm

Tulpe
(16 Beiträge)
von Y_vi am 25.04.2017 um 13:13 zitieren

Hallo Allesora,

wir arbeiten mit Outlook und haben derzeit 3 Besprechungsräume, die wir - wie Teilnehmer - zu eine Besprechung einladen können, d.h. jeder Besprechungsraum kann separat dazu eingeladen werden. Selbstverständlich ist es sinnvoll vorher in den jeweiligen Kalender "Besprechungsraum" zu schauen, ob dieser auch zu der gewünschten Zeit frei ist. Es kommt dann an den Organisator des Termins eine Zu- oder Absage. So kann jeder Mitarbeiter selbst die Buchung vornehmen. Das Sekretariat / Assistenz hat jedoch die Berechtigung auch direkt in den Kalender Termine einzutragen oder bei Bedarf zu verschieben. Den Mitarbeitern ist dies nicht gestattet. Das funktioniert super.

Gruß

Yvi


Antwort: Re: Besprechungsraumreservierungsprogramm

Kaiserin
(364 Beiträge)
von Allesora am 25.04.2017 um 13:42 zitieren

Danke Yvi und Melsi für die schnelle Antwort! Ich war schon lange nicht mehr in diesem Forum und freue mich, dass es immer noch so toll klappt mit der Hilfe

Ich denke eine Kombination aus euren beiden Vorschlägen wäre Ideal.

Vielen Dank nochmals!

Gruß allesora

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Antwort: Re: Besprechungsraumreservierungsprogramm

Kaiserin
(4156 Beiträge)
von heddix am 25.04.2017 um 13:46 zitieren

Hallo Allesora,

Einrichtung über Outlook:
jeder Besprechungsraum bekommt einen Namen und einen eigenen Outlook-Kalender.
Jeder MA (oder auch nur ein ausgewählter Kreis) bekommt Kalenderzugriff. So kann jeder vor Termineinladung vorab den entsprechenden Kalender prüfen, ob Kapazität besteht oder nicht. Der Raum muss dann quasi als "Teilnehmer" mit eingeladen werden und zwar über den Button "Räume" (ganz rechts neben dem Feld für den Ort).

Einrichtung der "Zu-/Absage":
Man kann eine automatische Zu- oder Absage für die Sitzungsanfragen einrichten oder für den jeweiligen Raum einen (oder zwei) Raumverantwortlichen einrichten. Dieser bekommt bei jeder Raumbuchungsanfrage eine E-Mail in sein Postfach und muss dann den Raum aktiv zu- oder absagen.

Hoffe ich konnte helfen.

Gruß
heddix


Antwort: Re: Re: Besprechungsraumreservierungsprogramm

Kaiserin
(364 Beiträge)
von Allesora am 26.04.2017 um 09:21 zitieren
Zitat von heddix:

Hallo Allesora, Einrichtung über Outlook: jeder Besprechungsraum bekommt einen Namen und einen eigenen Outlook-Kalender. Jeder MA (oder auch nur ein ausgewählter Kreis) bekommt Kalenderzugriff. So kann jeder vor Termineinladung vorab den entsprechenden Kalender prüfen, ob Kapazität besteht oder nicht. Der Raum muss dann quasi als "Teilnehmer" mit eingeladen werden und zwar über den Button "Räume" (ganz rechts neben dem Feld für den Ort). Einrichtung der "Zu-/Absage": Man kann eine automatische Zu- oder Absage für die Sitzungsanfragen einrichten oder für den jeweiligen Raum einen (oder zwei) Raumverantwortlichen einrichten. Dieser bekommt bei jeder Raumbuchungsanfrage eine E-Mail in sein Postfach und muss dann den Raum aktiv zu- oder absagen. Hoffe ich konnte helfen. Gruß heddix

Guten Morgen heddix,

das haben wir ja zurzeit so. Jeder Mitarbeiter hat Leserechte auf die Outlook-Besprechungsräume. Kann also vorab checken, ob "sein" Raum frei ist. Da wir viel Ärger damit hatten, als die Mitarbeiter selbständig buchen konnten, da plötzlich gebuchte Räume gelöscht waren oder - ohne vorher zu informieren - in andere Räume umgebucht wurden, haben wir das ganze Buchungsprozedere an unseren Empfang ausgelagert. Die bekommen eine Buchungsmail und organisieren alles weitere, auch z. B. wenn jemand mit vielen Personen buchen will und der größte Raum ist belegt, dann organisieren sie die Umbuchung und informieren alle beteiligten.

Aber du hast Recht, über den Outlook-Kalender den Raum quasi als "Teilnehmer" mit buchen. Ich habe das jetzt mal getestet, das funktioniert bei uns so nicht. Aber das kann sich ja nur über irgendeine Freischaltung handeln, die noch eingerichtet werden muss.

Das muss ich gleich mal mit meiner Hotline besprechen.

Super! Vielen Dank für deinen Tipp!

Gruß allesora

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Antwort: Re: Re: Re: Besprechungsraumreservierungsprogramm

Kaiserin
(4156 Beiträge)
von heddix am 08.05.2017 um 14:21 zitieren
Zitat von Allesora:

Guten Morgen heddix, das haben wir ja zurzeit so. Jeder Mitarbeiter hat Leserechte auf die Outlook-Besprechungsräume. Kann also vorab checken, ob "sein" Raum frei ist. Da wir viel Ärger damit hatten, als die Mitarbeiter selbständig buchen konnten, da plötzlich gebuchte Räume gelöscht waren oder - ohne vorher zu informieren - in andere Räume umgebucht wurden, haben wir das ganze Buchungsprozedere an unseren Empfang ausgelagert. Die bekommen eine Buchungsmail und organisieren alles weitere, auch z. B. wenn jemand mit vielen Personen buchen will und der größte Raum ist belegt, dann organisieren sie die Umbuchung und informieren alle beteiligten. Aber du hast Recht, über den Outlook-Kalender den Raum quasi als "Teilnehmer" mit buchen. Ich habe das jetzt mal getestet, das funktioniert bei uns so nicht. Aber das kann sich ja nur über irgendeine Freischaltung handeln, die noch eingerichtet werden muss. Das muss ich gleich mal mit meiner Hotline besprechen. Super! Vielen Dank für deinen Tipp!

Hallo nochmal,

wie gesagt, für den "Raum" muss ein eigener Kalender eingerichtet werden, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben, um diesen zu buchen.
Die Freischaltung für Zu-/Absagen, sollte entweder über einen Automat. Admin geregelt werden (nur dieser sagt zu oder ab) oder eine Freischaltungen für Zu-/Absagen für die raumverantwortlichen Mitarbeiter (müssen vorher benannt werden).

Hoffe ihr bekommt es hin ...

Gruß
heddix


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